Пн-Пт 07:00-20:00,
Сб-Вс 09:00-18:00, вся РФ
Сб-Вс 09:00-18:00, вся РФ
Оставьте заявку на обратный звонок
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
8 (800) 600-27-55
Пн-Пт 07:00-20:00
Сб-Вс 09:00-18:00
по всей России
Пн-Пт 07:00-20:00
Сб-Вс 09:00-18:00
по всей России
Оставьте заявку на обратный звонок
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Как оператору подвижного состава сэкономить
миллионы рублей на аутсорсе
миллионы рублей на аутсорсе
Оператор грузоперевозок стал пионером направления
и сэкономил сотни миллионов рублей за счет
унификации рутинных процессов вместе с ЦКР
🕔 ≈ 4 мин
и сэкономил сотни миллионов рублей за счет
унификации рутинных процессов вместе с ЦКР
🕔 ≈ 4 мин
Задача и причина
Задача:
Внедрить эффективную систему мониторинга входящих данных, унифицировать рутинные процессы и прозрачность аналитики на каждом этапе, а также получить синергетический эффект от передачи поддерживающих услуг на аутсорсинг.
Причина:
Среди российских операторов подвижного состава передача поддерживающих функций бизнеса на аутсорсинг непопулярна — а ведь это важный инструмент повышения эффективности. Исторически первыми приоритетами в отрасли были повышение скорости доставки грузов и уровень безопасности движения, а классические для бэк-офиса функции отходили на второй план. Однако на фоне роста грузопотока на сети и возрастающей конкуренции поиск дополнительных инструментов повышения эффективности стал как никогда актуален.
Внедрить эффективную систему мониторинга входящих данных, унифицировать рутинные процессы и прозрачность аналитики на каждом этапе, а также получить синергетический эффект от передачи поддерживающих услуг на аутсорсинг.
Причина:
Среди российских операторов подвижного состава передача поддерживающих функций бизнеса на аутсорсинг непопулярна — а ведь это важный инструмент повышения эффективности. Исторически первыми приоритетами в отрасли были повышение скорости доставки грузов и уровень безопасности движения, а классические для бэк-офиса функции отходили на второй план. Однако на фоне роста грузопотока на сети и возрастающей конкуренции поиск дополнительных инструментов повышения эффективности стал как никогда актуален.
Почему аутсорсинг выгоден операторам
В поддерживающих процессах есть существенный потенциал оптимизации затрат и повышения лояльности клиентов, показал кейс одного из ведущих операторов грузоперевозок России, передавшего ЦКР целый спектр поддерживающих функций по учету ремонта подвижного состава, расчетам с РЖД по провозным платежам и документообороту с клиентами.
Так как суть бизнеса операторов подвижного состава в большей степени посредническая (на стыке потребностей грузовладельцев, условий перевозки от РЖД, договоренностей с ВРП и арендодателями вагонов), то все операционные затраты в максимально оперативном режиме аллоцируются на заявки от клиентов, проверяются на соблюдение коммерческих и технических условий и достижение целевой нормы рентабельности. Поэтому для доходов оператора важно, чтобы все входящие затраты были максимально быстро проверены и отражены в учете, а также подтверждены документально.
В ходе работы генерируется большой объем данных по каждому рейсу, каждому ремонту и операции с запасными частями. Как только операция выполнена (вагон доехал до точки назначения, был выпущен из ремонта, запасная часть перемещена между складами), оператор должен проверить соответствие оказанных ему услуг договору, в т. ч. перевыставив ту часть из них, которая относится к затратам клиента. Бездействие на этом шаге грозит финансовыми потерями, штрафами, дополнительными затратами, снижением лояльности клиентов. Поэтому повышение эффективности таких проверочных процессов дает непосредственный экономический результат.
А унификация процессов позволяет быстрее и без ошибок обрабатывать данные. Собираемая же в процессе оперативная информация (например, о количестве лежащих в депо запасных частей, их распределении и состоянии) позволяет эффективнее управлять рабочим капиталом.
Так как суть бизнеса операторов подвижного состава в большей степени посредническая (на стыке потребностей грузовладельцев, условий перевозки от РЖД, договоренностей с ВРП и арендодателями вагонов), то все операционные затраты в максимально оперативном режиме аллоцируются на заявки от клиентов, проверяются на соблюдение коммерческих и технических условий и достижение целевой нормы рентабельности. Поэтому для доходов оператора важно, чтобы все входящие затраты были максимально быстро проверены и отражены в учете, а также подтверждены документально.
