Мы больше, чем Travel-агентство
или сервис онлайн-бронирования

Агентства

Функциональность

Согласование заявки и нарушений тревел-политики, оплата билетов и проживания

Согласование заявки и нарушений тревел-политики, оплата билетов и проживания

Замена тревел-агентства без дополнительных расходов на интеграцию

Замена тревел-агентства без дополнительных расходов на интеграцию

Автоматическое формирование и подписание приказа по клику, проставление в ТУРВ

Автоматическое формирование и подписание приказа по клику, проставление в ТУРВ

Автоматическое формирование и цифровое подписание авансового отчета

Автоматическое формирование и цифровое подписание авансового отчета

Автоматические расчет и выплата суточных и расчет НДФЛ по сверхнормативным суточным

Автоматические расчет и выплата суточных
и расчет НДФЛ по сверхнормативным суточным

ЭДО с поставщиками и взаиморасчеты (финансовые проводки)

ЭДО с поставщиками и взаиморасчеты (финансовые проводки)

Только подписание

Только ЭДО

Функциональность

Получите сравнение рыночных решений по командировкам

Нажимая на кнопку, я соглашаюсь
на обработку персональных данных
и с правилами пользования Платформой

Финансисты

Все учетные и расчетные
операции с подотчётными лицами

Повышение операционной
эффективности

Бухгалтеры

Проектный офис
цифровизации

Бизнес-заказчик

Сокращение бюджета
на командировки

Автоматизация рутинных операций по тревел процессу:

Контроль тревел-расходов компании

Принцип единого окна

Аналитика и отчеты

Строгий SLA и инструменты по его мониторингу

Комитеты по качеству

Получение быстрых эффектов и повышение уровня цифровизации

Владельцы бюджета

Управление одним контрактом с нами

В конце 2021 года к нам обратилась Первая грузовая компания с запросом об автоматизации командировок. Компания столкнулась со сложным бумажным документооборотом и огромными временными затратами как на оформление командировок, так и на сбор закрывающих документов. В результате миграции ПГК на платформу «Командировки.Легко» были получены эффекты в разных плоскостях: сократили время сотрудников на оформление командировок, повысили их лояльность и сделали процесс оформления намного удобнее, расходы компании на командировки снизили за счет скидок на отели и билеты, сотрудников, которые обслуживали ранее этот процесс, смогли перевести на решение других задач. Начальник управления делами ПАО ПГК Влада Закалюкина поделилась, как проходило внедрение продукта и каких результатов удалось достичь.

Первая грузовая компания — это российский частный оператор на рынке грузовых железнодорожных перевозок и разработчик ПО в сфере оптимизации логистических цепочек. В управлении у ПГК находится более 100 тыс. вагонов. Является одним из лидеров среди российских железнодорожных операторов по объёму перевозок и грузообороту.

Изначально вопросами командировок для всех сотрудников занимались несколько человек. На следующем этапе мы решили работать через тревел-агентства, но это не помогло нам снизить количество проблем, так как приходилось обслуживать несколько контрактов одновременно. Вся проверка, аналитика и отчетность остались на том же уровне по эффективности. Зачастую возникали проблемы с синхронизацией процессов и сотрудников, потерей документов, сбоями маршрутизации и сдачей авансовых отчетов. Это приводило к ряду проблем: двойным выплатам, восстановлению утерянных документов, дублированию функций, разделению ответственности между разными департаментами и т. д. Это все приводило не только к прямые затратам по времени, но и потерям для бизнеса.

Весь процесс прошел без затруднений, а главное — теперь работает стабильно. Сервис работает без перебоев, не доставляя никаких неудобств. У нашей компании был нестандартный случай, так как у нас были пожелания по дополнительным доработкам и расширению функционала. ЦКР представил решение по реализации особого маршрута авторизации и созданию отдельного маршрута по подписанию приказов согласно политике ПГК.

Теперь у нас есть автоматизированная система, интегрирующая в себя все необходимые для командировок сервисы. Сотрудники могут самостоятельно отслеживать свои поездки и документацию внутри сервиса, получая своевременные уведомления со всей необходимой информацией. Прозрачность процесса позволяет увидеть нам все статусы, документацию по поездке и отчетность в одном месте.
Также хотелось бы отметить клиентоориентированность сотрудников ЦКР: для нас расширяют географию проживания, открывая большее число районов и мест для «нестандартных» поездок с учетом наших потребностей. Коллеги всегда на связи, в том числе за рамками рабочего времени, всегда готовы во всем помочь и среагировать, дать информацию или решить ряд других вопросов по нашему запросу.

