Что такое сроки и почему они важны для проектной деятельности

Все просто: сначала долго завтракал в кафе, потом опоздало такси, и вишенкой на торте стало тридцатиминутное ожидание не в той очереди на регистрацию.
Таким образом, чтобы успеть на рейс, пришлось просить помощи служащих аэропорта и пережить сильную стрессовую ситуацию, когда вероятность не улететь весьма велика.

Эта ситуация наглядно иллюстрирует, что неправильное планирование времени может привести к проблемам, решать которые может быть неприятно, сложно и дорого.

Вроде всем понятно, что такое сроки, — это ограничение по времени какого-либо действия. Со сроками мы сталкиваемся ежедневно: начало рабочего дня, время записи к врачу, время начала тренировки — все это сроки. Все эти ограничения призваны упорядочить события в жизни человека и обобщить группу людей для какой-то цели.

Представьте себе, что нет времени начала представления в театре, и все приходят, когда вздумается. Представление не состоится, потому что непонятно, когда это должно произойти. Основная задача сроков — сделать жизнь людей прогнозируемой и помочь в достижении конкретных результатов в определенные периоды времени.

В проектной деятельности сроки имеют ключевое значение. Один из особых признаков понятия «проект» — ограничение ресурсов. Сроки являются каркасом для баланса распределения ресурсов и получения результата, поэтому их контроль особенно важен. Кроме того, они позволяют выстраивать взаимосвязи между выполняемыми на проекте задачами и участниками разных рабочих групп.

Здесь без синхронизации не обойтись. В этом помогает планирование. Для определения сроков на выполнение конкретной задачи при планировании требуется понять ее трудоемкость, участников, внутренние и внешние факторы, оказывающие на нее влияние. Рассмотрим все компоненты в отдельности.

Участник выполнения задачи — тот, кто будет иметь отношение к тому, что задача будет выполнена.

Трудоемкость — это объем времени, который требуется вложить участнику со своей стороны для решения этой задачи. Обычно трудозатраты определяет сам исполнитель задачи, понимая, как эксперт, сколько требуется вложить.

Внутренние факторы, влияющие на выполнение задачи, — что должно быть подготовлено заранее, чтобы выполнение задачи стало возможным.

Внешние факторы — это те события извне, которые могут увеличить продолжительность выполнения задачи.

При планировании сроки могут нарушаться по следующим основным причинам:

• Учтены не все задачи, оказывающие влияние на контрольные точки. Тогда сроки смещаются из-за необходимости выполнения дополнительных действий.
• Сам срок задан некорректно по принципу «надо успеть к конкретной дате» без учета загрузки исполнителей задач. При таком подходе выполнение в срок становится невозможным либо труднодостижимым.
• Отсутствие контроля выполнения задач со стороны исполнителей.
• Человеческий фактор — низкая вовлеченность и мотивация исполнителей.
• При планировании не учитывается влияние внешней среды. Например, доставка планируется на последние две недели года, закладывается средний расчетный срок, но не учитывается предновогодняя загрузка транспортных компаний и увеличение средних сроков доставки в этот период. Это приводит к просрочке исполнения задачи по доставке.
• Форс-мажорные обстоятельства, которые невозможно было предугадать. Например, исполнитель задачи заболел, и срок сдвигается соразмерно его выходу с больничного.

При работе с проектами для управления сроками введены такие понятия, как «дедлайн» и «редлайн». Это элементы процесса планирования, позволяющие выстраивать задачи во времени и контролировать их исполнение, снижая риск задержек их самих и проекта в целом.

Редлайн — это контрольная точка, позволяющая оценить объем выполнения задачи и предпринять какие-то действия, чтобы соблюсти запланированные временные ограничения.

Дедлайн — это временная точка, при наступлении которой задача должна быть выполнена, чтобы все остальные процессы шли в установленный срок.

Это и есть управление сроками, дающее возможность маневрировать в случае риска возникновения просрочек.

