Кадровый учет 2025: полное руководство по новым требованиям и автоматизации

Кадровое делопроизводство — фундамент работы любой организации. В 2025 году ведение кадрового учета претерпело значительные изменения, связанные с цифровизацией процессов и обновлением трудового законодательства. По данным Роструда, количество нарушений в области кадрового делопроизводства выросло на 17% по сравнению с прошлым годом, а средний размер штрафа для юридических лиц составил 65 000 рублей.

Современный HR-специалист сталкивается с вызовами: переход на электронный документооборот, изменения в порядке оформления трудовых отношений, усиление контроля со стороны надзорных органов. Кадровый учет с нуля или реорганизация существующей системы требует профессиональных знаний и понимания актуальных требований.

Цель данного руководства — помочь HR-директорам, кадровикам и руководителям среднего и крупного бизнеса организовать эффективный кадровый учет, избежать типичных ошибок и штрафов. Мы рассмотрим основные изменения законодательства, предложим пошаговую инструкцию по организации кадрового делопроизводства и предоставим полный чек-лист необходимых документов.

В этой статье вы найдете практические рекомендации от экспертов в области трудового права, которые помогут вам выстроить систему кадрового учета, соответствующую всем требованиям 2025 года.

Законодательные изменения

2025 год принес ряд существенных изменений в трудовое законодательство, которые напрямую влияют на процесс ведения кадрового учета в организациях любого масштаба.

Одно из ключевых нововведений — создание публичного реестра работодателей-нарушителей трудовых прав. Теперь информация о компаниях, допустивших серьезные нарушения в области трудовых отношений, становится общедоступной. Это повышает репутационные риски для бизнеса и требует особого внимания к соблюдению норм трудового законодательства.

Изменились правила оформления трудовых договоров. Теперь в них обязательно должны быть прописаны условия о дистанционной работе, положения о защите персональных данных и порядок использования электронных подписей. Отсутствие этих пунктов может привести к штрафам при проверке.

Особое внимание уделяется институту наставничества. Введены новые нормы, регулирующие труд наставников, включая дополнительные выплаты и компенсации. Также изменился порядок компенсации за неиспользованные отгулы — теперь они должны быть выплачены в течение 10 дней после окончания календарного года, если сотрудник не использовал их по производственной необходимости.

Цифровизация кадрового учета

Процесс цифровизации кадрового делопроизводства в 2025 году вышел на новый уровень. Расширен перечень документов, которые можно вести в электронном формате. Теперь практически все кадровые документы, за исключением трудовых книжек (для сотрудников, отказавшихся от электронных трудовых книжек), могут существовать исключительно в цифровом виде.

Ужесточились требования к электронным подписям и системам электронного документооборота. Для оформления кадровых документов теперь обязательно использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для работников. Системы ЭДО должны соответствовать требованиям по защите информации и обеспечивать возможность передачи данных в государственные информационные системы.

Автоматизация кадрового учета становится необходимостью для соблюдения всех требований законодательства. Современные программы кадрового учета позволяют не только вести документооборот, но и автоматически отслеживать сроки, формировать отчетность и минимизировать ошибки.

Дефицит квалифицированных кадров

Одной из главных задач hr-специалистов в 2025 году остается поиск и удержание профессиональных сотрудников. Рынок труда переживает изменения:
демографический спад, отток специалистов в определенных областях и растущие требования самих работников к условиям труда создают вызовы для HR-специалистов.
В этих условиях компании вынуждены разрабатывать новые подходы к рекрутингу. HR-отделы активно внедряют технологии искусственного интеллекта для предварительного отбора кандидатов, используют социальные сети и профессиональные сообщества для точечного поиска нужных специалистов, а также развивают программы стажировок и обучения.

Согласно исследованиям рынка труда, 72% HR-специалистов считают удержание ключевых сотрудников приоритетной задачей в 2025 году. Компании разрабатывают комплексные стратегии удержания персонала, включающие не только конкурентную заработную плату, но и расширенные социальные пакеты, возможности для профессионального развития, гибкий график работы и комфортную корпоративную культуру.

