Основные этапы внедрения аутсорсинга

Типичная ситуация на крупном промышленном предприятии.

До работы с нами:

Сотрудники, которых переводили в новый отдел, должны были вручную подписывать дополнительные соглашения к трудовому договору о переводе на новые финансовые условия. Затем с этим документом ехать в другую часть предприятия до отдела кадров. Кадровик вносила информацию в специальную программу, после чего сотрудник мог рассчитывать на новые условия. Казалось бы, легкий процесс на бумаге давал сбой в реальной жизни. Зачастую сотрудники не своевременно приносили необходимые документы. Проблема носила массовый характер. В итоге работник не получал в полной мере зарплату и был недоволен тем, что сотрудник кадровой службы перекладывает на него ответственность, а кадровик винил работника в том, что тот не принес в нужный момент документы. Можно долго спорить кто прав, а кто виноват, но это не решит проблему. В это время компания теряет время, деньги и ценных людей. А проблема сводится к низкому уровню прозрачности и обмена информации между разными структурами одной группы и сотрудниками. Ответственность за управление подобными ситуациями размыта между кадровиком и работником. Из-за чего возникает негодование с двух сторон, стресс, недовольство и неудовлетворенность.

После начала работы с нами:

Все стало прозрачнее и быстрее. Сотрудники теперь подписывают дополнительное соглашение при помощи электронной подписи прямо с их смартфонов. Документ автоматически попадает в учетную систему и обрабатывается. В нужное время человеку просто приходят его деньги с учетом изменений оклада. Как итог, кратно возросло доверие к компании среди работников, а сама компания приобрела статус высокотехнологичной и укрепила свой бренд среди соискателей.

Первый этап внедрения. Обследование процессов
Когда клиент понимает, что готов доверить нам решение своих проблем, мы начинаем процесс миграции. На старте мы проводим тщательную подготовку, начинаем с обследования процессов. Мы садимся с сотрудниками компании-клиента и внимательно разбираемся, как выстроена работа в кадровом администрировании и бухгалтерском учете в части оплаты труда.

Наша задача на этапе понять:

• Как выстроены кадровые и бухгалтерские процессы?
• Где и кем формируются те или иные документы и в какие сроки?
• Кто и за что отвечает?
• Как и где все архивируется?

На первом этапе мы собираем всю доступную информацию по интересующим нас процессам — документы, инструкции, регламенты. Уже на основе полученной информации, в первую очередь, мы разрабатываем реестр изменений. Это документ, в котором мы прописываем схему, как на данный момент устроены HR-процессы и какие именно изменения нужно в них внести. Например, это могут быть такие задачи, как «привести к единому шаблону форматы приказов», либо, уже на более высоком уровне, «изменить взаимодействие по процессу между разными подразделениями». В работе мы опираемся на своей многолетний опыт, однако всегда предлагаем решение с учетом особенностей бизнеса и пожеланий заказчика.

Второй важный документ, который мы формируем совместно с клиентом — регламент документооборота. В нем мы указываем, когда и с какой регулярностью стороны ждут рабочую информацию и документы друг от друга. Отдельным документом закрепляются показатели эффективности (SLA) в разрезе оценки процессов. Так мы закрепляем тот уровень качества, который обязуемся соблюдать. Первый этап работы занимает в среднем не более 2-х месяцев.

Второй этап внедрения. Подготовка к новой жизни

Итак, мы договорились о правилах работы, утвердили, какие процессы меняем, какие нет.
Дальше мы готовим шаблон миграции с платформы клиента в IT-экосистему ЦКР, на базе которой мы и будем дальше работать. После миграции мы тестируем корректность работы еще несколько недель, чтобы быть уверенным, что все документы и отчеты заполнялись точно, а зарплата считалась правильно. IT-экосистема ЦКР включает в себя не только инфраструктурные решения, но и набор сервисов, которые упрощают сотрудникам работу с HR-задачами. Это могут быть чат-боты, личные кабинеты, корпоративные порталы и так далее.

Есть часть документов, которые нельзя обрабатывать онлайн из-за ограничений по законам. Для работы с ними мы создаем небольшое подразделение на территории клиента в соответствии со всеми мерами безопасности: отдельным кабинетом, сейфом, с доступом в помещение только уполномоченным на то сотрудникам.

Обычно, после этапа работы с процессами, мы обучаем работников как пользоваться личным кабинетом, чтобы быстро решать все задачи. Например, как подать заявление на отпуск или подписать приказ о повышении. Объясняем, что именно поменяется в работе и у кого можно будет спросить совета.

При этом интерфейс доступен не только для сотрудников в виде портала, но и для самих HR. Так, сотрудники видят метрики по качеству работы процессов, сроков, SLA в онлайн-режиме, и могут оперативно принимать решения.

Обычно этот этап занимает не более 3-х месяцев. Когда все работы завершены, мы совместно с клиентом определяем дату продуктивного запуска системы.

Третий этап внедрения. Старт и поддержка

На третьем этапе проектная команда заканчивает свою работу, и ЦКР начинает обслуживать процессы клиента в своей IT-экосистеме, а проект переходит в так называемый период стабилизации. На протяжении еще 3-х месяцев наша команда поддержки внимательно следит за процессами клиента и корректирует недочеты. По необходимости корректируем взаимодействие по процессам, отвечаем на все вопросы, предоставляем необходимые отчеты.
Как вы поймете, что не зря заплатили нам за работу
Как говорили, в начале миграции мы прописываем показатели, которые будем обязаны соблюдать без всяких оговорок. Обычно с клиентами, начиная с периода стабилизации и в течении всего дальнейшего взаимодействия, мы договариваемся отслеживать уровень SLA (Service level agreement) — параметр эффективности сервиса. Иными словами, насколько комфортнее вашим сотрудникам стало работать благодаря переменам в кадровых и бухгалтерских процессах.

Мы устанавливаем планку, ниже которой не имеем право опускаться и обязуемся достичь высокого уровня SLA — без этого наша работа не может считаться выполненной.

Особый фокус, который мы принимаем, это работа с государственными органами и в целом процессы по соблюдению законодательства на всех этапах работы.

Поэтому, например, второй параметр, за которым мы предлагаем следить — пени и штрафы. Мы прописываем, что с нами у клиента, по вопросам в нашей зоне ответственности, не будет проблем с налоговой, ведь всю отчетность мы готовим точно и в срок. Если же у фискальной службы есть какие-то претензии к нашей части работы, мы компенсируем издержки.

Миграция обычно происходит в достаточно короткий период времени — от 3 до 6 месяцев, однако в результате позволяет сэкономить десятки тысяч часов ваших сотрудников, повысить их лояльность и придать всему бизнесу новый импульс. Например, наш опыт подтвержден победой в премии «Лучший ОЦО 2022» в номинации «Управление клиентским опытом».

Обратитесь к нашим менеджерам за дополнительной консультацией или предварительного обсуждения задач, где мы можем быть вам потенциально полезны.

О ЦКР:

Более 15 лет мы помогаем российскому бизнесу автоматизировать сложные процессы. Среди наших клиентов: НЛМК, «Первая портовая компания», «Первая грузовая компания» и другие ключевые российские предприятия. Наш опыт на рынке ценят: ЦКР — обладатель премий «Лучший проект по мнению бизнес-сообщества СКБ Контур», и «Лучший внешний ЭДО» по мнению CFO.