Основные этапы внедрения аутсорсинга

Сотрудники, которых переводили в новый отдел, должны были вручную подписывать дополнительные соглашения к трудовому договору о переводе на новые финансовые условия. Затем с этим документом ехать в другую часть предприятия до отдела кадров. Кадровик вносила информацию в специальную программу, после чего сотрудник мог рассчитывать на новые условия. Казалось бы, легкий процесс на бумаге давал сбой в реальной жизни. Зачастую сотрудники не своевременно приносили необходимые документы. Проблема носила массовый характер. В итоге работник не получал в полной мере зарплату и был недоволен тем, что сотрудник кадровой службы перекладывает на него ответственность, а кадровик винил работника в том, что тот не принес в нужный момент документы. Можно долго спорить кто прав, а кто виноват, но это не решит проблему. В это время компания теряет время, деньги и ценных людей. А проблема сводится к низкому уровню прозрачности и обмена информации между разными структурами одной группы и сотрудниками. Ответственность за управление подобными ситуациями размыта между кадровиком и работником. Из-за чего возникает негодование с двух сторон, стресс, недовольство и неудовлетворенность.

Все стало прозрачнее и быстрее. Сотрудники теперь подписывают дополнительное соглашение при помощи электронной подписи прямо с их смартфонов. Документ автоматически попадает в учетную систему и обрабатывается. В нужное время человеку просто приходят его деньги с учетом изменений оклада. Как итог, кратно возросло доверие к компании среди работников, а сама компания приобрела статус высокотехнологичной и укрепила свой бренд среди соискателей.

Когда клиент понимает, что готов доверить нам решение своих проблем, мы начинаем процесс миграции. На старте мы проводим тщательную подготовку, начинаем с обследования процессов. Мы садимся с сотрудниками компании-клиента и внимательно разбираемся, как выстроена работа в кадровом администрировании и бухгалтерском учете в части оплаты труда.

Наша задача на этапе понять:

• Как выстроены кадровые и бухгалтерские процессы?
• Где и кем формируются те или иные документы и в какие сроки?
• Кто и за что отвечает?
• Как и где все архивируется?

На первом этапе мы собираем всю доступную информацию по интересующим нас процессам — документы, инструкции, регламенты. Уже на основе полученной информации, в первую очередь, мы разрабатываем реестр изменений. Это документ, в котором мы прописываем схему, как на данный момент устроены HR-процессы и какие именно изменения нужно в них внести. Например, это могут быть такие задачи, как «привести к единому шаблону форматы приказов», либо, уже на более высоком уровне, «изменить взаимодействие по процессу между разными подразделениями». В работе мы опираемся на своей многолетний опыт, однако всегда предлагаем решение с учетом особенностей бизнеса и пожеланий заказчика.

Второй важный документ, который мы формируем совместно с клиентом — регламент документооборота. В нем мы указываем, когда и с какой регулярностью стороны ждут рабочую информацию и документы друг от друга. Отдельным документом закрепляются показатели эффективности (SLA) в разрезе оценки процессов. Так мы закрепляем тот уровень качества, который обязуемся соблюдать. Первый этап работы занимает в среднем не более 2-х месяцев.

Итак, мы договорились о правилах работы, утвердили, какие процессы меняем, какие нет.
Дальше мы готовим шаблон миграции с платформы клиента в IT-экосистему ЦКР, на базе которой мы и будем дальше работать. После миграции мы тестируем корректность работы еще несколько недель, чтобы быть уверенным, что все документы и отчеты заполнялись точно, а зарплата считалась правильно. IT-экосистема ЦКР включает в себя не только инфраструктурные решения, но и набор сервисов, которые упрощают сотрудникам работу с HR-задачами. Это могут быть чат-боты, личные кабинеты, корпоративные порталы и так далее.

Есть часть документов, которые нельзя обрабатывать онлайн из-за ограничений по законам. Для работы с ними мы создаем небольшое подразделение на территории клиента в соответствии со всеми мерами безопасности: отдельным кабинетом, сейфом, с доступом в помещение только уполномоченным на то сотрудникам.

Обычно, после этапа работы с процессами, мы обучаем работников как пользоваться личным кабинетом, чтобы быстро решать все задачи. Например, как подать заявление на отпуск или подписать приказ о повышении. Объясняем, что именно поменяется в работе и у кого можно будет спросить совета.

При этом интерфейс доступен не только для сотрудников в виде портала, но и для самих HR. Так, сотрудники видят метрики по качеству работы процессов, сроков, SLA в онлайн-режиме, и могут оперативно принимать решения.

Обычно этот этап занимает не более 3-х месяцев. Когда все работы завершены, мы совместно с клиентом определяем дату продуктивного запуска системы.

На третьем этапе проектная команда заканчивает свою работу, и ЦКР начинает обслуживать процессы клиента в своей IT-экосистеме, а проект переходит в так называемый период стабилизации. На протяжении еще 3-х месяцев наша команда поддержки внимательно следит за процессами клиента и корректирует недочеты. По необходимости корректируем взаимодействие по процессам, отвечаем на все вопросы, предоставляем необходимые отчеты.
Как вы поймете, что не зря заплатили нам за работу
Как говорили, в начале миграции мы прописываем показатели, которые будем обязаны соблюдать без всяких оговорок. Обычно с клиентами, начиная с периода стабилизации и в течении всего дальнейшего взаимодействия, мы договариваемся отслеживать уровень SLA (Service level agreement) — параметр эффективности сервиса. Иными словами, насколько комфортнее вашим сотрудникам стало работать благодаря переменам в кадровых и бухгалтерских процессах.

Мы устанавливаем планку, ниже которой не имеем право опускаться и обязуемся достичь высокого уровня SLA — без этого наша работа не может считаться выполненной.

Особый фокус, который мы принимаем, это работа с государственными органами и в целом процессы по соблюдению законодательства на всех этапах работы.

Поэтому, например, второй параметр, за которым мы предлагаем следить — пени и штрафы. Мы прописываем, что с нами у клиента, по вопросам в нашей зоне ответственности, не будет проблем с налоговой, ведь всю отчетность мы готовим точно и в срок. Если же у фискальной службы есть какие-то претензии к нашей части работы, мы компенсируем издержки.

Миграция обычно происходит в достаточно короткий период времени — от 3 до 6 месяцев, однако в результате позволяет сэкономить десятки тысяч часов ваших сотрудников, повысить их лояльность и придать всему бизнесу новый импульс. Например, наш опыт подтвержден победой в премии «Лучший ОЦО 2022» в номинации «Управление клиентским опытом».

Обратитесь к нашим менеджерам за дополнительной консультацией или предварительного обсуждения задач, где мы можем быть вам потенциально полезны.

Более 15 лет мы помогаем российскому бизнесу автоматизировать сложные процессы. Среди наших клиентов: НЛМК, «Первая портовая компания», «Первая грузовая компания» и другие ключевые российские предприятия. Наш опыт на рынке ценят: ЦКР — обладатель премий «Лучший проект по мнению бизнес-сообщества СКБ Контур», и «Лучший внешний ЭДО» по мнению CFO.