Учет рабочего времени с помощью таймшитов. Опыт ЦКР

ЦКР начал искать решение для учета трудозатрат, которое можно внедрить за относительно небольшой срок и в условиях ограниченных ресурсов. После исследования систем учета рабочего времени было выделено два подхода.

Самостоятельный учет. Сотрудник использует таймшиты или таблицы для контроля списка задач и фиксирует потраченное рабочее время. Этот подход развивает самоконтроль, но в нем много субъективной оценки.

Автоматический учет рабочего времени, когда система автоматически и незаметно для сотрудника фиксирует рабочее время.

Второй подход позволяет получить лишь информацию о фактическом времени работы без детализации до конкретных операций, а такой вариант ЦКР не подходил. Поэтому решено было учитывать время с помощью таймшитов, для чего нужно было найти подходящее IТ-решение. Изучив рынок, ЦКР выбрал Timetta — российский облачный сервис для учета рабочего времени и контроля процессов в ОЦО. На выбор повлияли два основных фактора.

Решение позволяет гибко организовать справочники клиентов, процессов и операций, на которые сотрудники будут списывать часы. Благодаря этому можно достоверно установить связь между временем, потраченным на операцию, и содержанием работы.

Выгрузка отчетов в корпоративные системы осуществляется достаточно просто.

Возможности IТ-решения по учету рабочего времени представлены на рисунке.

Предполагалась, что выбранное IТ-решение позволит эффективно управлять человеческими ресурсами за счет глубокой детализации отчетности о проделанной работе. Чтобы проверить эту гипотезу, ЦКР запустил пилотный проект на небольшой группе сотрудников, а через полтора месяца после его успешной реализации было принято решение о поэтапном внедрении Timetta в остальных дирекциях компании.

Поначалу в центре столкнулись со сложностью — для сотрудников заполнение таймшитов стало дополнительным функционалом, необходимо было выделять 20−30 минут рабочего времени на их заполнение. Однако через месяц сотрудники адаптировались к новой системе и время на заполнение таймшитов сократилось до 10 минут в день.

Александр Спиридонов, директор по консалтингу Timetta, отмечает, что самое сложное в работе было систематизировать справочники услуг, но, поскольку коллеги из ЦКР работали оперативно, с этим удалось успешно справиться: «Каждую неделю мы корректировали списки услуг и операций, благодаря этому за три-четыре итерации удалось настроить Timetta и провести внедрение за относительно короткий срок».

С помощью таймшитов удалось сформировать целевой набор операций для транзакционных сотрудников, оценить распределение времени между задачами, определить нормативы на выполнение каждой операции.

При согласовании таймшитов руководители обращают внимание на содержание работ и следят, чтобы сотрудники выполняли целевой функционал. Данные из Timetta выгружаются на регулярной основе в корпоративную BI-систему, в которой сводятся с данными из других систем. На основе полученной информации принимаются ключевые решения, оцениваются потребности в расширении ресурсов и разрабатываются инициативы по улучшению операционной работы. В настоящее время к системе подключены более тысячи сотрудников из семи дирекций ЦКР.

Благодаря внедрению IТ-решения и внутренней экспертизе ЦКР удалось следующее.

• Выявить прямой, вспомогательный и непрофильный функционал у сотрудников

Для прямого функционала создали реестр операций — это задачи, на которые у сотрудников должна уходить основная часть рабочего времени. Вспомогательный функционал — операции, которые не являются ключевыми для сотрудников, но должны выполняться на регулярной основе.

Непрофильный функционал — это те задачи, которые не должны выполняться сотрудниками. Мы просили подробно указывать сотрудников, чем именно они занимаются, что не относится к прямому и вспомогательному функционалу. Непрофильные задачи попадали в опцию «Чужое».

• Сформировать целевой набор выполняемых задач в рамках развития функций компании

Для каждой группы сотрудников был сформирован целевой набор операций по итогам анализа результатов, полученных на предыдущем шаге.

• Оценить динамику загрузки сотрудников

Собрав необходимую статистику, мы смогли проанализировать динамику загрузки персонала, что повлияло на качество планирования ресурсного обеспечения в периоды пиковых нагрузок.

• Протестировать приемку нового функционала в дирекциях и оценить ресурсы на выполнение новых задач

Мы убедились в качестве Timetta на личном опыте и видим положительный эффект от внедрения, поэтому рекомендуем этот сервис нашим коллегам и партнерам.