Современные организации сталкиваются с серьезными вызовами в управлении персоналом. Рынок HR технологий в России показал впечатляющий рост на 38% в 2024 году, достигнув объема в 99,3 миллиарда рублей. Этот факт говорит о том, что компании осознали: автоматизация кадрового делопроизводства стала жизненной необходимостью.

Исследования показывают, что 83% субъектов среднего бизнеса используют всего 1−2 системы для автоматизации процессов управления кадрами. Это означает, что большинство задач по-прежнему выполняется вручную, что приводит к неэффективной работе отдела кадров.

Цифровизация меняет подходы к ведению кадрового учета. Компании, которые не успевают адаптироваться к новым реалиям, могут столкнуться с операционными трудностями.

Топ-5 зон улучшения кадрового делопроизводства

Ручная работа с документами — главный противник эффективности

Традиционное ведение кадрового делопроизводства на бумаге создает трудности для современного бизнеса. Сотрудники службы персонала тратят до 60% рабочего времени на рутинные операции: заполнение документов, поиск нужных бумаг, подготовку отчетов.

При ручном ведении бумажного документооборота увеличивается риск совершения ошибки. Трудовые договоры, заполненные с ошибками, потерянные заявления на отпуск, несвоевременное оформление кадровых приказов — все это негативно влияет на работу организации и может привести к штрафам со стороны контролирующих органов.

Масштабирование процессов становится затруднительным. Когда компания растет, объем документооборота увеличивается в геометрической прогрессии, но количество специалистов кадровой службы растет медленнее.

Потеря и повреждение документов

Бумажные документы могут быть утеряны, испорчены со временем. Восстановление утраченных документов — процесс трудозатратный и не всегда возможный.

Поиск нужного документа в архиве может занимать часы. Представьте ситуацию: налоговая инспекция запрашивает справку о работнике, уволившемся три года назад. Кадровику приходится искать нужную бумагу среди обширного перечня документов, хранящихся в бумажном архиве.

Нарушение требований трудового законодательства становится следствием несистематизированного ведения документооборота. Несоблюдение сроков хранения документов, отсутствие необходимых подписей, неправильное оформление — все это может обернуться штрафами для предприятия.

Медленные процессы согласования

В традиционной системе кадрового документооборота заявление на отпуск проходит через несколько инстанций, приказ о приеме на работу ждет подписи руководителя, который находится в командировке.

Долгий цикл согласования сказывается на процессе найма. Пока документы ходят по кругу, лучшие кандидаты успевают найти работу в других компаниях.

Бюрократические барьеры создают препятствия для эффективной работы. Каждое изменение в штатном расписании требует множества согласований, что мешает бизнесу расти и масштабироваться.

Аспекты удаленной работы

За 2024 год количество резюме с запросом на удаленную работу и работу в гибридном формате выросло на 92% по сравнению с 2023 годом. Это следует из результатов исследования платформы hh.ru и IT-компании «Точка». В то же время только 10% вакансий предлагают сотрудникам удаленный или гибридный формат работы, следует из результатов исследования.

Компании с традиционным документооборотом оказались в сложной ситуации: кадровые специалисты не могли получить доступ к необходимым документам, находясь дома.

Координация распределенных команд становится практически невозможной без современных инструментов. Как отследить, кто и когда подписал документ? Как обеспечить актуальность информации для всех участников процесса?

Контроль над процессами ослабевает, когда часть команды работает удаленно. Руководитель не может оперативно получить информацию о состоянии кадровых процессов, что затрудняет принятие управленческих решений.

Отсутствие аналитики и отчетности

Современный бизнес принимает решения, опираясь на данные. Однако традиционное кадровое делопроизводство не предоставляет инструментов для анализа. Сколько времени занимает процесс найма? Какова текучесть кадров по подразделениям? На эти вопросы сложно ответить без специальных систем учета.

Отсутствие метрик эффективности не позволяет оптимизировать работу службы персонала. Невозможно понять, какие процессы требуют улучшения, где теряется время, что можно автоматизировать в первую очередь.

Без исторических данных и аналитики сложно спрогнозировать потребность в персонале, запланировать бюджет на обучение или оценить эффективность HR-программ.

На изображении показана группа из четырех человек, работающих вместе в офисной обстановке. Они смотрят на монитор компьютера и обсуждают что-то, вероятно, связанное с работой или проектом.