В ходе работы генерируется большой объем данных по каждому рейсу, каждому ремонту и операции с запасными частями. Как только операция выполнена (вагон доехал до точки назначения, был выпущен из ремонта, запасная часть перемещена между складами), оператор должен проверить соответствие оказанных ему услуг договору, в т. ч. перевыставив ту часть из них, которая относится к затратам клиента. Бездействие на этом шаге грозит финансовыми потерями, штрафами, дополнительными затратами, снижением лояльности клиентов. Поэтому повышение эффективности таких проверочных процессов дает непосредственный экономический результат.
А унификация процессов позволяет быстрее и без ошибок обрабатывать данные. Собираемая же в процессе оперативная информация (например, о количестве лежащих в депо запасных частей, их распределении и состоянии) позволяет эффективнее управлять рабочим капиталом.
Первые в своем роде
Клиент ЦКР стал пионером сектора, впервые отдавшим эти функции на аутсорс. Конкуренты обычно оставляют их внутри подразделений и не считают поддерживающими: в рамках традиционного подхода они воспринимаются как органичная часть основного бизнеса.
Объясним подробнее. Наши функции, по сути, стартуют тогда, когда главные бизнес-процессы уже завершились: услуги по договору оказаны, вагоны отремонтированы, грузы доставлены в точку назначения. В системе учета по этим операциям появляются документы — тут в дело и вступают специалисты ЦКР (или, во всей остальной отрасли, внутренние сотрудники). Их задача — проверить соответствие договоров и актов реально выполненным работам и данным в системах, тарифам, расценкам и т. д. А это классика бэк-офиса в логике аутсорсера.
Но операторы подвижного состава смотрят на эти процессы иначе: здесь специалисты, занимающиеся направлением вагонов в ремонт, диспетчеризацией, согласованиями с ремонтными депо применений запасных частей, обеспечением необходимого запаса запчастей и т. д., традиционно ведут и проверку документов. Именно они, а не провайдер и не штат ОЦО, исторически отслеживают межремонтный пробег, простой вагонов в ремонте и десятки других показателей во всех компаниях индустрии (кроме заказчика ЦКР).
Здесь кроется главная проблема — и она же пространство для повышения эффективности: внутренние специалисты — это профессионалы, которые не любят тратить время на разбор документов. Для них это второстепенный процесс и где-то даже непрофильная активность. Поэтому выполняются эти задачи не так эффективно, как могли бы. А вот для аутсорсера все наоборот: эти функции — часть ежедневных рабочих задач, которые мы знаем и умеем выполнять в разы эффективнее.
Объясним подробнее. Наши функции, по сути, стартуют тогда, когда главные бизнес-процессы уже завершились: услуги по договору оказаны, вагоны отремонтированы, грузы доставлены в точку назначения. В системе учета по этим операциям появляются документы — тут в дело и вступают специалисты ЦКР (или, во всей остальной отрасли, внутренние сотрудники). Их задача — проверить соответствие договоров и актов реально выполненным работам и данным в системах, тарифам, расценкам и т. д. А это классика бэк-офиса в логике аутсорсера.
Но операторы подвижного состава смотрят на эти процессы иначе: здесь специалисты, занимающиеся направлением вагонов в ремонт, диспетчеризацией, согласованиями с ремонтными депо применений запасных частей, обеспечением необходимого запаса запчастей и т. д., традиционно ведут и проверку документов. Именно они, а не провайдер и не штат ОЦО, исторически отслеживают межремонтный пробег, простой вагонов в ремонте и десятки других показателей во всех компаниях индустрии (кроме заказчика ЦКР).
Здесь кроется главная проблема — и она же пространство для повышения эффективности: внутренние специалисты — это профессионалы, которые не любят тратить время на разбор документов. Для них это второстепенный процесс и где-то даже непрофильная активность. Поэтому выполняются эти задачи не так эффективно, как могли бы. А вот для аутсорсера все наоборот: эти функции — часть ежедневных рабочих задач, которые мы знаем и умеем выполнять в разы эффективнее.
Что было сделано в рамках кейса
Заказчика ЦКР отличает структура из 14 филиалов, распределенная по всей стране от Калининграда до Владивостока. В каждом из этих филиалов изначально присутствовал полный набор функций, организованных по-разному. Способы определения эффективности работы сотрудников не были унифицированы в достаточной мере, что порождало финансовые, организационные и процессные сложности.
