СЭД работает как единый механизм, где каждый документ проходит строго определенный маршрут, а все действия с ним фиксируются в системе. Это позволяет в любой момент узнать, на каком этапе обработки находится документ, кто и когда его редактировал, и какие управленческие решения по нему были приняты. Система обеспечивает высокую скорость работы с электронными документами и позволяет контролировать исполнительскую дисциплину. Функциональность системы должна быть достаточной для управления потоками работ и документов, которые циркулируют внутри организации.