— Во-первых, хочется отметить стабильность сервиса. Это одна из самых важных вещей для нас — и в ЦКР все работает без нареканий и сбоев, позволяя контролировать все поездки в любой момент.
— Второй момент, который мы оценили — это прозрачность. Все детали поездок видны сотруднику, что позволяет избежать лишних действий и быстрее обрабатывать документацию.
— Мне как держателю процесса на стороне заказчика очень импонируют клиентоориентированность и поддержка. Компания всегда готова пойти на встречу, предложить альтернативные варианты и реализовать нестандартные запросы. Помимо постоянного нахождения на связи, работники ЦКР оказывают помощь со срочными запросами, которые периодически могут возникать. Команде деловых поездок ЦКР от меня точно есть обратная положительная связь в том, что они очень отзывчивы. Они заинтересованы в решении наших задач, и это чувствуется, и мы это ценим.

О ПГК

С какими сложностями и проблемами вы сталкивались до работы с ЦКР / Как обстояли дела в компании до перехода на платформу «Командировки. Легко»?

ПАО ПГК:
«Самый важный показатель — весь процесс работает стабильно и не требует нашего вовлечения, у нас есть отчеты, есть статистика, понимание, где мы можем сэкономить.»

Задача

Сфера деятельности

Численность компании

Количество командировок

Миграция

Логистика

Организовать бесшовный процесс тревел услуг

3-6 месяцев

— Влада Закалюкина, начальник отдела управления делами ПАО ПГК

3 500+

> 4 700 в год

Волжское пароходство:
«В сервисе  понятный интерфейс, который позволяет оформить командировку в четыре клика.»

Оформление бизнес-путешествий в «цифре» – это уже не мечта далекого будущего, а вполне реальная действительность, к которой постепенно привыкают клиенты Центра корпоративных решений. Один из них –компания Волжское пароходство. Если раньше на каждую деловую поездку ее сотрудник тратил в среднем два часа – в это время входит заполнение 7 документов и выполнение аж 35 действий на всех этапах, – то теперь благодаря продукту «Командировки. Легко» процесс стал полностью автоматизированным, а значит, более быстрым и удобным. О том, как всего за полгода после перехода на аутсорсинг судоходная компания улучшила жизнь сотрудников, рассказала Нина Кузьмина, руководитель отдел цифрового развития и реализации проектов.

Термин «бронирование» раньше мы не использовали. Процесс оформления командировки заключался в том, что мы делали запрос тревел-агентству и получали от партнеров готовые проездные билеты и ваучер на отель. Получается, в ключевых этапах этого бизнес-процесса изменений не произошло. Отличием стало, во-первых, то, что в сервисе «Командировки. Легко» добавилась контрольная проверка на соответствие установленным нормативам, а также возможность урегулировать расходы до того момента, как они будут произведены. То есть прежде шаг согласования здесь наступал только после выставления счета от агентства, который и запускал процесс подтверждения расходов по постоплате. Как результат, были трудности с контролем соблюдения тревел-политики, ведением первичного учета, оперативностью получения данных о произведенных тратах во время командировки.

Когда ты не можешь оперативно следить за расходами, ими становится сложно управлять. Сервис «Командировки. Легко» предоставил нам такую возможность. Теперь мы ежедневно можем получать полную информацию о завершенных и запланированных бизнес-поездках, начиная от сроков и состава участников и заканчивая целью и прогнозированием расходов.

Автоматизированного инструмента учета у нас не было. Все расходы с бумажных носителей заносились в 1С ERP и в консолидированном виде передавались в SAP S4. Это значит, что проверить корректность мы могли также только вручную.

У нас выстроено долгосрочное сотрудничество с тремя тревел-агентствами, которые помогают нам доставлять членов экипажей до своих судов. Агентства осуществляют полный клиентский сервис по организации поездок, поэтому изначально у нас были опасения, что командированные сотрудники будут недовольны переходом на аутсорсинг и платформу Corteos, где все услуги нужно заказывать себе самим.