«Впоследствии, когда мы делились опытом кейса с коллегами по отрасли, один из собеседников заявил: „Такое сделать невозможно!“ Устоявшуюся практику иногда очень сложно поменять — но сегодня мы призываем коллег по ж/д отрасли не бояться отдавать поддерживающие процессы на аутсорс», — рассказывает глава Дирекции по сопровождению ремонтов ЦКР Павел Мамуков.
«Впоследствии, когда мы делились опытом кейса с коллегами по отрасли, один из собеседников заявил: „Такое сделать невозможно!“ Устоявшуюся практику иногда очень сложно поменять — но сегодня мы призываем коллег по ж/д отрасли не бояться отдавать поддерживающие процессы на аутсорс», — рассказывает глава Дирекции по сопровождению ремонтов ЦКР Павел Мамуков.
Ход работ
Проект начался с оценки потенциала передачи отдельных процессов на аутсорс, в ходе которой мы:
Анализ, к примеру, показал избыточную численность сотрудников некоторых филиалов ввиду отсутствия нормативов по производительности, а также наличие неотраженных операций в учете, что дало дополнительные эффекты при реформировании процессов и структуры.
После защиты проекта следующим этапом совместная команда ЦКР и клиента:
Успешным завершением проекта можно считать достижение всех целей, в том числе экономии затрат клиента, рассчитанных в ТЭО. В результате преобразований клиент получил сквозные поддерживающие процессы, оптимальную стоимость за пакет услуг, стыковку процессов на переходах от клиента к аутсорсеру, прозрачные метрики по составу результатов (SLA), а главное — устойчиво масштабируемую модель, которая позволяет легко и гибко развивать и перестраивать основной бизнес.
- провели аудит текущих процессов, распределения функционала и оргструктур во всех 14 филиалах клиента и корпоративном центре;
- проанализировали обратную связь от партнеров и определили ключевые неэффективности текущих процессов;
- сформировали перечень всех действий и провели оценку их отделимости от основного бизнеса;
- оценили объем снижения трудозатрат при их передаче на аутсорсинг;
- разработали технико-экономическое обоснование (ТЭО), при котором проект будет считаться успешным.
Анализ, к примеру, показал избыточную численность сотрудников некоторых филиалов ввиду отсутствия нормативов по производительности, а также наличие неотраженных операций в учете, что дало дополнительные эффекты при реформировании процессов и структуры.
После защиты проекта следующим этапом совместная команда ЦКР и клиента:
- разработала дизайн целевых процессов и организационной структуры (как на стороне клиента, так и в ЦКР);
- провела подготовку, дизайн, проектирование и развертывание ERP-системы и микросервисов, которые должны были обеспечить эффективное взаимодействие клиента и ЦКР: ERP систему, электронный архив, тиккетинг-систему для формирования запросов услуги и обратную связь по их качеству;
- внедрила ранее отсутствовавшую контрольную среду для управления качеством, которую разработали эксперты более высокого уровня;
- сформировала единые сквозные инструкции;
- провела обучение для всех сотрудников — участников сквозного процесса;
- повысила точность и скорость операций и оплат;
- предложила клиенту SLA к договору и разработала сквозные КПЭ сотрудников ЦКР по их достижению.
Успешным завершением проекта можно считать достижение всех целей, в том числе экономии затрат клиента, рассчитанных в ТЭО. В результате преобразований клиент получил сквозные поддерживающие процессы, оптимальную стоимость за пакет услуг, стыковку процессов на переходах от клиента к аутсорсеру, прозрачные метрики по составу результатов (SLA), а главное — устойчиво масштабируемую модель, которая позволяет легко и гибко развивать и перестраивать основной бизнес.
Результат
ЦКР помог заказчику собрать 14 параллельных процессов в один: сотрудники аутсорсинговой компании работают по унифицированным инструкциям и единым контрольным процедурам, что обеспечивает сокращение сроков, повышение качества и снижение трудоемкости выполнения рутинных задач заказчика.
18 ИЮЛЯ / 2024
Автор: Павел Мамуков, Директор по сопровождению ремонтов
Фотография: Центр Корпоративных решений
Автор: Павел Мамуков, Директор по сопровождению ремонтов
Фотография: Центр Корпоративных решений
Хотите узнать больше?
Напишите нам
Отдел продаж, маркетинга и PR
8 (800) 600-27-55
sales@cscentr.com
8 (800) 600-27-55
sales@cscentr.com
Вас может заинтересовать