Все эти аспекты должны быть корректно отражены в кадровой документации: положениях об оплате труда, премировании, а также в трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним. Юридически грамотное оформление этих документов помогает избежать споров и конфликтов с сотрудниками.

Управление гибридными командами

Гибридный формат работы стал нормой для многих организаций. Сочетание офисной и удаленной работы требует особого подхода к документальному оформлению трудовых отношений и контролю рабочего времени.

Документальное оформление удаленной работы в 2025 году имеет свои особенности. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему необходимо четко прописать режим работы, способы взаимодействия с руководителем, порядок обеспечения сотрудника необходимым оборудованием и компенсации расходов, связанных с удаленной работой. Также важно указать порядок контроля выполнения работником трудовых функций.

Контроль рабочего времени и производительности удаленных сотрудников представляет отдельную сложность. Компании внедряют различные системы учета рабочего времени: от простых таймтрекеров до комплексных решений с анализом активности и результативности. Важно, чтобы выбранные методы контроля были закреплены в локальных нормативных актах организации и не нарушали права работников на неприкосновенность частной жизни.

Табель учета рабочего времени для сотрудников, работающих в гибридном формате, должен вестись с особой тщательностью. Необходимо фиксировать не только факт выхода на работу, но и формат —удаленный или офисный, что важно для корректного начисления компенсаций и соблюдения требований охраны труда.

Соблюдение трудового законодательства

Соблюдение норм трудового законодательства остается важным аспектом работы HR-специалиста. По данным Роструда, в 2025 году наиболее распространенными нарушениями при проверках стали:

• Отсутствие или неправильное оформление обязательных кадровых документов (28% нарушений)
• Нарушения в области охраны труда (23% нарушений)
• Ошибки в трудовых договорах (19% нарушений)
• Нарушения порядка выплаты заработной платы (15% нарушений)
• Неправильное оформление приема, перевода и увольнения сотрудников (10% нарушений)
• Прочие нарушения (5% нарушений)

Типичные ошибки включают отсутствие обязательных условий (место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда), включение условий, ухудшающих положение работника по сравнению с законодательством, а также несоответствие фактических условий труда тем, что указаны в договоре.

Чтобы избежать штрафов за нарушения в трудовых договорах, HR-специалистам рекомендуется регулярно проводить аудит кадровой документации, использовать актуальные шаблоны документов, соответствующие последним изменениям законодательства, и своевременно вносить изменения в действующие трудовые договоры при изменении условий труда.

Базовые документы

Правильная организация кадрового делопроизводства начинается с разработки базовых локальных нормативных актов. Эти документы формируют основу системы управления персоналом и регламентируют все аспекты трудовых отношений в организации.

Правила внутреннего трудового распорядка — один из ключевых документов, регулирующих трудовые отношения в компании. В 2025 году этот документ должен включать порядок приема и увольнения работников, рабочее время и время отдыха, основные права и обязанности сторон, и положения о дистанционной работе, правила использования электронных систем коммуникации, порядок обработки персональных данных сотрудников и меры по обеспечению информационной безопасности.

Штатное расписание обязательный документ для всех работодателей. Оно определяет структуру организации, штатный состав и численность работников. В 2025 году особое внимание следует уделить корректному указанию должностей в соответствии с профессиональными стандартами и новым Единым тарифно-квалификационным справочником. Должностные инструкции должны быть согласованы со штатным расписанием и отражать актуальные трудовые функции сотрудников.

Положение об оплате труда и премировании приобретает особую значимость в условиях высокой конкуренции за квалифицированные кадры. Этот документ должен четко определять систему оплаты труда, порядок установления окладов, надбавок и доплат, а также критерии премирования сотрудников. В 2025 году рекомендуется включить в положение разделы о дополнительных выплатах за удаленную работу, компенсациях за использование личного оборудования при работе из дома и особенностях оплаты труда при гибридном формате работы.

