От бумаги к цифре: ЭДО через границу

Мы давно привыкли к электронному обмену документами внутри РФ. Но вот опыт использования международного электронного документооборота есть далеко не у каждой компании.
При этом это так же удобно и возможно, как и с контрагентами внутри России.

Проект стартовал в начале 2024 года. Казахстан – одна из стран СНГ с высоким уровнем цифровизации. Изначально мы стремились к передаче документов в неформализованном виде, что получилось с помощью поддержки Контур.Диадок и стало прорывом для казахстанской стороны. Существуют различия в наборе документов для разных стран, но они не мешают электронному обмену. Например, в РФ обязательным является наличие счет-фактуры, в то время, как казахстанским коллегам достаточно актов выполненных работ и счетов для оплаты. Это упрощает процесс и позволяет сократить объем документов, делая сотрудничество более гибким и эффективным.

Шаг 1: Мы подписали соответствующее трехстороннее соглашение между оператором и двумя компаниями в разных странах, чтобы начать обмен документами в электронном виде.

Шаг 2: Проанализировали требования исходя из особенностей и с учетом законодательства каждой страны участницы.

Шаг 3: Настроили трансграничный электронный документооборот (ЭДО) и протестировали на нескольких пакетах документов, чтобы проверить работоспособность.

Шаг 4: Разработали маршрут передачи документов и провели интеграцию с существующими системами учета.

Шаг 5: Назначили сотрудников, ответственных за обработку и архивирование счетов-фактур для обеспечения сохранности документов, а также разработали процедуры предоставления документов по запросу налоговых органов. Даже частичная автоматизация процесса значительно упрощает работу и повышает эффективность.
По опыту Дирекции сопровождения продаж весь проект до полной работоспособности занял чуть менее шести месяцев: от переговоров с Контуром до полноценного запуска.

Время обмена документами сократилось с 4–6 недель до 2 рабочих дней.
Ошибки и возврат документов не влияют на общий срок обмена документами, как ранее.

Автоматизированные решения повысили эффективность процесса, SLA по подписанию документов составил 100%.

NPS клиента вырос, как результат улучшения взаимодействия между сторонами и повышения уровня обслуживания клиентов.

Расходы на почтовую пересылку сократили до нуля.

Внедрение трансграничного электронного документооборота — это шаг вперед для компаний, работающих с иностранными контрагентами с регулярным объемом документооборота. При такой схеме сокращаются и расходы, и сроки документооборота, снижается влияние человеческого фактора, растет удовлетворенность заказчиков и бухгалтерии.

С учетом успешного опыта работы с Казахстаном планируем тиражировать проект на перевод в электронный формат всех иностранных контрагентов.