Как рассчитать отпускные правильно

Законодательство нашей страны активно меняется, подстраиваясь под реалии мира, потребности государства и запросы работников. Одна из наиболее стабильных и устоявшихся норм в сфере расчетов с персоналом — расчет сумм отпускных выплат.

Напомним, что согласно Трудовому кодексу отпуск должен оплачиваться по среднему заработку, а вот порядок расчета среднего заработка и его особенности регулирует Постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007г. Последние изменения документ претерпел в далеком 2017 году.

Определяем расчетный период, который составляет 12 месяцев до наступления отпуска, определяем состав выплат, произведенных сотруднику в расчетном периоде. Рассчитываем сумму дохода в расчетном периоде и делим ее на сумму приведенных к среднемесячному количеству календарных дней (29.3), приходящихся на отработанное время. Если отпуск начинается в феврале 2025 года, расчетный период принимаем равным с февраля 2024 года по январь 2025 года.

Обратите внимание, что из правил, как всегда, есть исключения! К таким исключениям относится описанная в п.8 Постановления ситуация, когда сотрудник только трудоустроен. При отсутствии у него до начала отпуска заработка или фактически отработанных дней, средний заработок определяется исходя из установленной сотруднику тарифной ставки или оклада. Если же вы успели начислить сотруднику до его отпуска заработную плату, то расчет осуществляется исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанных дней — об этом говорится в пункте 7 обсуждаемого документа.

Согласно пункту 6 Постановления, если в расчетном периоде отсутствуют данные о заработке сотрудника, необходимо применить метод отката к предыдущим периодам, где у сотрудника был заработок за аналогичный интервал год.

Разобравшись с периодом расчета, предлагаем углубиться в тему, какой заработок включать в расчет. В расчет среднего заработка входит, в первую очередь, заработная плата за фактически отработанное время в различных ее формах: доплаты и надбавки, установленные системой оплаты труда и федеральными законами, премии.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие. Из расчета так же исключаются суммы и периоды, когда сотрудник был на больничном, в командировке, в отпуске по уходу за ребенком или беременности и родам, а также прочим отсутствиям, за время которых за ним сохранялся средний заработок. Наиболее полный список видов оплаты, которые включаются и исключаются из расчета среднего заработка для отпуска, отражены в пунктах 2-5 Постановления.

На первый взгляд все просто, но есть и свои особенности учета сумм заработка. В основном особенности касаются порядка учета премий. Например, ежемесячные премии учитываются в среднем заработке не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Премии, превышающие 1 месяц, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. Годовые премии, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения. Все основные тонкости учета премий изложены в п. 15 Постановления.

Какие еще есть особенности при расчете и выплате отпускных? Хотелось бы обратить внимание на некоторые, которые могут стать ключевыми или критичными.
В первую очередь, в ЛНА работодателя или коллективном договоре может быть предусмотрен иной порядок расчета среднего заработка для отпуска, но важно, чтобы изложенные в вашем ЛНА особенности не только упрощали жизнь бухгалтеру, но и ставили в более выгодные условия сотрудников компании. При нарушении данной нормы инспекция по труду применит санкции за нарушение трудового законодательства.

Еще одна особенность, на которую хочется обратить внимание, установлена пунктом 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 года N 169 и действует по настоящее время! Если до увольнения сотрудник отработал полные одиннадцать месяцев, и при этом, не использовал свое право на отпуск, при увольнении по любым причина, мы обязаны выплатить ему компенсацию неиспользованных дней отпуска, как за целый год (28 дней). Также данная норма применима при увольнении сотрудника в связи с сокращением численности штата, либо призывом на военную службу, при условии, что он работал в компании не меньше 5-ти с половиной месяцев.

И в завершении несколько советов, которые помогут в расчете отпускных и в управлении процессом отпусков в целом:

1. Внимательно изучайте трудовое законодательство.
2. Проводите регулярные проверки результатов расчета, чтобы убедиться в их корректности.
3. Информируйте сотрудников о том, как рассчитываются их отпускные.
4. Используйте автоматизированные системы расчета — это значительно упростит процесс и повысит точность расчета.

Однако, в соответствии с законодательной гильотиной, установленной Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467 данный документ утрачивает силу с 1 сентября 2025 года. На момент подготовки публикации, Минтруд выдвинул на общественные обсуждения новую версию Положения. При сравнительном анализе, на текущей стадии изменения не значительны, в основном связаны с закреплением позиций Конституционного суда и устоявшейся, но не закрепленной практикой. К таким изменениям, относится, например, исключение из расчета выходных дней, отработанных во время командировки. Еще одним важным изменением Минтруд упрощает порядок расчета среднего заработка сокращаемым сотрудникам. При утверждении документа в его текущем виде, выходное пособие будет рассчитываться исходя из среднего заработка сотрудника, умноженного на константу 20,6, что значительно упростит жизнь бухгалтеру и приведет к справедливому расчету выплат сокращаемым сотрудникам.