Стандартизация в бизнесе:
необходимость или ограничение?

Стандартизация — процесс, который берет свои корни из древности. Элементарные стандарты (от англ. standard – образец) создавались задолго до нашей эры. Люди стремились фиксировать наилучшие результаты своей деятельности, создавая образцы, которые могли бы быть использованы повторно. Применение в древнем мире единой системы мер, строительных деталей стандартного размера, водопроводных труб привычного диаметра – это примеры деятельности по стандартизации.

В современном бизнесе стандартизация играет важную роль. Она способствует созданию единого подхода к работе внутри компании, упрощает внедрение новых решений и повышает качество продукции и услуг. Например, использование шаблонов документов помогает сократить время на их создание, разработка стандартов безопасности информации помогает организациям защититься от кибератак и утечек конфиденциальной информации, стандарты в области охраны труда помогают предотвратить травмы и несчастные случаи.
Другой пример приводит Анастасия Родина, глава Дирекции заботы о людях компании Natura Siberica в выпуске программы «Вокруг бизнеса за 30 минут»:

Стандартизация не только упрощает процессы, но и оказывает значительное влияние на корпоративную культуру компании. В первую очередь, она способствует повышению уровня профессионализма персонала. Четко прописанные процедуры помогают работникам следовать установленным правилам и нормам, что, в свою очередь, позволяет им предоставлять услуги на более высоком уровне. Когда сотрудники знают, какие шаги необходимо предпринять для достижения определенного результата, они становятся более уверенными в своих действиях и способны быстрее реагировать на возникающие вызовы.
Кроме того, стандартизация создает устойчивую среду доверия и ответственности. Каждый сотрудник понимает свою зону ответственности и знает, что от него ожидают. Это не только повышает уровень вовлеченности, но и способствует формированию командного духа. Когда все работают по единым стандартам, это создает атмосферу сотрудничества, где каждый осознает свою роль в общем процессе и понимает, как его вклад влияет на успех всей команды. Такое ощущение причастности к общему делу формирует лояльность сотрудников к компании и ее ценностям.
Следование определенным стандартам также позволяет значительно уменьшить количество ошибок. Документированные процедуры служат алгоритмами действий, что гарантирует стабильный результат. Это особенно важно в условиях высоких требований к качеству и безопасности, где даже небольшая ошибка может иметь серьезные последствия. Стандартизация помогает минимизировать риски, обеспечивая предсказуемость и надежность выполнения задач.
Кроме того, стандартизация сохраняет лучшие практики и позволяет избежать потери знаний и навыков при ротации сотрудников. Когда процессы документируются, новички могут быстро освоить необходимые знания и умения, что способствует более плавному переходу и снижает время на обучение. Это особенно актуально в условиях высокой текучести кадров или быстрого роста компании. В результате, стандартизация не только способствует сохранению корпоративных знаний, но и обеспечивает преемственность и стабильность в работе команды.

Несмотря на все плюсы, стандартизация имеет и свои недостатки, которые могут оказать негативное влияние на организацию и ее сотрудников. Во-первых, она существенно ограничивает гибкость и креативность. Строгие процедуры и четко прописанные регламенты могут затруднять внедрение новых идей и подходов, так как сотрудники могут чувствовать себя скованными рамками стандартов. Это может привести к тому, что инновационные решения, которые могли бы улучшить процессы или продукты, не будут реализованы из-за опасения нарушить установленные правила. В результате компании могут упустить возможности для развития и адаптации к изменяющимся условиям рынка.
Во-вторых, чрезмерная стандартизация приводит к бюрократии, которая замедляет процесс принятия решений. Когда каждое действие требует следования множеству процедур и согласований, это создает ситуацию, когда сотрудники тратят больше времени на выполнение формальностей, чем на реальные задачи. Бюрократические барьеры могут затруднить оперативное реагирование на изменения и потребности клиентов, что в конечном итоге негативно сказывается на конкурентоспособности компании.
Также стандарты не всегда учитывают индивидуальные потребности сотрудников, что будет негативно сказываться на их мотивации и удовлетворенности работой. Каждый работник уникален и имеет свои предпочтения и способы выполнения задач. Если стандартизация игнорирует эти особенности, это иногда приводит к ощущению, что сотрудники не ценятся как личности. В результате возникает снижение морального духа, что, в свою очередь, повлияет на производительность и общий климат в команде.
Кроме того, стандартизация создает риск «одномерного» подхода к обучению и развитию сотрудников. Если все работают по одинаковым стандартам, это может привести к тому, что сотрудники не будут развивать свои уникальные навыки и таланты, что ограничивает их профессиональный рост. Это также повлияет на способность компании привлекать и удерживать талантливых специалистов, которые ищут возможности для творчества и самовыражения в своей работе.

Важно понимать, что не существует идеальных решений, которые можно было бы навсегда закрепить. Стандартизация, в свою очередь, является основой для непрерывного улучшения процессов. Она уменьшает сложность и становится отправной точкой для поиска новых решений, которые могут стать новыми стандартами. Поэтому стандартизация оказывается основой для «застрахованного» непрерывного улучшения бизнес-процессов.
А, следовательно стандартизация — это не просто набор правил, а в первую очередь важный инструмент, который помогает компаниям.