Как мы внедрили систему прослеживания таможенных кодов в промышленном холдинге

Задача

Внедрить и запустить в эксплуатацию новый процесс, обеспечивающий контроль за движением прослеживаемых товаров для крупного промышленного холдинга за 365 дней.

Причина

Проект должен был стать результатом организационного симбиоза между ЦКР и командой клиента: проектные руководители клиента курировали работу ИТ-направления, а ЦКР обеспечивал постановку задачи по изменению учетных процессов и контроль над внедрением изменений. Кейс предстояло выполнить в соответствии с методологией проектного подхода.
Изменение законодательства — частый вызов для компаний. Порой соблюдение вновь принятых норм предполагает создание новых ИТ-систем обслуживания бизнеса. Так произошло с клиентом ЦКР — крупным российским промышленным холдингом: принятие нового закона потребовало адаптации ИТ-систем клиента под новые таможенные коды прослеживаемости некоторых товаров (РНПТ). Информационные системы клиента не были немедленно готовы к этому процессу. Ряд процессов предстояло разработать с нуля.
Изменения в законодательстве, влияющим на процессы учета и отчетности отслеживает Центр экспертизы и методологии учетных процессов и систем ЦКР. Методологи ЦКР обеспечивают полное сопровождение клиентов от момента выявления изменений до момента внедрения их в жизнь, а также в последующим поддерживают процесс в актуальном состоянии, при необходимости, оказывают консультации участникам процесса. Такой подход отличает модель работы ЦКР от других компаний, оказывающих аутсорсинговые услуги. Часто методологическое сопровождение учетных процессов и систем остается на стороне клиента либо поддержка оказывается аусорсером по запросу. Подход ЦКР обеспечивает быстрый переход от анализа к проработке и внедрению изменений, гарантирует устойчивость и качество сервиса по подготовке финансовой и налоговой отчетности.

Этапы проекта

Работы начались 15 апреля 2023 года и завершились 15 апреля 2024, спустя ровно 365 дней. Первым этапом проекта стала проработка заложенной в новшестве методологии: методологи ЦКР изучали, что именно и по каким принципам должно работать с учетом требований нового законодательства, а затем ИТ-команда клиента на основе этого анализа разработали фреймворк системы.
Вторым этапом стала подготовка данных для внесения в систему прослеживаемости, которая была завершена к августу 2023 года, в сентябре-ноябре 2023 года было проведено тестирование процессов и разработка процесса кросс-функционального взаимодействия как внутри ЦКР, так и с подразделениями клиента. В январе 2024 года успешно стартовала опытно-промышленная эксплуатация обновленной системы.

Кросс-функциональность

В проекте участвовало несколько структурных подразделений клиента и ЦКР: Дирекция по бухгалтерскому учету ЦКР, Дирекция по сопровождению закупок и другие подразделения. В ходе реализации проекта сотрудники ЦКР выявили возможность оптимизации процесса за счет автоматизации проверки кодов РНПТ на сайте ФНС. Это позволило избежать роста трудозатрат по ручной проверке кодов.
Эффективное управление сроками и ресурсами проекта позволило без изменения ключевых параметров проекта оперативно внести изменения в решение, которое было вызвано изменениями законодательства, принятыми уже в ходе реализации проекта. В рамках проекта было получение более 5000 кодов РНПТ, а первая отчетность со всеми атрибутами прослеживаемости была сдана уже 1 января 2024 года и успешно прошла приемку со стороны ФНС 25 января. В апреле 2024 года было принято решение о завершении проекта.

Результат

Систему удалось внедрить в полном соответствии с целевыми сроками (за 365 дней) и без отклонений по бюджету. В ходе работ был дополнительно автоматизирован процесс сверки кодов с сайтом ФНС, а ключевые SLA — отсутствие штрафов и претензий со стороны налоговой — были выполнены.