Оставьте заявку и станьте нашим клиентом
в сфере автоматизации кадрового делопроизводства уже сегодня!

Написать

Закажите презентацию наших услуг с учетом специфики вашей отрасли.

Минусы традиционного кадрового делопроизводства

Финансовые потери

Неэффективность традиционного кадрового делопроизводства можно оценить в количественном выражении. Переработки сотрудников кадровой службы, штрафы за несоблюдение сроков подачи отчетности, потери от высокой текучести кадров — все это прямые финансовые издержки.

Неэффективное использование рабочего времени HR-специалистов — скрытая, но очень существенная статья расходов. Если кадровик тратит 4 часа в день на поиск документов и заполнение бумаг, компания теряет половину его потенциала.

Ошибки в расчете заработной платы могут привести к доплатам, пересчетам и недовольству сотрудников. Неправильно оформленные документы при увольнении — к судебным разбирательствам и компенсациям.

Репутационные риски

Современные кандидаты оценивают компанию уже на этапе собеседования. Долгое ожидание оформления и приема на работу, большое количество документов, которые нужно заполнить в бумажном виде, формируют негативное впечатление о работодателе.

Решение: комплексная автоматизация кадрового делопроизводства

Что включает современная автоматизация HR

Современная система управления персоналом — это комплексная платформа, которая покрывает все аспекты работы с людьми в организации.

Электронный документооборот и цифровые подписи позволяют отказаться от бумажных документов. КЭДО обеспечивает быстрое согласование, контроль исполнения и надежное хранение всех кадровых документов.

Модуль учета рабочего времени и отпусков избавляет от необходимости ведения табелей вручную. Сотрудники самостоятельно подают заявления через личный кабинет, система автоматически рассчитывает остатки отпусков и контролирует соблюдение графика работы.

Интеграция с бухгалтерскими системами обеспечивает автоматическую передачу данных для расчета заработной платы. Больше не нужно дублировать информацию в разных программах — все данные синхронизируются.

Ключевые преимущества внедрения

Сокращение времени на рутинные операции достигает 80%. Оформление приказа о приеме на работу теперь занимает 15 минут.

Снижение количества ошибок в документообороте происходит благодаря автоматизации расчетов и проверок. Система не позволит оформить отпуск на период, когда у сотрудника недостаточно дней, или создать приказ при недостатке данных.

Повышение прозрачности процессов дает руководителям контроль над кадровыми процессами. В любой момент можно получить актуальную информацию о состоянии заявок, сроках исполнения документов, загрузке специалистов.

Сотрудники получают удобный сервис для решения кадровых вопросов: могут подать заявление на отпуск через мобильное приложение, отследить статус своего запроса, получить справку в электронном виде.

На фотографии изображен человек, который пишет ручкой на документе с графиками и диаграммами. Рядом с ним на столе лежат ноутбук и чашка.

Свяжитесь с нами для получения более
детальной информации о тарифах и услугах

Написать

Поможем с расчетом стоимости автоматизации кадрового делопроизводства для вашего бизнеса!

Пошаговый план внедрения автоматизации

Этап 1: Аудит текущих процессов

Прежде чем выбирать решение для автоматизации, необходимо детально проанализировать существующие процессы в организации. Этот этап обычно занимает 1−2 недели и включает несколько шагов.

Оценка процессов начинается с составления полного перечня всех кадровых операций. От приема на работу до увольнения, от ведения личных дел до подготовки отчетности — каждый процесс должен быть описан и проанализирован.

Выявление узких мест помогает понять, где теряется больше времени и ресурсов. Возможно, это согласование отпусков, которое занимает неделю, или подготовка справок для сотрудников, на которую уходит полдня.

Определение приоритетов автоматизации позволяет сосредоточиться на критичных процессах. Не стоит пытаться автоматизировать все сразу — лучше начать с тех задач, которые принесут максимальную пользу.

Этап 2: Выбор решения

Анализ рынка HR-систем — ответственный этап, от которого зависит успех всего проекта. Российский рынок предлагает множество готовых решений: от простых сервисов для малого бизнеса до мощных корпоративных платформ.

Критерии выбора платформы должны учитывать специфику вашего бизнеса. Размер компании, отраслевые особенности, бюджет проекта, требования к интеграции — все эти факторы влияют на выбор оптимального решения.