Приведем пример: с момента поступления заявки в службу поддержки на выезд инженера отводится три рабочих дня. Дедлайн — это истечение третьего рабочего дня. После него начинается нарушение контрактных обязательств по SLA. Редлайн — это точка на трехдневном временном отрезке, на которой можно установить риск срыва финального срока исполнения задачи и предотвратить появление проблемы.

Для корректного выставления редлайна относительно дедлайна необходимо провести анализ бизнес-процесса по организации выезда инженера и назначить контрольную точку в том месте процесса, где еще есть шанс на выезд (напоминание не за час до того, как закончится срок).

Возвращаясь к нашему примеру, есть три дня на выезд (24 рабочих часа). Путевые листы на рабочий день для инженеров формируются в течение первых двух часов рабочего дня. Таким образом, напоминание о выезде инженер должен получать не позже чем за 8 рабочих часов до завершения времени, отведенного на выезд.

Точка редлайна для данного примера должна быть выставлена на 67% отрезке между началом и окончанием срока выполнения задачи. Именно в это время, в случае если выезд еще не совершен, инженер должен получить системное уведомление, что срок подходит к концу, и предпринять какие-то действия для выполнения обязательств перед клиентом.

Еще одним элементом планирования в работе со сроками является буфер рисков. Это срок, который закладывается дополнительно, чтобы перекрыть незначительные отклонения без изменения сроков получения конечного результата.

Бытовой пример буфера рисков — чтобы точно успеть вовремя на встречу, заложить дополнительные 15 минут на сборы. В лучшем случае ты не опоздаешь, нивелировав время на мелкие просчеты и задержки. В крайнем случае — придешь на 15 минут раньше. Управление сроками в проекте работает также — можно заложить несколько дней сверху для перекрытия небольших задержек или влияния непредвиденных обстоятельств, которые могут сдвинуть проект целиком.

Немаловажным при планировании проекта является согласование сроков с исполнителями. Зачем это нужно? Потому что, посмотрев на выстроенный календарный план, они могут внести коррективы в сроки, учитывая нюансы работы. Как пример — сверить план проекта с графиком отпусков исполнителей и скорректировать, поняв, что именно в то время, когда задача должна быть в работе по плану, исполнитель будет в отпуске.

Если же никаких корректировок не вносится, то исполнитель подтверждает план, тем самым берет на себя ответственность и в соответствии с планом выстраивает свою рабочую деятельность.

Это была теоретическая часть, а теперь давайте посмотрим на практическую, «человеческую» область работы со сроками при управлении проектом.

На проекте все участники должны быть осведомлены о сроках, потому что без этого, как мы видели выше, невозможно правильно задать время. Распределение времени на выполнение задачи обычно закладывается линейно, равномерно. В случае отсутствия контроля времени выполнения задач у исполнителя сбивается линейность загрузки.

Это приводит к выбору либо подвести команду, либо самому работать в авральном режиме и ценой гораздо больших усилий выполнить задачу в срок, чем если бы она делалась постепенно. Для устранения аврала по какой-то задаче время берется из отведенного на другие задачи. И после выполнения одной задачи, аврал наступает по другой и может нарастать как снежный ком.

Помимо работы внутри команды, надо учитывать достижения результатов для компании. Обычно клиенты оплачивают работы постфактум, а период выполнения работ датируется бизнесом за счет кассового разрыва. Сроки завершения работ влияют на сроки получения выручки.

Чем позже получена выручка, тем меньше стоимость этих денег. То есть оплата, полученная от клиента за работы спустя год после начала проекта, — это экономически меньшая сумма, чем та же сумма, полученная, например, через полгода. Это скрытые убытки бизнеса. Поэтому от соблюдения сроков завершения проекта зависит его финансовый результат в целом.

