Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 2025 году — неотъемлемая часть эффективного бизнеса. Переход от бумажного формата к цифровому — необходимость, обусловленная требованиями времени и законодательства.

Основой для регулирования КЭДО служит Федеральный закон №377-ФЗ, а также статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, определяющие правовые рамки электронного взаимодействия между работодателем и сотрудниками.

По данным аналитиков, к 2025 году более 70% средних и крупных компаний в России внедрили системы КЭДО или находятся в процессе перехода. Цифровизация кадрового делопроизводства позволяет сократить затраты на бумагу, печать, доставку и хранение документов, минимизируя риски потери информации.

Законодательные основы КЭДО в 2025 году

Ключевые нормативные акты

Правовая база КЭДО включает несколько основополагающих документов:

Федеральный закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, регламентирующие порядок взаимодействия работодателя и работника при использовании электронных документов
Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»
Постановление Правительства РФ №2040 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»

Обязательность внедрения КЭДО

Переход на КЭДО остается выбором компании. В частных случаях работодатель не может полностью отказаться от бумажного документооборота. Например, при оформлении бумажных трудовых книжек для работников, не перешедших на электронный формат.

Изменения в законодательстве о КЭДО в 2025 году

В 2025 году вступил в силу ряд изменений, направленных на упрощение процедуры внедрения КЭДО:

Упрощение требований к информационным системам
Уточнение порядка взаимодействия с самозанятыми и дистанционными работниками
Введение новых форматов электронных документов
Усиление требований к защите персональных данных

Узнайте, как внедрить КЭДО в вашей компании!

Написать

Закажите презентацию наших услуг с учетом специфики вашей отрасли.

Требования к согласию работников на переход к КЭДО

Получение согласия сотрудников

Один из ключевых аспектов внедрения КЭДО — получение согласия работников. Процедура включает несколько обязательных шагов:

Информирование сотрудников о планируемом переходе на КЭДО (не менее чем за два месяца)
Разъяснение преимуществ и особенностей работы с электронными документами
Предоставление информации о используемой информационной системе
Оформление письменного согласия работника
Документальное фиксирование отказа (если работник не согласен)

Работодатель обязан обеспечить сотрудников необходимыми техническими средствами для работы с электронными документами и провести обучение персонала.

Необходимость бумажного согласия

Согласие работника на переход к электронному документообороту должно быть оформлено на бумажном носителе. Это требование подчеркивает юридическую значимость такого решения.

Согласие должно содержать:

Персональные данные работника
Информацию о используемой информационной системе
Перечень документов, которые будут оформляться в электронном виде
Дату начала взаимодействия в электронном формате
Подпись работника

Правовые последствия отсутствия согласия сотрудника

Законодательство защищает право работника на отказ от перехода к электронному документообороту. В случае отказа работодатель обязан продолжать взаимодействие с ним в традиционном бумажном формате.

Отказ работника от использования КЭДО не может служить основанием для изменения условий труда, снижения заработной платы или увольнения.

На фотографии изображен человек, который что-то пишет в блокноте, сидя за столом. Основной объект: Человек, держащий ручку, пишет в блокноте. Предметы на столе: Рядом с блокнотом лежат ноутбук, калькулятор, смартфон и карта. Общая атмосфера: Обстановка рабочего стола, которая может указывать на планирование, учебу или работу, возможно, связанную с финансами или путешествиями.

Требования к электронным подписям в системе КЭДО

Виды электронных подписей, применяемых в КЭДО

В КЭДО могут применяться следующие виды электронных подписей:

Простая электронная подпись (ПЭП) — комбинация логина и пароля или одноразовый код подтверждения. Используется для документов внутреннего характера.
Неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — создается с использованием криптографических средств. Подтверждает авторство документа.
Квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — защищенный вид подписи, требующий получения сертификата в аккредитованном удостоверяющем центре. Придает документу полную юридическую значимость.