Документы по личному составу

Документы по личному составу составляют основу кадрового учета и требуют особой тщательности при оформлении, так как именно они чаще всего проверяются контролирующими органами и становятся предметом трудовых споров.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним должны соответствовать актуальным требованиям трудового законодательства. В 2025 году обязательными элементами трудового договора являются:

• Сведения о сторонах договора
• Место работы с указанием структурного подразделения
• Трудовая функция с указанием должности и квалификационных требований
• Дата начала работы
• Условия оплаты труда
• Режим рабочего времени и времени отдыха
• Условия труда на рабочем месте
• Условия об обязательном социальном страховании
• Положения о защите персональных данных
• Порядок использования электронных подписей при электронном документообороте
• Условия о дистанционной работе, даже если работник работает стационарно

Приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении могут оформляться как по унифицированным формам, так и по формам, разработанным работодателем. При разработке собственных форм важно включить все обязательные реквизиты: наименование организации, название документа, дату и номер, содержание приказа, основание, подписи ответственных лиц и работника. В 2025 году все приказы могут оформляться в электронном виде с использованием электронных подписей.

Личные карточки сотрудников остаются обязательным элементом кадрового учета. В них фиксируются основные сведения о работнике, его образовании, стаже, переводах, отпусках и т. д. В 2025 году особое внимание следует уделить разделам о повышении квалификации и профессиональной переподготовке, а также сведениям о дистанционной работе. Личные карточки могут вестись в электронном виде при условии обеспечения надлежащей защиты персональных данных.

Документы по учету рабочего времени

Корректный учет рабочего времени влияет на расчет заработной платы и соблюдение трудовых прав работников.

Табель учета рабочего времени основной документ для учета фактически отработанного времени. В 2025 году особенности ведения табеля связаны с распространением гибридного формата работы. Необходимо фиксировать не только явки и неявки, но и формат работы. Табель может вестись в электронном виде с использованием специализированных программ, интегрированных с системами контроля доступа и таймтрекерами.

График отпусков должен составляться ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В 2025 году при составлении графика отпусков необходимо учитывать новые категории работников, имеющих право на приоритетный выбор времени отпуска, а также особенности предоставления отпусков дистанционным работникам. График отпусков может вестись в электронном виде, но должен быть доступен всем работникам организации.

Необходимо четко фиксировать время начала и окончания сверхурочной работы, ее продолжительность и основания привлечения работника. Для дистанционных работников должен быть установлен четкий порядок учета сверхурочной работы, закрепленный в локальных нормативных актах. Все переработки должны быть оформлены соответствующими приказами и оплачены в повышенном размере согласно требованиям Трудового кодекса.

Преимущества КЭДО для бизнеса

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 2025 году стал необходимостью для эффективного управления персоналом. Внедрение КЭДО предоставляет бизнесу ряд существенных преимуществ.

Прежде всего, электронный документооборот обеспечивает значительную экономию времени и ресурсов. По оценкам экспертов, переход на КЭДО позволяет сократить временные затраты на оформление кадровых документов на 40−60%. Отпадает необходимость в распечатке документов, их физическом подписании и хранении, что снижает расходы на бумагу, печать, архивные помещения и канцелярские принадлежности. HR-специалисты могут сосредоточиться на более стратегических задачах вместо рутинной бумажной работы.

Упрощение хранения и поиска документов — еще одно важное преимущество КЭДО. Электронные документы хранятся в структурированных базах данных, что позволяет мгновенно находить нужную информацию по различным параметрам (ФИО сотрудника, дата, тип документа и т. д.). Система электронного архива обеспечивает быстрый доступ к документам любой давности при соблюдении всех требований к срокам хранения.

В отличие от бумажных документов, которые могут быть утеряны, повреждены или уничтожены, электронные документы хранятся в защищенных системах с регулярным резервным копированием. Это минимизирует риски утраты важной информации и связанные с этим юридические последствия. Кроме того, системы КЭДО обеспечивают контроль версий документов, что позволяет отслеживать все изменения и при необходимости восстанавливать предыдущие версии.

Пошаговый план перехода на КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот требует планирования и поэтапной реализации. Предлагаем пошаговую инструкцию, которая поможет организовать этот процесс максимально эффективно.

