Внедрение кадрового электронного документооборота

К 2030 году Правительство планирует перевести подавляющее большинство компаний на КЭДО. Заметные показатели роста не удивительны: применение КЭДО позволяет существенно сократить нагрузку на специалистов HR-отдела и сделать их работу более прозрачной как для самой компании, так и для проверяющих органов. Кроме того, использование цифровой платформы для ведения электронного документооборота обеспечивает соответствие нормативным актам и требованиям.
Применение КЭДО стало возможным после внесения изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации. Так, понятие «электронного документооборота в сфере трудовых отношений» введено статьей 22.1 ТК РФ на основании Федерального закона от 22.11.2021 N 377-ФЗ. Это позволило работодателям и работникам перейти на электронный формат взаимодействия.

Широкое распространение КЭДО возникло в силу объективной необходимости и ряда очевидных минусов бумажного документооборота. Ниже перечислим наиболее заметные из них:

Традиционное делопроизводство требует постоянного контроля за соблюдением сроков хранения документов, их регистрацией и архивированием. Необходимость прошнуровывать, нумеровать и заверять документы создает дополнительную нагрузку на кадровиков. Кроме того, возникают сложности с ведением журналов учета, составлением описей и подготовкой справок. При работе с бумажными носителями часто требуется делать ксерокопии, заверять их и хранить дубликаты, что увеличивает объем архивного хранения.

Переход на электронный кадровый документооборот позволит не только снизить нагрузку на текущие бизнес-процессы, но и сделать инвестицию в будущее. Количество компаний, применяющих КЭДО, будет только расти. Если подключиться сейчас, начать экономить можно раньше.

Современные платформы КЭДО предоставляют расширенный функционал для работы с различными типами документов: от заявлений о приеме на работу до проверки приказов об увольнении. Система позволяет настроить маршруты согласования, автоматизировать процессы визирования и интегрироваться с 1С, ЗУП и бухгалтерскими программами. Важным преимуществом является возможность быстрого поиска документов, формирования отчетности и предоставления доступа контролирующим органам. Для самозанятых и предпринимателей существуют специальные решения с упрощенным функционалом.

Сервисы КЭДО могут не подойти компании, или их использование может быть нерентабельным. Опишем основные нюансы при переходе на сервис.

При планировании бюджета на внедрение КЭДО следует учитывать не только стоимость программного обеспечения, но и расходы на обучение персонала, настройку IT-инфраструктуры и техническое обслуживание. Важно предусмотреть затраты на получение электронных подписей, организацию резервного копирования и обеспечение информационной безопасности. Для оптимизации расходов целесообразно рассмотреть возможность использования аутсорсинга.

В зависимости от провайдера, от выбранного тарифа, а также от сложности проекта подключение к КЭДО может быть платным или бесплатным – это информацию необходимо уточнять на этапе переговоров.

Выбор подходящей системы КЭДО – важный шаг для повышения эффективности бизнеса и оптимизации процессов. Существует несколько ключевых аспектов, которые следует учитывать при выборе системы.

При выборе системы КЭДО следует обратить внимание на возможности интеграции с государственными информационными системами, включая портал Госуслуг и системы ФНС. Важно убедиться в наличии функционала для формирования регламентированной отчётности и автоматической отправки документов в контролирующие органы. Особое значение имеет наличие инструментов для работы с претензионными документами и ведения претензионного делопроизводства.

Системы КЭДО обеспечивают более высокий уровень совместной работы между отделами и командами. Возможности для совместного редактирования документов, указания комментариев и обсуждения создают атмосферу эффективного сотрудничества. Кроме того, внедрение кадрового электронного документооборота может значительно повысить уровень безопасности информации благодаря централизованному контролю доступа и отслеживанию изменений.

• Однако, несмотря на все положительные стороны, переход на КЭДО также может иметь свои недостатки.
• Процесс может быть потребовать определенное время на «калибровку», особенно на начальном этапе, когда требуется обучение персонала и адаптация текущих процессов.
• В остальном же КЭДО выступает эффективным инструментом для обработки кадровых документов: как самой компанией, так и сотрудником.
• В современных условиях КЭДО становится неотъемлемой частью цифровой трансформации бизнеса.
• Важно помнить, что успешное внедрение системы требует комплексного подхода, включающего не только технические аспекты, но и работу с персоналом, разработку регламентов и постоянное совершенствование процессов.
• При правильном подходе КЭДО становится эффективным инструментом оптимизации бизнес-процессов и повышения конкурентоспособности организации.

Внедрение КЭДО является важным шагом в цифровой трансформации HR-процессов. Современные решения позволяют автоматизировать работу с заявлениями, приказами, уведомлениями и другими кадровыми документами. При этом обеспечивается надежное хранение информации, быстрый поиск необходимых документов и возможность удаленной работы. Важно помнить, что успешное внедрение КЭДО требует тщательной подготовки, обучения персонала и постоянной поддержки пользователей