Но исходить из логики «чем быстрее закрыли проект, тем для бизнеса лучше, потому что быстрее получается прибыль», тоже неверно. Подход с искусственным занижением сроков не принесет желаемого результата, а, возможно, даже принесет негативные эффекты. Как бы мы ни хотели закрыть полугодовой проект за две недели, чтобы скорее получить прибыль, есть определенная последовательность действий и их зависимость друг от друга, которую нельзя будет обойти, просто добавив ресурсов.

Если это не учитывать при планировании, то при подходе «надо вчера» бизнес получит раздражение и усталость участников проекта, на которых оказывается постоянное давление для достижения нереалистичных сроков. Достигнуть качественного результата также будет невозможно из-за постоянной спешки и отсутствия времени на перепроверку и углубленный подход.

Поэтому, как бы ни хотелось молниеносных результатов, при проектном подходе к достижению результатов на первый план выходит разумное отношение к срокам и ресурсам. Когда мы говорим о длительном периоде времени, мы используем планирование и инструментарий, предназначенный для него.

Это могут быть как профессиональные программные продукты, специально предназначенные для подготовки календарных графиков реализации проектов, так и обычный Excel, позволяющий фиксировать задачи, делать заметки, проставлять статусы и ответственных.

Для работы с задачами, выстроенными в плановую последовательность, требуется отслеживание их исполнения. Для этого существует огромное количество инструментов. Это и программное обеспечение: трекеры задач, списки дел, стикеры на мониторе. Подойдет даже ведение дневника. Самое главное в этом — использовать любой инструмент контроля. Иначе непременно возникнут просрочки.

Еще один инструмент в разрезе повседневной работы сотрудника — это приоритизация. Она помогает выбрать из всего объема задач на день те, которые необходимо взять в работу в первую очередь, а остальные ранжировать по порядку для решения в дальнейшем. Каждая задача оценивается по критерию «важно» и «срочно».

После оценки все задачи попадают в одну из групп:

• «срочно и важно»;
• «не срочно и важно»;
• «срочно и неважно»;
• «не срочно и неважно».

На основании данного ранжирования в работу берутся задачи из группы «срочно и важно». Задачи «не срочно и важно» выстраиваются для последующего приема в работу таким образом, чтобы быть выполненными до попадания в группу «срочно и важно».

Группа «срочно и неважно» может быть делегирована на исполнение кому-то. Группа «не срочно и неважно» может быть выполнена, если есть в этом интерес, либо отменена для экономии времени.

Для достижения целей на длинной дистанции, пожалуй, самым эффективным является подход, когда выполняется планирование проекта, что определяет график пути к цели, перечень того, что нужно сделать, и зависимость задач друг от друга, а в ходе работы над проектом ведется отслеживание исполнения каждой из задач и выстраивание внутри каждого рабочего дня последовательности выполнения.

Как видим, в управлении проектами работа со сроками является одной из базовых функций. И самое первое, с чего начинается управление, — это адекватная оценка срока на задачу. Для проектной деятельности это основа основ, краеугольный камень. Последующий контроль тоже важен, но если срок изначально задан неправильно, то сложности при реализации будут неизбежно.

В повседневной жизни у нас есть сложившийся распорядок, мы часто не задумываемся об управлении сроками. Если что-то идет не по плану, опаздываем, злимся, больше устаем в такие периоды, иногда даже портятся отношения с окружающими.

С точки зрения организации рабочей деятельности это работает также.

Осознанный подход к срокам помогает структурировать деятельность внутри каждого рабочего дня: становится понятно, что делать в первую очередь, что потом. Таким образом снижается неопределенность.

Мы начинаем работать эффективнее — успевать больше и с меньшим количеством стресса. Нагрузка распределяется равномернее, как следствие уровень стресса на работе снижается. Это, конечно, не решает всех проблем, но может существенно улучшить жизнь и сделать ее спокойнее.

Важно к срокам подходить ответственно. Они напрямую влияют на качество жизни, а еще являются символом проявления уважения к другим людям. Недаром говорят: «Точность — вежливость королей!»