Сопровождение закупок как сервис в 2024 году:
вызовы и решения

В последние годы бизнес постоянно сталкивается с новыми условиями работы: поставщики все чаще меняют цены, игроки рынка вносят новые условия в еще недавно типовые договоры, плечо и сроки доставки увеличиваются — и отвечать на внешние вызовы приходится быстрее и не всегда стандартно.
Очевидно, что бизнесу нужно реагировать. Хочу поделиться нашим опытом адаптации к новым рыночным реалиям, а также порассуждать об общих тенденциях в сфере сопровождения закупок.
Одним из способов реакции на происходящее сегодня я вижу в построении сквозного процесса сопровождения закупок на стороне компаний аутсорсеров и передаче большей зоны ответственности сторонним организациям. Объясню, почему.

В период рыночной турбулентности растет процент нетиповых договоров. За последние несколько лет из-за усложнения международных цепочек поставок контракты, которые приходится заключать нашим специалистам, стали гораздо сложнее, поэтому на рынке растет спрос на специалистов с высокой экспертизой. А в условиях кадрового дефицита найти их становится все сложнее.
Мы часто заключаем очень сложные договоры на закупку технологического оборудования, сырья, на техническое обслуживание и ремонт агрегатов, инвестиционные договоры. Все они требуют индивидуального подхода, а не единого шаблонного формата.

Логичным продолжением блока заключения договора является и его сопровождение: то есть, проведение взаиморасчетов с поставщиками и с подрядчиками клиентов, приемка, проверка и подписание документов как в ЭДО, так и «на бумаге» и дальнейшее отражение в бухгалтерском и налоговом учете.
Мы видим, что ранее стандартного набора услуг уже становится недостаточно. Клиенту все чаще нужна более комплексная услуга, так как своих специалистов у него может не быть. Например, наши специалисты по сопровождению закупок ведут открытие и сопровождение учетных записей для подрядчика, а также согласование используемых ими материалов. Представьте, что подрядчик пришел к вам на проект со своими материалами, которые он собирается включить в стоимость договора. Это может быть удобно для вас в плане реализации — но как убедиться, что он включит в контракт справедливые рыночные цены?
Так вот одной из задач специалистов сопровождения закупок может стать проверка рыночности стоимости используемых материалов. И в случаях превышения цен — проведение переговоров с подрядной организацией для приведения стоимости договора к оптимальному для заказчика уровню. Таким образом ваши клиенты получат дополнительные коммерческие эффекты. И здесь мы снова возвращаемся к необходимости наличия у компании сотрудников с высоким уровнем экспертизы.

Вижу рост популярности услуги, которую редко можно было встретить ранее, — фактическое сопровождение поставок материалов и сырья, необходимых клиенту.
Ключевой элемент такой услуги — мониторинг поставок. Сотрудники компании-аутсорсера в режиме онлайн отслеживают, где именно находится товар, произошла ли его отгрузка, сколько займет перевозка до конкретной точки, кому из цепочки подрядчиков и поставщиков он передан, когда поступит на место приемки. Этот сервис становится все актуальнее, учитывая растущие вызовы для российской логистики, ценность своевременных поставок в которой за последнее время кратно выросла.

Сегодня я отмечаю, что цепочка сопровождения закупок у крупнейших аутсорсеров рынка становится все более комплексной.
Например, свой сквозной процесс мы построили таким образом, что сегодня мы отвечаем за всю цепочку поставки и имеем большую зону ответственности. Сотрудник сначала анализирует потребность клиента, формирует заказ, обеспечивает согласование со стороны поставщика, подписывает документы с нашей стороны, а затем отслеживает своевременность отгрузки, поставки на склад и оприходования товара.
В таком подходе есть польза и для клиента, и для нас, как провайдера услуги. Ведь так мы не только решаем задачу клиента, но и полностью отвечаем за конечный результат. Плюс клиенту не приходится в моменте срочно искать специалистов, знающих и умеющих сопровождать контракты в новых реалиях.
Для себя же видим плюс в развитии сотрудников, в росте уровня их экспертизы, что открывает возможность оказывать услуги клиентам из других областей.
Некогда строительное понятие «под ключ» активно расширяет зону своего применения и в сфере услуг и дает четкое понимание клиенту его преимуществ и распределения зон ответственности между ним и провайдером.