Управление командированием: автоматизация командировок и авансового отчета

«Командировки. Легко» в Волжском пароходстве: настоящее цифровое счастье

Оформление бизнес-путешествий в «цифре» – это уже не мечта далекого будущего, а вполне реальная действительность, к которой постепенно привыкают клиенты Центра корпоративных решений. Один из них –компания Волжское пароходство. Если раньше на каждую деловую поездку ее сотрудник тратил в среднем два часа – в это время входит заполнение 7 документов и выполнение аж 35 действий на всех этапах, – то теперь благодаря продукту «Командировки. Легко» процесс стал полностью автоматизированным, а значит, более быстрым и удобным. О том, как всего за полгода после перехода на аутсорсинг судоходная компания улучшила жизнь сотрудников, рассказала Нина Кузьмина, руководитель отдел цифрового развития и реализации проектов.

Нина, как бронировали командировки в Волжском пароходстве до подключения к платформе «Командировки. Легко»? И почему вы решили на нее перейти?

Термин «бронирование» раньше мы не использовали. Процесс оформления командировки заключался в том, что мы делали запрос тревел-агентству и получали от партнеров готовые проездные билеты и ваучер на отель. Получается, в ключевых этапах этого бизнес-процесса изменений не произошло. Отличием стало, во-первых, то, что в сервисе «Командировки. Легко» добавилась контрольная проверка на соответствие установленным нормативам, а также возможность урегулировать расходы до того момента, как они будут произведены. То есть прежде шаг согласования здесь наступал только после выставления счета от агентства, который и запускал процесс подтверждения расходов по постоплате. Как результат, были трудности с контролем соблюдения тревел-политики, ведением первичного учета, оперативностью получения данных о произведенных тратах во время командировки.

Когда ты не можешь оперативно следить за расходами, ими становится сложно управлять. Сервис «Командировки. Легко» предоставил нам такую возможность. Теперь мы ежедневно можем получать полную информацию о завершенных и запланированных бизнес-поездках, начиная от сроков и состава участников и заканчивая целью и прогнозированием расходов.

Подключалась ли к организации командировок ваших сотрудников TMC? Возможно, была частичная автоматизация процессов?

Автоматизированного инструмента учета у нас не было. Все расходы с бумажных носителей заносились в 1С ERP и в консолидированном виде передавались в SAP S4. Это значит, что проверить корректность мы могли также только вручную.

У нас выстроено долгосрочное сотрудничество с тремя тревел-агентствами, которые помогают нам доставлять членов экипажей до своих судов. Агентства осуществляют полный клиентский сервис по организации поездок, поэтому изначально у нас были опасения, что командированные сотрудники будут недовольны переходом на аутсорсинг и платформу Corteos, где все услуги нужно заказывать себе самим.

У некоторых подразделений есть свои особенности, которые требуют определенной гибкости и скорости в принятии решений. Далеко не для всех заказать билет или забронировать отель через сервис означает сэкономить свое время. С этими вопросами мы активно работаем совместно с отделом деловых поездок ЦКР.

Сопротивлялись ли сотрудники нововведению?

Практически нет. Мы просто перестали принимать авансовые отчеты о командировках на бумаге, и в этот момент аббревиатура ЦКР опять стала у всех на слуху. Конечно, когда вас фактически вынуждают безальтернативно пользоваться цифровым продуктом, может появиться внутреннее сопротивление, это иногда даже вызывает раздражение. Но любую претензию мы вместе с коллегами из отдела деловых поездок обрабатываем, даем обратную связь сотруднику и в первую очередь оперативно решаем поступивший вопрос. Мы также ведем реестр всех обращений и проводим анализ того, что и как нужно улучшить.

Кроме того, вопрос по использованию сервиса попал в пул задач, стоящих на особом контроле у команды нашей Производственной системы. Вместе с коллегами мы провели отдельный опрос в технической дирекции Волжского пароходства, чтобы понять ключевые запросы от сотрудников, которым необходима особая мобильность в командировке.

Чтобы запуск сервиса получился максимально эффективным, мы провели информационную кампанию и комплексно подготовили сотрудников к переходу на цифровой продукт, в том числе провели последовательно два вебинара. Первый – за пять дней до старта, второй – через месяц после него. Спикерами на вебинарах выступили коллеги из ЦКР. Они подробно рассказали о том, как работает сервис и где находятся пользовательские инструкции. И уже третий вебинар мы построили от обратного, отвечая на вопросы сотрудников: что нужно сделать, чтобы проблем не было?

Отдельный вебинар хотим организовать по авансовым отчетам и вопросам оперативности при бронировании. Мы запланировали встречи раз в квартал с такой повесткой и будем отвечать на такие вопросы: что мне делать до командировки? что мне делать, когда у меня возникает проблема? как мне отчитываться за командировку?

Качество предоставления цифровых сервисов мы отслеживаем на комитетах качества и фиксируем динамику. Большое спасибо команде отдела деловых поездок за отличную работу! По каждому вопросу мы ведем конструктивный диалог. Периодически он выходит за рамки рабочего времени. Коллеги максимально клиентоориентированы. Например, работая с аналитикой по проживанию, мы увидели, что каких-то отелей не хватало в нашей гостиничной программе. Здесь уже подключились коллеги из ЦКР, благодаря которым мы уже дополнили список пятью новым отелями в Москве, Санкт-Петербурге и Нижнем Новгороде. Будем и дальше работать над расширением программы.

Что вам и сотрудникам нравится больше всего в новой системе?

Нравится безбумажный документооборот, оперативная техподдержка. Еще – возможность самостоятельного управления изменениями. Не для всех сотрудников, правда, это сейчас удобно из-за специфики бизнеса и задач, которые они решают, но мы дорабатываем сервис под наши процессы.

В сервисе простой и понятный интерфейс, который позволяет оформить командировку в четыре клика. Мне как руководителю цифрового развития ценно, что этот инструмент полностью решил вопрос нашей компании по управлению данными и продолжает совершенствоваться в части клиентского обслуживания, обеспечивая эффективное планирование рабочего времени.

Кстати, я сама побывала уже в трех командировках, которые оформляла с помощью сервиса «Командировки. Легко».  Все действительно было быстро — и без перехода на бумагу на каком-либо из этапов. 

Оценила удобство сервиса «Командировки. Легко» и новый директор по управлению персоналом Волжского пароходства Анастасия Царская. По ее словам, первый пользовательский опыт оформления бизнес-поездки и формирования отчетности прошел быстро и успешно, а сам факт перевода бумажных процессов в цифровой вид – безусловное преимущество онлайн-инструмента ЦКР.

«На мой взгляд, перевод процессов в цифру – важная и неотъемлемая часть нашей работы. Я очень рада, что мы идем по пути отказа от бумаги, упрощения процедур и экономии времени и ресурсов. Безусловно, работа с обратной связью, а также понятные инструкции по использованию этого сервиса – это шаг, который ни в коем случае мы не пропустим. Призываю всех, кто еще раздумывает о переходе на этот инструмент, воспользоваться или прийти к нам на референс», – отметила Анастасия.