Шаг 1: Выбор платформы для электронного документооборота. На рынке представлено множество решений для КЭДО, различающихся функциональностью, стоимостью и сложностью внедрения. При выборе платформы необходимо учитывать следующие критерии:

• Соответствие требованиям законодательства о защите персональных данных и электронной подписи
• Возможность интеграции с используемыми в компании HR-системами и бухгалтерскими программами
• Наличие функционала для создания, согласования, подписания и хранения всех типов кадровых документов
• Удобство интерфейса для всех категорий пользователей
• Масштабируемость решения в соответствии с ростом компании
• Возможность работы с различными типами электронных подписей
• Наличие мобильного приложения для удаленного доступа
• Уровень технической поддержки и обучения

Шаг 2: Разработка локальных нормативных актов. Для легитимного перехода на КЭДО необходимо разработать и утвердить следующие документы:

• Положение об электронном документообороте, регламентирующее порядок создания, подписания, использования и хранения электронных документов
• Изменения в правила внутреннего трудового распорядка, отражающие особенности работы с электронными документами
• Политику в отношении обработки персональных данных с учетом особенностей их обработки в электронном виде
• Регламент использования электронных подписей
• Инструкции для сотрудников по работе с системой КЭДО

Шаг 3: Получение согласия сотрудников. Согласно трудовому законодательству, переход на электронный документооборот возможен только с согласия работников. Необходимо разработать форму согласия и организовать его получение от всех сотрудников. Важно помнить, что работник имеет право отказаться от электронного взаимодействия, и в этом случае для него должна быть сохранена возможность работы с бумажными документами.

Шаг 4: Обучение персонала. Успешное внедрение КЭДО невозможно без качественного обучения всех участников процесса. Необходимо организовать обучающие семинары для HR-специалистов, руководителей подразделений и рядовых сотрудников, разработать понятные инструкции и обеспечить техническую поддержку на этапе внедрения.

Шаг 5: Тестирование системы. Перед полномасштабным внедрением рекомендуется провести пилотное тестирование системы на ограниченной группе сотрудников или отдельном подразделении. Это позволит выявить возможные проблемы и скорректировать процессы до массового перехода.

Шаг 6: Поэтапное внедрение. Оптимальная стратегия — поэтапный переход на КЭДО, начиная с наиболее простых и часто используемых документов (заявления, уведомления) и постепенно переходя к более сложным (трудовые договоры, приказы).

Шаг 7: Мониторинг и оптимизация. После внедрения системы необходимо регулярно анализировать ее эффективность, собирать обратную связь от пользователей и вносить необходимые корректировки.

Правильная организация хранения электронных кадровых документов — аспект КЭДО, обеспечивающий юридическую значимость документов и их доступность при необходимости.

Сроки хранения различных типов документов в электронном виде аналогичны срокам хранения бумажных документов и регламентируются Перечнем типовых управленческих архивных документов. Основные сроки хранения кадровых документов в 2025 году:

• Документы по личному составу (личные дела, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении) — 50 лет для документов, созданных до 2003 года, и 75 лет для документов, созданных после 2003 года
• Личные карточки работников — 75 лет
• Табели учета рабочего времени — 5 лет
• Графики отпусков — 3 года
• Заявления работников о предоставлении отпусков — 5 лет
• Документы о командировках — 5 лет
• Штатное расписание — постоянно

Требования к электронному архиву включают обеспечение целостности и аутентичности документов, защиту от несанкционированного доступа, регулярное резервное копирование, возможность восстановления данных в случае сбоев, а также поддержание актуальности форматов хранения. Система должна обеспечивать возможность экспорта документов для передачи в государственные архивы по истечении сроков ведомственного хранения.

