Как работает аутсорсинг и автоматизация для управления бизнесом

Как настроить автоматизацию

Сегодня почти все компании частично или полностью используют цифровые продукты. Автоматизация бизнес-процессов позволяет упростить и оптимизировать ежедневные задачи. Например, в кадровом делопроизводстве можно автоматизировать выдачу справок, внесение данных в личное дело и многое другое. Некоторые предприятия занимаются внедрением цифровизации самостоятельно, при этом привлекая значительные финансовые, временные и людские ресурсы.
Есть и другой вариант — передать часть задач для автоматизации на аутсорсинг, где уже есть готовые инструменты, а процессы давно выстроены.
Любые нововведения нуждаются в правильной подаче, иначе они просто не приживутся. Часто персонал внутренне сопротивляется изменениям. Чтобы избежать негативных моментов, аутсорсинговая компания работает комплексно, взаимодействуя с разными интересантами:

● Руководство, то есть заказчик услуги. Любая работа над оптимизацией начинается с консультации с руководством, где обе стороны обсуждают этапы внедрения.

● Техническая команда на стороне компании. Необходимо проговорить со всеми службами, ответственными лицами процессы взаимодействия. Через них решаются технические вопросы, фиксируется аналитика.

● Непосредственно сотрудники. Они ежедневно используют цифровые продукты для получения информации и справок.

В процессе аутсорсинга поддерживаются все эти 3 канала, что обеспечивает прозрачность коммуникации и высокую эффективность работы.

Преимущества аутсорсинга

Любой средний и крупный бизнес имеет значительный штат персонала. Кадровое взаимодействие с сотрудниками подразумевает постоянное выполнение рутинных задач, бумажный документооборот занимает много времени и сил у кадровиков, они вынуждены заниматься повторяющимися операциями.
Цель аутсорсинга — избавить компанию-заказчика от погружения в задачи, которые не являются стратегически важными. Через цифровые продукты можно оптимизировать большинство процессов, тем самым повысив эффективность работы предприятия.
Другие плюсы решения:

● Распределение

С помощью перевода рутинных задач, например, учета рабочего времени, выдачи справок и отчетности на аутсорсинг, освобождается время кадровых сотрудников. Благодаря делегированию, HR-специалисты могут посвятить больше времени подбору высококвалифицированного персонала, переобучению сотрудников, формированию кадрового резерва, выяснению причин текучести кадров и улучшению бренда работодателя.

● Высокая эффективность работы

Аутсорсинговые компании постоянно занимаются вопросами оптимизации, разрабатывают собственные цифровые продукты, то есть глубоко погружаются в этом направлении. Вероятность ошибок у них редка, а любые дефектные операции быстро отслеживаются и решаются. Число претензий пользователей минимально.

● Внедрение цифровых продуктов собственной разработки

Клиенту не нужно самому углубляться в операционные процессы, тратить финансовые ресурсы на новые цифровые программы, бюджетировать высокие IT-расходы. Клиент получает доступ в личный кабинет, где он отслеживает текущее взаимодействие с подрядчиком. В личном кабинете ведётся статистика по выполнению SLA, объёму работ, стоимости услуг, наличию инцидентов со статусом. Руководство всегда имеет доступ к аналитике для принятия управленческих решений: анализу текучести кадров, численности персонала и т.д.
На аутсорсинге компания автоматически получает постоянную обратную связь для решения технических и других задач. Клиент вправе вносить изменения в проект, разбирать текущие инциденты, анализировать достижения.