Пилотное тестирование позволяет оценить систему в реальных условиях. Большинство поставщиков предоставляют бесплатную демо-версию или пробный период.
Используйте эту возможность, чтобы протестировать ключевые функции.

Этап 3: Внедрение и настройка

Техническая интеграция — самый сложный этап проекта. Система должна быть настроена в соответствии с особенностями вашей организации: структурой подразделений, должностями, правилами документооборота.

Настройка бизнес-процессов требует детальной проработки каждого сценария. Как должна работать система при подаче заявления на отпуск? Кто и в какой последовательности должен согласовывать документы? Все эти нюансы необходимо учесть при настройке.

Миграция данных — критически важный процесс. Все существующие кадровые данные должны быть перенесены в новую систему без потерь и искажений. Этот процесс требует особого внимания к качеству и полноте информации.

Этап 4: Обучение и адаптация

Обучение HR-команды — ключевой фактор успешного внедрения. Даже самая современная система будет неэффективной, если пользователи не умеют с ней работать. Планируйте достаточно времени на обучение и практику.

Создание регламентов поможет стандартизировать работу с новой системой. Пошаговые инструкции, чек-листы, типовые сценарии — все это облегчит адаптацию пользователей к новым инструментам.

В первые недели после запуска системы создайте горячую линию для вопросов, назначьте ответственных за техническую поддержку, организуйте дополнительные тренинги при необходимости.

Современные тренды автоматизации HR

Искусственный интеллект в кадровой работе
Современные системы могут автоматически анализировать резюме, выявлять наиболее подходящих кандидатов, даже предсказывать вероятность успешного прохождения испытательного срока.

Предиктивная аналитика помогает прогнозировать текучесть кадров. Система анализирует множество факторов и может предупредить о риске увольнения ценного сотрудника.

Чат-боты для HR-поддержки могут ответить на типовые вопросы сотрудников, помочь заполнить заявление, подсказать статус документа. Это высвобождает время специалистов для решения более сложных задач.

Интеграция с современными технологиями

Современные работники привыкли решать все вопросы через смартфон. Возможность подать заявление на отпуск или получить справку через мобильное приложение значительно повышает удовлетворенность персонала.
Облачные решения обеспечивают доступность системы из любой точки мира.

Это особенно важно для компаний с распределенными командами или удаленными сотрудниками. Облачные технологии также снижают требования к IT-инфраструктуре компании.

Аналитика больших данных открывает новые возможности для управления персоналом. Анализ корреляций между различными HR-метриками помогает выявлять скрытые закономерности и принимать более обоснованные решения.

Кейсы успешного внедрения

Быстрый старт с облачными решениями
Строительная компания столкнулась с проблемами растущего бизнеса.
Кадровик тратил большую часть времени на заполнение документов и поиск нужных бумаг. Процесс оформления нового сотрудника занимал неделю.

Решением стал выбор простого облачного сервиса для управления персоналом. Внедрение заняло две недели, включая обучение пользователей.
Результаты превзошли ожидания: время оформления нового сотрудника сократилось до одного дня, количество ошибок в документах снизилось на 90%, а кадровик получил возможность сосредоточиться на стратегических задачах развития персонала.

Комплексная платформа

Специфика производственной компании подразумевала учет сотрудников, работающих в разные смены, контроля доступа на территорию предприятия, интеграции с системой учета рабочего времени.

Была выбрана комплексная HR-платформа с возможностью кастомизации под потребности бизнеса. Проект внедрения занял 3 месяца и включал интеграцию с существующими системами предприятия.

Ключевые результаты: сокращение времени на подготовку отчетности в 5 раз, автоматизация расчета премий и доплат, повышение точности учета рабочего времени, улучшение контроля за соблюдением трудового законодательства.

Корпоративные решения

Федеральная сеть розничной торговли столкнулась с проблемой масштаба. Централизованное управление кадровыми процессами было практически невозможно без современных технологий.

Решением стала корпоративная система с многоуровневой архитектурой. Проект внедрения занял 8 месяцев и включал создание единой базы данных сотрудников, автоматизацию всех HR-процессов, интеграцию с системами расчета зарплаты во всех регионах.

Эффект от внедрения: унификация процессов во всех подразделениях, сокращение штата кадровых служб на 30%, повышение скорости принятия кадровых решений, создание единой системы отчетности для топ-менеджмента.

На фотографии изображен человек, держащий в руках стопку документов, предположительно бумаг или конвертов.