Для обеспечения юридической значимости электронных документов необходимо соблюдать следующие условия:

• Использование квалифицированной электронной подписи для работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписи для работников
• Фиксация времени создания и подписания документов
• Обеспечение возможности проверки подлинности электронной подписи на протяжении всего срока хранения документа
• Использование сертифицированных средств криптографической защиты информации
• Регулярный аудит системы электронного архива

Внедрение системы автоматизации

Подготовка данных для миграции это этап, от которого зависит корректность работы системы в будущем. Необходимо провести аудит существующей кадровой документации, выявить и исправить ошибки и несоответствия, структурировать данные в соответствии с требованиями новой системы. Внимание следует уделить личным делам сотрудников, истории кадровых перемещений, данным о стаже и отпусках. Рекомендуется разработать четкий план миграции данных с указанием ответственных лиц, сроков и контрольных точек.

Обучение персонала — это условие успешного внедрения системы автоматизации. Необходимо организовать обучение для всех категорий пользователей:

• Администраторы системы — глубокое изучение всех функций, настройка и администрирование
• HR-специалисты — обучение работе со всеми модулями, связанными с кадровым учетом и управлением персоналом
• Руководители подразделений — обучение работе с модулями для управления своими сотрудниками (согласование отпусков, оценка эффективности и т.д.)
• Рядовые сотрудники — обучение работе с личным кабинетом, просмотру расчетных листков, подаче заявлений, подписанию документов

Обучение может проводиться в различных форматах: очные тренинги, вебинары, видеоуроки, интерактивные инструкции. Важно разработать понятные инструкции и обеспечить техническую поддержку на этапе внедрения.

Типичные сложности при внедрении систем автоматизации кадрового учета и пути их решения:

• Сопротивление персонала изменениям. Решение: проведение информационной кампании о преимуществах новой системы, вовлечение ключевых сотрудников в процесс внедрения, поэтапное внедрение с демонстрацией быстрых побед.
• Несоответствие функциональности системы бизнес-процессам компании. Решение: тщательный анализ бизнес-процессов на этапе выбора системы, проведение пилотного проекта перед полномасштабным внедрением, кастомизация системы под потребности компании.
• Проблемы с качеством данных. Решение: тщательная подготовка и очистка данных перед миграцией, разработка и внедрение процедур контроля качества данных.
• Сложности с интеграцией с другими системами. Решение: привлечение специалистов по интеграции, использование стандартных API и коннекторов, тестирование интеграции на пилотном проекте.
• Недостаточная производительность системы. Решение: правильный выбор технической инфраструктуры, оптимизация настроек системы, регулярное обновление и мониторинг производительности.

Успешное внедрение системы автоматизации кадрового учета требует четкого планирования, вовлечения всех заинтересованных сторон, качественного обучения персонала и постоянного мониторинга результатов. При правильном подходе автоматизация позволяет значительно повысить эффективность кадрового учета, минимизировать ошибки и обеспечить соответствие всем требованиям законодательства.

Кадровый учет в 2025 году претерпел изменения, связанные с цифровизацией процессов, обновлением трудового законодательства и новыми вызовами на рынке труда. Ключевые тренды, которые будут определять развитие кадрового учета в ближайшие годы:

• Полный переход на электронный документооборот с использованием квалифицированных электронных подписей
• Интеграция HR-систем с государственными информационными платформами
• Применение искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов и аналитики
• Усиление требований к защите персональных данных сотрудников
• Развитие гибких форм занятости и соответствующих моделей кадрового учета
• Фокус на благополучии сотрудников и создании комфортной рабочей среды

Для организации эффективного кадрового учета в современных условиях HR-специалистам необходимо:

• Постоянно следить за изменениями в трудовом законодательстве и оперативно адаптировать кадровые процессы
• Внедрять современные технологические решения для автоматизации рутинных операций
• Регулярно проводить аудит кадровой документации для выявления и устранения ошибок
• Инвестировать в обучение и развитие HR-специалистов
• Выстраивать эффективное взаимодействие между кадровой службой, бухгалтерией и юридическим отделом
• Разрабатывать и внедрять четкие регламенты кадровых процедур

Правильно организованный кадровый учет — важный инструмент управления персоналом, обеспечивающий защиту интересов как работодателя, так и сотрудников. В условиях цифровой трансформации и изменения моделей занятости роль HR-специалистов становится все более стратегической, требуя сочетания глубоких знаний в области трудового права, навыков работы с современными технологиями и понимания бизнес-процессов компании.