Использование квалифицированной электронной подписи. Квалифицированная электронная подпись (УКЭП) необходима при подписании следующих документов:

Трудовые договоры и дополнительные соглашения
Приказы о приеме на работу, переводе и увольнении
Договоры о материальной ответственности
Ученические договоры
Документы, связанные с охраной труда

С 2023 года можно использовать электронную подпись, полученную через портал Госуслуг (Госключ).

Требования к хранению и обновлению электронных подписей

Основные правила хранения электронных подписей:

Хранение ключей на защищенных носителях (смарт-картах, USB-токенах)
Запрет на передачу ключей третьим лицам
Обязательная смена паролей доступа к ключам не реже одного раза в 90 дней
Немедленное уведомление удостоверяющего центра в случае компрометации ключа

Сертификаты УКЭП имеют ограниченный срок действия (обычно 1 год) и требуют своевременного обновления.

На фотографии изображена женщина, сидящая за рабочим столом и внимательно смотрящая на монитор компьютера, на котором отображаются графики и диаграммы.

Свяжитесь с нами для получения более детальной информации о тарифах и услугах КЭДО

Написать

Поможем с расчетом стоимости внедрения КЭДО для вашего бизнеса!

Защита персональных данных в КЭДО

Обновление законодательных требований по защите персональных данных в 2025 году:

Введение обязательной сертификации информационных систем
Расширение перечня сведений, относящихся к категории персональных данных
Строгие требования к процедуре получения согласия на обработку персональных данных
Обязательное уведомление Роскомнадзора о каждом случае утечки персональных данных в течение 24 часов
Увеличение штрафов за нарушения

Особое внимание уделяется локализации баз данных с персональной информацией на территории Российской Федерации.

Требования к работодателям при обработке и хранении персональных данных сотрудников:

Собирать и хранить только необходимые персональные данные
Предоставлять доступ только тем сотрудникам, которым это необходимо
Шифровать данные, использовать современные криптографические алгоритмы
Регулярно обновлять системы безопасности
Осуществлять резервное копирование данных
Фиксировать все операции с персональными данными

Основные требования при передачи персональных данных третьим лицам:

Наличие письменного согласия сотрудника на передачу его персональных данных конкретному оператору КЭДО
Заключение договора с оператором КЭДО с включением положения о конфиденциальности
Наличие у оператора КЭДО лицензий и сертификатов
Документальное оформление факта передачи персональных данных
Контроль за соблюдением оператором КЭДО требований к защите персональных данных

Работодатель не освобождается от ответственности за безопасность персональных данных сотрудников при их передаче третьим лицам.

Штрафы за нарушения в оформлении и хранении кадровых документов:

Отсутствие или неправильное оформление обязательных кадровых документов — от 50 000 до 100 000 рублей
Нарушение порядка хранения электронных кадровых документов — от 30 000 до 70 000 рублей
Отсутствие письменного согласия работника на переход к КЭДО — от 20 000 до 50 000 рублей
Использование неподходящего вида электронной подписи — от 30 000 до 80 000 рублей

При повторном нарушении размеры штрафов увеличиваются, а в некоторых случаях может быть применено административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Новые штрафы за нарушение правил обработки персональных данных:

В 2025 году особое внимание уделяется соблюдению требований законодательства о персональных данных:
Обработка персональных данных без согласия субъекта — штраф до 500 000 рублей
Нарушение требований к защите персональных данных — штраф до 400 000 рублей
Неправомерная передача персональных данных третьим лицам — штраф до 300 000 рублей
Нарушение порядка уничтожения персональных данных — штраф до 200 000 рублей

Особенностью законодательства 2025 года является введение прогрессивной шкалы штрафов, зависящей от объема нарушений и количества пострадавших субъектов персональных данных.

Потенциальная уголовная ответственность за серьезные нарушения:

Неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации (статья 272 УК РФ) — до 2 лет лишения свободы
Создание вредоносных программ для несанкционированного доступа к системам КЭДО (статья 273 УК РФ) — до 5 лет лишения свободы
Нарушение правил эксплуатации средств хранения информации, повлекшее утечку персональных данных (статья 274 УК РФ) — до 5 лет лишения свободы

Стоимость перехода на КЭДО.

