Как мы с нуля выстроили систему отчетности во вновь созданной ИТ-компании

Когда перед аутсорсинговой компанией стоит задача выстроить процесс формирования отчетности с нуля, важно действовать слаженно и оперативно.

Задача
Обеспечить поддержку недавно созданной российской ИТ-компании в области бухгалтерского и налогового учета, гарантировав исполнение целевых сроков закрытия и соблюдение налогового законодательства.

Причина
Обязанность предоставлять отчетность в ФНС и Росстат наступает сразу после регистрации юридического лица — даже если основные бизнес-процессы еще не выстроены окончательно. Поэтому специалисты провайдера поддерживающих процессов обязаны с первого дня наладить сбор данных и настройку систем, чтобы сдать отчетность в установленные сроки.
В ноябре 2023 года в ЦКР обратился руководитель вновь созданной российской ИТ-компании, оказывающей услуги поддержки ИТ-инфраструктуры в секторе транспортировки грузов. Мы стали работать с этим клиентом буквально через несколько дней после регистрации юрлица. Топ-менеджмент клиента с первых дней нуждался в экспертизе по настройке поддерживающих процессов, чтобы у компании не возникло проблем с контролирующими органами.

Отличие от привычных проектов
В традиционной схеме приёма на обслуживание нового клиента ЦКР начинает с анализа процессов клиента и подготовки к миграции на свои решения. Прием на обслуживание начинается после миграции. Здесь же взаимодействие потребовало другого подхода – принять клиента на обслуживание необходимо было еще до завершения настройки процессов клиента в системах ЦКР.

Рекордные сроки
Главным вызовом проекта было обеспечение сбора данных еще до того, как ИТ-системы были развернуты: документы о движениях по счетам необходимо предоставлять с первого дня работы. Поэтому в первые 3 месяца сотрудники ЦКР собирали все данные вручную. Работа с внесистемными данными потребовала внедрения дополнительных временных ручных контрольных процедур, чтобы исключить риски потери информации.
Настроив к декабрю сбор первичных данных, мы подготовили первые деклараций для ФНС и Росстата, аккумулируя всю информацию о движении по счетам в Excel. Этот процесс продлился до начала 2024 года, но благодаря оперативной работе сотрудников нашей компании, первая налоговая отчетность за декабрь была сдана уже в январе.

Этапы проекта
Работы по внедрению ИТ-системы в компании заняли около 2 месяцев и состояли из оценки планируемых видов деятельности компании, развертывания систем и настройки схемы учета. В феврале 2024 года началась настройка ИТ решений: SAP S4, тикет-системы ЦКР Naumen, электронного архива документов Opentext и других.
Сотрудники дирекции бухгалтерского учета ЦКР на этом этапе согласовали с клиентом учетную политику, актуализировали для него план счетов, согласовали настройки учетных данных и передали все параметры в ИТ для формирования справочников и маршрутов движения документов, алгоритмов расчета налогов, себестоимости и т.д.

Выполнение сроков
В марте, когда началась полноценная работа по сопровождению клиента в учетной системе ЦКР, с первого же месяца обслуживания мы вышли на целевые сроки закрытия, все поставленные SLA-показатели были достигнуты.
«На успешный быстрый старт повлияло два фактора: во-первых, опыт ЦКР и команды дирекции бухгалтерского учета по приему новых клиентов на обслуживание и реализации похожих проектов для ИТ-компаний. Во-вторых, тот факт, что компания клиента была создана с нуля и обратилась к нам сразу после регистрации: благодаря этому мы смогли с самого начала отладить все процессы в соответствии с лучшими практиками индустрии», — рассказала директор по бухгалтерскому учету ЦКР Екатерина Морозова.

Результат
Работы были выполнены почти втрое быстрее в сравнении со стандартным сценарием: если типовой проект по принятии на обслуживание нового клиента и миграции его систем занимает около полугода, ЦКР удалось обеспечить миграцию и гарантировать сдачу отчетности для регуляторов всего за 2 месяца. При этом все целевые сроки и SLA-показатели проекта были успешно выполнены.