Внедрение машиночитаемых доверенностей в ЦКР

Причина:
В январе 2022 года изменилось законодательство в области подписи электронных документов: с осени 2023-го (а после переноса — 2024-го) года компании обязали полностью перейти на машиночитаемые доверенности (МЧД), подписанные квалифицированной электронной подписью доверителя.
До МЧД компании использовали сертификаты ключей электронной подписи юрлица — но этот метод не всегда позволял проверить полномочия представителя. Кроме того, можно было использовать дубликаты ключей генеральных директоров — однако такой подход нес определенные риски. МЧД, в свою очередь, обеспечивают высокий уровень защиты и единый подход к подписанию документов.

Задача:
Задачей проекта стал перевод систем ЦКР на МЧД. Так как модель работы ЦКР с клиентами предполагает выпуск порядка 5000 доверенностей ежегодно, важно было заранее отработать все процессы и реализовать широкий список функций: от выпуска до хранения и отзыва доверенностей.

ЦКР начал проект по внедрению МЧД одним из первых в стране. Продленный государством переходный период было решено использовать с максимальной пользой, досконально изучить требования законодательства, тщательно подойти к выбору решения и исследовать возможности разных систем.
На момент начала проекта в ЦКР использовали свыше 5000 бумажных доверенностей для более чем 100 обслуживаемых организаций. Все их предстояло перевести на новые системы, обеспечив удобство функционала и интеграцию с кадровой системой для автоматического заполнения персональных данных сотрудников — поэтому проект получился непростым и с технической точки зрения.

Так как проект был совершенно новым для всех компаний и предприятий страны, большую часть требований к системе приходилось формулировать исходя из целевой картины и видения процесса. В ходе реализации стало понятно: для использования МЧД нужно учитывать множество нюансов, а также постоянно мониторить изменения законодательства. Наши специалисты проделали большую работу, включавшую обращения в госорганы (Минцифры, Минтруд, СФР, ФНС) и кросс-функциональные коммуникации.

Для повышения эффективности и снижения нагрузки на сотрудников требовалась комплексная автоматизация, которая должна была включать в себя два наиболее распространенных сценария использования доверенностей:

1. Обслуживаемая компания выдает генеральную (первичную) доверенность с перечнем необходимых полномочий на компанию ЦКР

2. На основании генеральной доверенности ЦКР оформляет передоверие на своих сотрудников, наделяя их необходимыми полномочиями

По итогам конкурсных процедур мы остановились на модуле МЧД: это готовое коробочное решение, которое легко встраивается в другие решения на платформе. На момент старта проекта по внедрению МЧД в ЦКР уже использовали систему для согласования договорных документов, поэтому логично было продолжить автоматизацию на еще одном блоке для построения единого цифрового контура.
Другой важный фактор — быстродействие: мы провели нагрузочные тестирования, результаты которых нас удовлетворили.

Мы убедились, что все существовавшие форматы доверенностей, которые используются в работе ЦКР: МЧД 002, МЧД 003, ФНС 5.02, СФР и другие, поддерживаются в системе. С МЧД формата 003 мы начали работать до момента ее поддержки в распределенном реестре ФНС. Это позволило сотрудникам быстро адаптироваться после публикации официального указа.
Учет и хранение всех доверенностей мы осуществляем в едином реестре и получаем доступ к ним без перехода в сторонние сервисы. Для удобного поиска доверенностей мы предусмотрели группировку и фильтрацию по различным параметрам: по представителям, по компаниям, по внутреннему номеру и так далее.
В результате сегодня создание одной доверенности занимает не более одной минуты. Это возможно благодаря проведенной интеграции с кадровой системой: при оформлении доверенности данные по доверителю и представителю заполняются автоматически.
Аналогично заполняются и данные по организации-доверителю и организации-представителю, которые подтягиваются из справочника Контрагентов.
Поговорим теперь подробнее о том, как устроены отдельные процессы в проекте.

В рамках этого процесса было несколько особенностей, которые важно было реализовать. Например, оформление доверенностей на подписантов происходит на основании генеральных доверенностей, загруженных из реестра ФНС; МЧД должны были быть подписаны Гендиректором ЦКР и автоматически отправляться на регистрацию в реестр ФНС, и т. д. На основании генеральной доверенности создаются «Карточки передоверия», чтобы облегчить работу.
Для этого процесса был реализован ряд контрольных функций:
1. контроль полномочий (полномочия, которых нет в генеральной доверенности, нельзя передоверить по МЧД);
2. контроль сроков доверенностей по передоверию, невозможно выпустить доверенность на срок, отличный от указанного в генеральной доверенности.

Мы настроили классификатор полномочий с иерархической структурой, с разными группировками и поиском необходимых полномочий: например, как B2B для 2-го и 3-го форматов, так и ФНС, СФР и т.д. И это удобно пользователям.
Все данные своевременно актуализируются и обновляются на основании данных, представленных на портале ЕСНСИ. Есть возможность ввода своих полномочий в справочник в свободной форме вручную.

Для отзыва достаточно выбрать карточку МЧД, которую необходимо отозвать, и нажать одну «Отозвать». После этого автоматически формируется заявление на отмену доверенности. После подписания Заявления на отмену, данные передаются в реестр ФНС. Если по отозванной доверенности были оформлены передоверия, они тоже отзываются автоматически.

ЦКР — обслуживающая компания, поэтому руководителю организации на подписание поступает постоянный поток МЧД. Чтобы снизить нагрузку на генерального директора и автоматизировать этот процесс, в ЦКР реализовали функционал по массовому подписанию доверенностей.

Во-первых, можно оформить несколько доверенностей с одинаковыми полномочиями на разных сотрудников: руководителю достаточно открыть карточку доверенности и, выбрав свой сертификат, подписать сразу все приложенные доверенности.
Во-вторых, руководитель может отметить сразу несколько карточек абсолютно разных доверенностей и подписать их все своим сертификатом.

Переход ЦКР на МЧД стал одним из первых кейсов в России: экспертная группа разобралась в вопросе с нуля, разработала четкую систему перехода и отладила процессы «под ключ». Автоматизация основных процессов и интеграция систем позволила сократить трудозатраты сотрудников (теперь на оформление доверенности уходит одна минута), уменьшить влияние человеческого фактора при вводе данных и минимизировать ошибки. Все требования законодательства были выполнены еще до срока обязательного перехода на МЧД осенью 2024 года. Внедрение проекта МЧД в ЦКР — пример успешной адаптации готового модуля под нужды и цели бизнеса.