Стоимость внедрения зависит от нескольких факторов: численности и текучести персонала, текущей IT системы и инфраструктуры. При расчете бюджета необходимо рассчитывать полную стоимость владения, а это не только лицензии для пользователей:

Плата за внедрение и настройку системы
Интеграции с существующими ERP системами
Расходы на обучение персонала
Техническая поддержка и сопровождение
Создание отдельного защищенного канала связи (если применимо)
Кадровые консультации в части перехода: организационная структура, наличие приказов и кадровых документов (если применимо)

В стоимость владения программой нужно включить и затраты на приобретение электронных подписей:

Квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Простая электронная подпись (ПЭП)

УКЭП необходима в первую очередь руководителям и сотрудникам кадровой службы, которые подписывают юридически значимые документы.

Экономический эффект от внедрения КЭДО

За счет чего достигается экономия:

Оптимизация численности фронт офиса: до 35 %
Оптимизация численности бэк офиса: до 25 %
Экономия на бумаге: от 10 млн. руб. в год
Скорость подписания документов увеличилась в 10 раз
Экономия времени руководителя: от 5 часов в неделю
Мобильный доступ к сервисам 24/7

Средний срок окупаемости инвестиций в КЭДО составляет от 12 до 18 месяцев в зависимости от масштаба компании и выбранного решения.

На изображении показана стопка документов и папок на столе, что может указывать на: Рабочее место: Организованное рабочее пространство с документами, возможно, в офисе или домашнем кабинете.

Получить индивидуальное предложение по защите вашей системы КЭДО

Написать

Запишитесь на встречу с руководителем дирекции по маркетингу и продажам.

Пошаговая инструкция по внедрению КЭДО

Подготовительный этап: анализ текущих бизнес-процессов

Аудит текущего состояния кадрового делопроизводства:

Проверка кадровых документов
Анализ объема документооборота
Выявление проблемных зон
Оценка готовности IT-инфраструктуры

2. Формирование проектной команды:

Назначение руководителя проекта
Определение ключевых участников
Распределение ролей и ответственности
Разработка план-графика внедрения

3. Определение требований к системе КЭДО:

Составление перечня необходимых функций
Определение требований к интеграции
Формирование критериев выбора оператора
Расчет предварительного бюджета

Выбор информационной системы и заключение договора

1. Исследование рынка:

Составление списка потенциальных поставщиков
Изучение функциональности систем
Анализ кейсов
Оценка на соответствие законодательным требованиям

2. Запрос коммерческих предложений:

Формирование технического задания
Сравнительный анализ предложений
Формирование шорт-листа из 2-3 наиболее подходящих решений

3. Тестирование систем:

Демонстрация интерфейса
Получение тестового доступа
Проверка возможности интеграции
Оценка технической поддержки

Получение согласий сотрудников и обучение персонала

1. Информирование сотрудников:

Проведение общего собрания
Рассылка информационных материалов
Организация индивидуальных консультаций
Демонстрация работы системы КЭДО

2. Подготовка и оформление согласий:

Разработка формы согласия
Печать согласий
Организация процесса подписания
Создание реестра полученных согласий и отказов

Параллельно необходимо организовать обучение персонала:

1. Разработка программы обучения:

Создание учебных материалов
Разработка различных программ для пользователей
Подготовка тестовых заданий
Создание справочной системы

2. Проведение обучающих мероприятий:

Организация групповых тренингов
Проведение практических занятий
Индивидуальные консультации
Вебинары для удаленных сотрудников

Успешные кейсы внедрения КЭДО

Кейс 1: Производственная компания

Ситуация: Крупный производственный холдинг с 12 филиалами по всей России (более 3000 сотрудников) столкнулся с проблемами в кадровом документообороте. Задержки в доставке бумажных документов между филиалами достигали 2-3 недель, что приводило к срывам сроков оформления кадровых решений и штрафам от контролирующих органов.

