Электронный архив компании:
как создать и вести

С момента внедрения в ЦКР электронного архива прошло 6 лет, за это время наша команда накопила большой опыт работы с системой. Настало время им поделиться: начнем с общих советов по выбору платформы.

Одни проще дорабатывать, но на них более дорогие лицензии — другие, наоборот, дешевле, но сложнее и дороже в развитии. Важно также учитывать сложность дальнейшего сопровождения и наличие компетенций на рынке труда. Давайте разберемся, какой может быть целевая платформа.

По методу установки выделяют:

1. On-premise платформы (установленные внутри инфраструктуры компании)
Плюсы: высокая безопасность данных (данные не уходят дальше компании), гибкость (возможность модернизировать систему в зависимости от потребности).
Минусы: затраты на поддержку инфраструктуры и команду сопровождения платформы;

2. Клаудные решения (решение, развернутое на инфраструктуре вендора)
Плюсы: высокая стабильность, надежность (вендор гарантирует, что система будет работать 99,7% времени в год), отсутствует необходимость в содержании внутренней команды поддержки со стороны инфраструктуры и самой системы.

Минусы: отсутствие гибкости в развитии (вендор имеет обязательства по доступности, поэтому не может рисковать), крайне высокая стоимость доработок (доработку может сделать только вендор, в связи с чем он завышает цены).

Как показывает наша практика —- on-premise лучше, чем клауд.

По размеру компаний, для которых подходит платформа:

1. Энтерпрайз. Данные ECM-системы спроектированы под большой объем данных, справляются с большой нагрузкой, имеют практически бесконечные возможности масштабируемости. Но данные системы, как правило, очень дорогие.

2. Системы для малого бизнеса. Данные ECM-системы стоят дешевле и являются более простыми, чем энтерпрайз решения, но обладают меньшим набором функционала, значительно сложнее масштабируются, хуже справляются с нагрузкой.

По методу распространения:

1. Open Source
Плюсы: бесплатные.

Минусы: решение не имеет конкретного вендора и, как следствие, не имеет вендоровской поддержки, могут быть сложности с установкой.

2. Проприетарные решения
Плюсы: получают регулярное обновления, имеют официальную поддержку вендора, в связи с их коммерческой сутью обладают большим функционалом, чем open source решения, и значительно проще в установке.

Минусы: платность.

На этапе внедрения важно задуматься о том, что в электронном архиве потребуются отчеты по большому объему данных. Если этого не сделать, то примерно после года работы станет ясно, что для их обработки системе требуются серьезные оптимизации в части базы данных, а возможно и пересмотр процесса обработки документов.

Электронный архив может хранить в себе любую документацию, в том числе и персональные данные граждан, которые требуют особого уровня защищенности. Как следствие, системе необходимо повышенное внимание служб информационной безопасности и отдельных протоколов работы.

Как и любая автоматизация, внедрение СЭД предполагает, в первую очередь, систематизацию всех процессов: обмена и хранения документов и их централизации и унификации между всеми подразделениями. Именно эта работа позволяет гладко и бесперебойно переложить документооборот на строгие рельсы системы.

Как правило, ECM-системы, на базе которых делаются электронные архивы и СЭДы, это не просто «файловое хранилище» (многие воспринимают его именно так), а мощный инструмент организации работы с корпоративным контентом. Он включает в себя, в том числе, автоматизацию бизнес-процессов, делая их более прозрачными и понятными для всех участников.

Это ведет и к неочевидным экономическим эффектам: например, можно «заставить» систему саму пересылать документы между участниками в зависимости от принятых ими решений, что оптимизирует их бумажную передачу. А внедрение OCR-системы (распространенный кейс: документы, которые заводятся в архив / СЭД, заводить через OCR) позволяет автоматически создавать для документов карточки с реквизитами, которые были распознаны OCR-системой, с последующей их автоматической отправкой в обработку).

Сейчас там, где документы, обязательно есть и ЭЦП. Поэтому возможность массового подписания необходимо обязательно учесть в проработке внедрения выбранной вами системы.

Часто бывает так, что архив внедряется параллельно с учетными системами. Очень важно, чтобы у команды реализации все системы были в одном приоритете. Так как если архивное хранилище и его связи с внешними ИС проработаны поверхностно, то это обязательно выльется в дополнительные трудозатраты и доработки, как архива, так и систем. Функционал ЕСМ систем бесконечен, так как разработать можно все.

Пример: ведение бумажного архива

Поделимся одним из функционалов, который есть в системе, но далеко не всегда используется: ведение бумажного архива. Любой бумажный документ должен передаваться на централизованное хранение в бумажный архив, где далее хранится в течении срока, определенного законодательством.

ECM-система позволяет отслеживать перемещение бумажных документов между субъектами компании (например, между офисами в разных локациях), отслеживать срок хранения этих документов, маркировать документы к «утилизации», помогает в физическом поиске этих документов по архиву. В системе можно генерировать и печатать специальные наклейки для папок и коробов.

Подведем итог: внедряя цифровой архив, можно получить значительный выгоды от оптимизации и выравнивания процессов — а также от отказа от бумажных документов. Однако важно понимать весь объем необходимого и возможного функционала системы и грамотно выбрать целевую платформу для внедрения.