Будущее автоматизированного HR

Организации, которые смогли эффективно внедрить HR технологии, получают значительные преимущества в привлечении и удержании сотрудников.

Согласно исследованию HR tech рынка в России от Smart Ranking, по итогам 2024 года совокупная выручка 80 крупнейших компаний, работающих в сфере автоматизации HR-функций, составила 99,3 млрд рублей, что на 38% больше, чем годом ранее. Прогнозы развития рынка HR-tech в России показывают устойчивый рост. Эксперты ожидают, что к концу 2025 года рынок увеличится еще на 50−60%, достигнув 150−160 миллиардов рублей. Это говорит о том, что процесс цифровизации HR только набирает обороты.

Первые шаги к автоматизации не требуют больших инвестиций. Начните с анализа текущих процессов, определите наиболее проблемные зоны, изучите доступные решения.

Помните: автоматизация — непрерывный процесс совершенствования. Современные технологии развиваются быстро, и важно не отставать от этого развития. Инвестиции в автоматизацию кадрового делопроизводства сегодня — это инвестиции в будущее вашей компании.

На фотографии изображена женщина, которая берет папку с документами с полки стеллажа. На полках также находятся другие папки и коробки для хранения документов.

Остались вопросы об автоматизации кадрового делопроизводства?

Написать

Запишитесь на бесплатную консультацию по продукту.

Практические рекомендации

Чек-лист готовности к автоматизации

Прежде чем начинать проект автоматизации, ответьте на следующие вопросы:

Сколько времени ваши HR-специалисты тратят на рутинные операции?
Как часто возникают ошибки в кадровых документах?
Насколько быстро вы можете найти нужную информацию о сотруднике?
Есть ли у вас проблемы с соблюдением сроков подачи отчетности?
Довольны ли сотрудники качеством HR-сервиса в вашей компании?
Можете ли вы оперативно получить аналитику по кадровым процессам?
Готова ли ваша IT-инфраструктура к внедрению новых систем?
Есть ли бюджет на проект автоматизации?
Поддерживает ли руководство идею цифровизации HR?
Готовы ли сотрудники к изменениям в рабочих процессах?

Если на большинство вопросов вы ответили положительно, ваша компания готова к автоматизации кадрового делопроизводства.

Критерии выбора подрядчика

При выборе партнера по внедрению системы управления персоналом обратите внимание на следующие факторы:

Опыт работы на российском рынке. Поставщик должен понимать специфику отечественного трудового законодательства, требования контролирующих органов, особенности ведения кадрового учета в России.
Наличие готовых решений для вашей отрасли. Многие HR-системы имеют отраслевые модификации, учитывающие специфику работы в производстве, торговле, услугах.
Качество технической поддержки. Как быстро отвечают на вопросы? Есть ли русскоязычная документация? Предоставляется ли обучение пользователей?
Возможности интеграции с существующими системами. Убедитесь, что выбранное решение может работать с вашими бухгалтерскими программами, системами контроля доступа, другими корпоративными приложениями.

Бюджетирование проекта

Планирование бюджета проекта автоматизации должно учитывать стоимость программного обеспечения и сопутствующие расходы:

Лицензии на программное обеспечение. Стоимость зависит от функциональности системы и количества пользователей.
Услуги по внедрению включают настройку системы, интеграцию, миграцию данных, обучение пользователей.
Техническая поддержка. Этот расход необходимо закладывать в операционный бюджет.
Дополнительные расходы могут включать доработку интеграций, создание дополнительных отчетов, обучение новых пользователей.

Заключение

Автоматизация кадрового делопроизводства — это необходимость для любой современной организации. Компании, которые продолжают полагаться на бумажные процессы и ручную работу, проигрывают конкурентам в скорости, качестве и эффективности HR-сервиса.
Автоматизация — это комплексная трансформация рабочих процессов.

Инвестиции в современные HR-технологии окупаются в финансовом выражении и в виде повышения качества рабочей среды, улучшения репутации работодателя, роста удовлетворенности сотрудников.

Начните свой путь к автоматизации уже сегодня. Проанализируйте текущие процессы, определите приоритеты, изучите доступные решения. Помните: каждый день промедления — это упущенные возможности для развития вашего бизнеса.

Будущее принадлежит компаниям, которые умеют эффективно использовать современные технологии для управления своим главным активом — людьми.

8 августа / 2025
Автор: Центр корпоративных решений