Решение: Компания внедрила систему КЭДО с интеграцией в существующую ERP-систему. Особое внимание уделили обучению персонала и получению согласий сотрудников.

Результат:

92% сотрудников перешли на КЭДО
Время оформления кадровых документов сократилось с 14 до 2 дней
Экономия на курьерских услугах составила 1,2 млн рублей в год
Штрафы за нарушение сроков кадрового оформления полностью исключены
ROI проекта составил 247% за первый год эксплуатации

Кейс 2: Розничная сеть с высокой текучестью персонала

Ситуация: Федеральная розничная сеть с торговыми точками и штатом более 5000 сотрудников испытывала проблему высокой текучести персонала (до 40% в год). Это создавало огромную нагрузку на кадровую службу — ежемесячно оформлялось более 500 комплектов документов на прием/увольнение. Затраты на бумагу, печать и хранение документов превышали 3 млн рублей в год.

Решение: Компания внедрила облачную систему КЭДО с мобильным приложением для сотрудников. Особенностью проекта стала интеграция с системой онбординга новых сотрудников — все документы при приеме оформлялись сразу в электронном виде.

Результат:

Время на оформление одного сотрудника сократилось с 4 часов до 40 минут
Экономия на расходных материалах составила 2,8 млн рублей в год
Оптимизация персонала составила 6 FTE (экономия на ФОТ 4,3 млн рублей за год)
Показатель eNPS сотрудников вырос на 12 пунктов
Число ошибок в кадровых документах сократилось на 94%

Кейс 3: ИТ-компания с распределенной командой

Ситуация: ИТ-компания (250 сотрудников) с полностью удаленной командой, распределенной по 18 регионам России и 5 странам. Основные проблемы: сложности с подписанием документов удаленщиками, задержки в получении оригиналов, риски потери документов, высокие затраты на почтовые отправления.

Решение: Компания внедрила полностью цифровую систему КЭДО с использованием квалифицированных электронных подписей для всех сотрудников. Была разработана детальная инструкция по получению и использованию УКЭП через Госуслуги (Госключ).

Результат:

100% сотрудников перешли на электронный документооборот
Почтовые расходы полностью ушли, экономия 720 000 рублей в год
Цикл подписания документов сократился с 10-14 дней до 1-2 часов
Был создан электронный архив кадровых документов
Кадровых процессов стали прозрачны, улучшилась лояльность сотрудников

Кейс 4: Организация с высокими требованиями к защите персональных данных клиентов

Ситуация: Частная организация столкнулась с необходимостью обеспечить максимальную защиту данных и одновременно упростить сложные процессы кадрового делопроизводства.

Решение: Компания внедрила защищенную систему КЭДО с усиленными мерами безопасности — двухфакторным распознаванием и шифрованием данных, фиксированием действий пользователей. Особое внимание уделили разработке внутренних регламентов по работе с электронными документами.

Результат:

Проверка Роскомнадзора пройдена без замечаний
Время на подготовку отчетности для контролирующих органов сократилось на 76%
Экономия на бумажном документообороте составила 380 000 рублей в год
Вырос уровень защищенности персональных данных

Заключение

Внедрение кадрового электронного документооборота в 2025 году дает работодателям ряд преимуществ:

1. Повышение эффективности кадровых процессов
Автоматизация кадровых операций сокращает время на оформление документов на 60-70% и снижает ошибки.

2. Оптимизация затрат. Затраты на бумагу, печать, доставку, хранение документов и рабочее время сотрудников сокращаются.

3. Удобство работы с удаленными сотрудниками. Удаленным сотрудникам нет необходимости присутствовать в офисе для подписания документов.

4. Прозрачность кадровых процессов. Руководители получают доступ к кадровой информации (например, текучести кадров) в любой момент.

5. Повышение безопасности хранения документов. Документы защищены от физического повреждения, утери или несанкционированного доступа.

6. Экологичность. Сокращается потребление бумаги.

5 ноября / 2025
Автор: Центр корпоративных решений