У некоторых подразделений есть свои особенности, которые требуют определенной гибкости и скорости в принятии решений. Далеко не для всех заказать билет или забронировать отель через сервис означает сэкономить свое время. С этими вопросами мы активно работаем совместно с отделом деловых поездок ЦКР.

Нравится безбумажный документооборот, оперативная техподдержка. Еще — возможность самостоятельного управления изменениями. Не для всех сотрудников, правда, это сейчас удобно из-за специфики бизнеса и задач, которые они решают, но мы дорабатываем сервис под наши процессы.

В сервисе простой и понятный интерфейс, который позволяет оформить командировку в четыре клика. Мне как руководителю цифрового развития ценно, что этот инструмент полностью решил вопрос нашей компании по управлению данными и продолжает совершенствоваться в части клиентского обслуживания, обеспечивая эффективное планирование рабочего времени.

Кстати, я сама побывала уже в трех командировках, которые оформляла с помощью сервиса «Командировки. Легко». Все действительно было быстро — и без перехода на бумагу на каком-либо из этапов.

«На мой взгляд, перевод процессов в цифру — важная и неотъемлемая часть нашей работы. Я очень рада, что мы идем по пути отказа от бумаги, упрощения процедур и экономии времени и ресурсов. Безусловно, работа с обратной связью, а также понятные инструкции по использованию этого сервиса — это шаг, который ни в коем случае мы не пропустим. Призываю всех, кто еще раздумывает о переходе на этот инструмент, воспользоваться или прийти к нам на референс», — отметила Анастасия.

Практически нет. Мы просто перестали принимать авансовые отчеты о командировках на бумаге, и в этот момент аббревиатура ЦКР опять стала у всех на слуху. Конечно, когда вас фактически вынуждают безальтернативно пользоваться цифровым продуктом, может появиться внутреннее сопротивление, это иногда даже вызывает раздражение. Но любую претензию мы вместе с коллегами из отдела деловых поездок обрабатываем, даем обратную связь сотруднику и в первую очередь оперативно решаем поступивший вопрос. Мы также ведем реестр всех обращений и проводим анализ того, что и как нужно улучшить.

Кроме того, вопрос по использованию сервиса попал в пул задач, стоящих на особом контроле у команды нашей Производственной системы. Вместе с коллегами мы провели отдельный опрос в технической дирекции Волжского пароходства, чтобы понять ключевые запросы от сотрудников, которым необходима особая мобильность в командировке.

Чтобы запуск сервиса получился максимально эффективным, мы провели информационную кампанию и комплексно подготовили сотрудников к переходу на цифровой продукт, в том числе провели последовательно два вебинара. Первый – за пять дней до старта, второй – через месяц после него. Спикерами на вебинарах выступили коллеги из ЦКР. Они подробно рассказали о том, как работает сервис и где находятся пользовательские инструкции. И уже третий вебинар мы построили от обратного, отвечая на вопросы сотрудников: что нужно сделать, чтобы проблем не было?

Отдельный вебинар хотим организовать по авансовым отчетам и вопросам оперативности при бронировании. Мы запланировали встречи раз в квартал с такой повесткой и будем отвечать на такие вопросы: что мне делать до командировки? что мне делать, когда у меня возникает проблема? как мне отчитываться за командировку?

Качество предоставления цифровых сервисов мы отслеживаем на комитетах качества и фиксируем динамику. Большое спасибо команде отдела деловых поездок за отличную работу! По каждому вопросу мы ведем конструктивный диалог. Периодически он выходит за рамки рабочего времени. Коллеги максимально клиентоориентированы. Например, работая с аналитикой по проживанию, мы увидели, что каких-то отелей не хватало в нашей гостиничной программе. Здесь уже подключились коллеги из ЦКР, благодаря которым мы уже дополнили список пятью новым отелями в Москве, Санкт-Петербурге и Нижнем Новгороде. Будем и дальше работать над расширением программы.

Задача

Сфера деятельности

Численность компании

Количество командировок

Миграция

Логистика

Автоматизация командировок

3 месяца

за 3 месяца

— Нина Кузьмина, руководитель проекта

3 500+

>180

со старта проекта