ЦКР внедрил электронные больничные листы:
как упростить процесс

Потребность в автоматизации

Ежегодно мы обрабатываем более 90 000 больничных листов своих сотрудников и сотрудников клиентов, что приводит к высоким операционным трудозатратам на их обработку. В периоды роста заболеваемости количество больничных листов доходит до 1000 в день, а это приводит к переработкам.
До внедрения электронных листов нетрудоспособности все процедуры проводились вручную, что занимало много времени, требовало ресурсов и создавало потенциальные риски ошибок. Сотрудникам необходимо было получать бумажные листы, передавать их в отдел кадров или бухгалтерию, где их проверяли и вводили в систему.

Цели и задачи проекта

Автоматизация и оптимизация. Чтобы сервис электронный больничный лист работал эффективно, необходимо было автоматизировать передачу и обработку данных, исключив человеческий фактор на промежуточных этапах. Основная задача заключалась в том, чтобы сделать процесс обработки листов нетрудоспособности быстрым, прозрачным и минимально подверженным ошибкам.

Дополнительными целями проекта стали:

1. Автоматический обмен данными между кадровой системой и Социальным фондом России (СФР);
2. Сокращение времени на обработку каждого больничного листа и минимизация ручного труда, а значит сокращение количества ошибок, повышение скорости выплат сотрудникам и снижение нагрузки на операционные подразделения;
3. Сопутствующей целью стало повышение уровня удовлетворенности сотрудников с появлением возможности отслеживать статус листов нетрудоспособности в режиме реального времени через личный кабинет на корпоративном портале.

Драйверами старта проекта стали реализация проекта кадрового электронного документооборота (КЭДО) в 2023 году, изменение законодательства и внедрение проактивных выплат, а также возможность интеграции с Социальным фондом России (СФР).
В современном бизнесе время и ресурсы — одни из важнейших показателей эффективности. Одной из ключевых задач компаний становится внедрение автоматизированных решений, способных не только ускорить рутинные процессы, но и сделать их более прозрачными и надежными для всех сотрудников компании и клиентов. ЦКР не первый год внедряет цифровые кадровые сервисы, и новым этапом на этом пути стал переход на ЭБЛ. Запуск нового сервиса позволил упростить процесс оформления больничных листов и улучшить качество взаимодействия с Социальным фондом России (СФР).

Для простоты понимания важно разделить сервис на две составляющие: интерфейс для сотрудника и взаимодействие компании и госоргана. Для сотрудника все предельно просто: ему достаточно открыть лист нетрудоспособности в поликлинике. Далее весь путь больничного листа доступен ему в режиме реального времени: от поступления информации из СФР до завершения обработки и начисления пособия — все это отслеживается в личном кабинете на корпоративном портале. Как только информация поступает в компанию из СФР, сервис автоматически направляет уведомления сотруднику и его руководителю об открытии/продлении или закрытии листа нетрудоспособности.
Также у сотрудников появилась возможность подать на портале электронное заявление на отмену или корректировку даты начала оплаты листа нетрудоспособности, подать заявление на отпуск по беременности и родам. Ранее для этого необходимо было прийти в офис лично.
Говоря о части взаимодействия с госорганом, то здесь стоит отметить сложную интеграцию между несколькими системами. При открытии листа нетрудоспособности сотрудником, информация из СФР поступает напрямую в кадровую систему компании. Сервис автоматически проверяет все данные, выявляет возможные ошибки или пересечения и направляет их на доработку, если это необходимо. Например, если по каким-то причинам данные в листе нетрудоспособности не совпадают с данными в кадровой системе компании, сервис уведомляет ответственных сотрудников о необходимости провести проверку.
Как только все данные проверены, сервис автоматически проводит документ в учетной кадровой системе, рассчитывает больничный и формирует xml-реестр для отправки в СФР. Сотруднику кадровой службы остается только отправить данные в СФР в зашифрованном виде нажатием одной кнопки.

Во-первых, это сложнейшая интеграция с СФР. Для реализации этой задачи ЦКР выбрала набор решений Контур.ERP, который обеспечил надежную интеграцию и обмен данными между системами компании и СФР.

Во-вторых, обеспечение безопасности передачи данных. При реализации интеграции с СФР использованы наиболее безопасные протоколы и алгоритмы шифрования, полностью соответствующие требованиям Федерального законодательства в части защиты персональных данных, поскольку конфиденциальность и целостность данных сотрудников всегда является приоритетом для ЦКР.

В-третьих, обеспечение работоспособности уже имеющихся систем цифровой обработки данных. В этом помогло выбранное решение Контур.ERP: оно позволило нам обойти необходимость сложной интеграции через API и воспользоваться уже готовыми инструментами. Процесс получился простой, система — гибкой и масштабируемой, а сроки проекта сократились.

Из сопутствующих сложностей можно отметить периодическую недоступность тестового контура и отсутствие выделенного канала поддержки со стороны Социального Фонда России. Кроме того, во время проекта происходили изменения законодательства, а это соответственно влияло на подход к расчету больничных и взаимодействию с СФР.

Оглядываясь назад, оценивая результаты, можно сказать, что внедрение цифровых сервисов для сотрудников — насущная необходимость для компаний, стремящихся к высокой эффективности кадровых процессов.

В рамках проекта полностью автоматизированы следующие операции:

• проведение листа нетрудоспособности в HR системе
• обработка пересечений больничного с другими типами отсутствий
• расчет листов нетрудоспособности с формированием реестра для СФР
• отражение в табеле учета рабочего времени
• массовое подписание документов по одной кнопке
• уведомления для сотрудника и руководителя
• формирование сведений о застрахованных лицах
• расчет листов нетрудоспособности по договорам гражданско-правового характера

Благодаря внедрению ЭБЛ удалось:

• на 8 000 часов сократить рабочее время на обработку больничных и на 10 000 часов сократить время сотрудников на подписание сведений о застрахованных и заявлений об отмене / изменении больничного листа.
• в два раза снизить количество сотрудников, обрабатывавших листы нетрудоспособности.
• в два раза сократить количество претензий, связанных с листами нетрудоспособности, так как теперь сотрудник всю информацию видит в режиме онлайн.

Сегодня 82% больничных обрабатываются полностью в автоматическом режиме и 100% листов нетрудоспособности обрабатываются в новом сервисе.