Автоматизация учетных функций

ПАО ПГК:
«Самый важный показатель — весь процесс работает стабильно и не требует нашего вовлечения, у нас есть отчеты, есть статистика, понимание, где мы можем сэкономить.»

Влада Закалюкина, начальник отдела управления делами ПАО ПГК

В конце 2021 года к нам обратилась Первая грузовая компания с запросом об автоматизации командировок. Компания столкнулась со сложным бумажным документооборотом и огромными временными затратами как на оформление командировок, так и на сбор закрывающих документов. В результате миграции ПГК на платформу «Командировки.Легко» были получены эффекты в разных плоскостях: сократили время сотрудников на оформление командировок, повысили их лояльность и сделали процесс оформления намного удобнее, расходы компании на командировки снизили за счет скидок на отели и билеты, сотрудников, которые обслуживали ранее этот процесс, смогли перевести на решение других задач. Начальник управления делами ПАО ПГК Влада Закалюкина поделилась, как проходило внедрение продукта и каких результатов удалось достичь.

О ПГК

Первая грузовая компания — это российский частный оператор на рынке грузовых железнодорожных перевозок и разработчик ПО в сфере оптимизации логистических цепочек. В управлении у ПГК находится более 100 тыс. вагонов. Является одним из лидеров среди российских железнодорожных операторов по объёму перевозок и грузообороту.

С какими сложностями и проблемами вы сталкивались до работы с ЦКР / Как обстояли дела в компании до перехода на платформу «Командировки. Легко»?

Изначально вопросами командировок для всех сотрудников занимались несколько человек. На следующем этапе мы решили работать через тревел-агентства, но это не помогло нам снизить количество проблем, так как приходилось обслуживать несколько контрактов одновременно. Вся проверка, аналитика и отчетность остались на том же уровне по эффективности. Зачастую возникали проблемы с синхронизацией процессов и сотрудников, потерей документов, сбоями маршрутизации и сдачей авансовых отчетов. Это приводило к ряду проблем: двойным выплатам, восстановлению утерянных документов, дублированию функций, разделению ответственности между разными департаментами и т. д. Это все приводило не только к прямые затратам по времени, но и потерям для бизнеса.

Как проходила миграция данных на нашу платформу? Сталкивалась ли компания с какими-то трудностями?

Весь процесс прошел без затруднений, а главное — теперь работает стабильно. Сервис работает без перебоев, не доставляя никаких неудобств. У нашей компании был нестандартный случай, так как у нас были пожелания по дополнительным доработкам и расширению функционала. ЦКР представил решение по реализации особого маршрута авторизации и созданию отдельного маршрута по подписанию приказов согласно политике ПГК.

Как процесс командирования работает в компании сейчас?

Теперь у нас есть автоматизированная система, интегрирующая в себя все необходимые для командировок сервисы. Сотрудники могут самостоятельно отслеживать свои поездки и документацию внутри сервиса, получая своевременные уведомления со всей необходимой информацией. Прозрачность процесса позволяет увидеть нам все статусы, документацию по поездке и отчетность в одном месте.
Также хотелось бы отметить клиентоориентированность сотрудников ЦКР: для нас расширяют географию проживания, открывая большее число районов и мест для «нестандартных» поездок с учетом наших потребностей. Коллеги всегда на связи, в том числе за рамками рабочего времени, всегда готовы во всем помочь и среагировать, дать информацию или решить ряд других вопросов по нашему запросу.

Что вам особенно понравилось в работе с ЦКР?

– Во-первых, хочется отметить стабильность сервиса. Это одна из самых важных вещей для нас — и в ЦКР все работает без нареканий и сбоев, позволяя контролировать все поездки в любой момент.
– Второй момент, который мы оценили — это прозрачность. Все детали поездок видны сотруднику, что позволяет избежать лишних действий и быстрее обрабатывать документацию.
– Мне как держателю процесса на стороне заказчика очень импонируют клиентоориентированность и поддержка. Компания всегда готова пойти на встречу, предложить альтернативные варианты и реализовать нестандартные запросы. Помимо постоянного нахождения на связи, работники ЦКР оказывают помощь со срочными запросами, которые периодически могут возникать. Команде деловых поездок ЦКР от меня точно есть обратная положительная связь в том, что они очень отзывчивы. Они заинтересованы в решении наших задач, и это чувствуется, и мы это ценим.