Безопасность КЭДО: как защитить кадровые документы от утечек

Комплексный подход к безопасности персональных данных: технические решения, юридические аспекты и организационные меры.

🕔≈ 10 мин

Задать вопрос по продуктам

Телеграм канал

Послушать подкаст

0:00 0:00

100

Содержание

Введение

Что такое КЭДО и почему его безопасность важна

Основные риски и меры защиты КЭДО

Комплексный подход к безопасности КЭДО

Успешные кейсы внедрения безопасного КЭДО

Заключение

Наша компания обеспечивает безопасность кадрового электронного документооборота (КЭДО). Мы помогаем организациям защитить конфиденциальные данные сотрудников от утечек и несанкционированного доступа и обеспечиваем соответствие требованиям законодательства в сфере защиты персональных данных.

Преимущества нашего подхода к безопасности КЭДО:

Комплексная защита персональных данных сотрудников
Минимизация рисков утечки конфиденциальной информации
Соответствие требованиям российского законодательства

Наши эксперты по информационной безопасности помогут обеспечить сохранность данных, что позволит избежать штрафов за нарушение законодательства о персональных данных.

Что такое КЭДО и почему так важна его безопасность.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система создания, подписания, хранения и обмена кадровыми документами в электронном виде. КЭДО повышает эффективность процессов управления персоналом и сокращает затраты на бумажный документооборот.

КЭДО позволяет:

Создавать кадровые документы в электронном виде
Подписывать документы электронной подписью
Хранить документы в электронных архивах
Обмениваться документами между работодателем и сотрудниками

Законодательная база для использования КЭДО в России сформирована относительно недавно. Ключевым шагом стало внесение изменений в Трудовой кодекс РФ, которые вступили в силу в 2021 году и закрепили право работодателей вести кадровый документооборот в электронном виде.

Почему важно соблюдать требования информационной безопасности при переходе на КЭДО:

Конфиденциальность персональных данных. Кадровые документы содержат значительный объем персональных данных сотрудников, включая паспортные данные, сведения о заработной плате, семейном положении и другую чувствительную информацию.
Юридическая значимость документов. Электронные кадровые документы имеют юридическую силу, поэтому важно защищать их от подделки и несанкционированного изменения.
Соблюдение законодательства. Работодатели обязаны обеспечивать защиту персональных данных сотрудников в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».
Репутационные риски. Утечка конфиденциальной информации может нанести серьезный ущерб репутации компании и подорвать доверие сотрудников.

Узнайте, безопасна ли ваша система КЭДО?

Написать

Закажите презентацию наших услуг с учетом специфики вашей отрасли.

Основные риски и меры защиты КЭДО

При внедрении кадрового электронного документооборота организации сталкиваются с рисками, которые могут привести к утечке конфиденциальной информации. Понимание этих рисков и принятие мер по защите ведет к созданию безопасной системы КЭДО.

Технические риски и меры защиты

Риски:

Уязвимость программного обеспечения
Недостаточное шифрование данных
Облачное хранение
Резервное копирование

Меры защиты:

Шифрование данных при хранении и передаче с использованием современных алгоритмов (AES-256, RSA)
Многофакторная аутентификация для доступа к системе КЭДО
Регулярное обновление программного обеспечения для устранения уязвимостей
Защищенные каналы связи для обмена кадровыми документами
Надежное резервное копирование с шифрованием резервных копий

Организационные риски и меры защиты

Риски:

Человеческий фактор
Недостаточный контроль доступа
Отсутствие политики безопасности
Проблемы при увольнении сотрудников

Меры защиты:

Разработка политики информационной безопасности
Обучение персонала правилам безопасной работы с КЭДО
Разграничение прав доступа на основе ролевой модели
Регулярный аудит действий пользователей в системе
Процедура прекращения доступа для уволенных сотрудников

Юридические риски и меры защиты

Риски:

Несоответствие требованиям законодательства
Проблемы с юридической значимостью документов
Отсутствие согласия сотрудников на обработку персональных данных

Меры защиты:

Использование квалифицированной электронной подписи для обеспечения юридической значимости документов
Получение согласия сотрудников на обработку персональных данных в системе КЭДО
Соблюдение требований законодательства о защите персональных данных
Регулярный мониторинг изменений в законодательстве и своевременное обновление системы

На фотографии изображен человек, который что-то пишет в блокноте, сидя за столом. Основной объект: Человек, держащий ручку, пишет в блокноте. Предметы на столе: Рядом с блокнотом лежат ноутбук, калькулятор, смартфон и карта. Общая атмосфера: Обстановка рабочего стола, которая может указывать на планирование, учебу или работу, возможно, связанную с финансами или путешествиями.

Комплексный подход к безопасности КЭДО

Обеспечение безопасности кадрового электронного документооборота требует комплексного подхода, включающего технические, организационные и юридические меры. ЦКР предлагает полный спектр услуг по защите КЭДО.

Технические решения

Мы предлагаем современные технические решения для защиты кадровых документов от утечек:

Системы шифрования данных для защиты конфиденциальной информации
Многоуровневая аутентификация для предотвращения несанкционированного доступа
Системы мониторинга и обнаружения утечек для оперативного выявления инцидентов безопасности
Защищенные каналы связи для безопасного обмена документами
Решения для безопасного мобильного доступа к кадровым документам
Системы резервного копирования и восстановления данных для обеспечения непрерывности бизнес-процессов

Организационные меры

Мы помогаем организациям внедрить эффективные организационные меры защиты:

Разработка политики и регламентов информационной безопасности
Обучение сотрудников правилам безопасной работы с КЭДО
Управление доступом к системе и контроль за действиями пользователей
Регулярный аудит безопасности для выявления и устранения уязвимостей
Планирование реагирования на инциденты для минимизации последствий возможных утечек

Юридическое сопровождение

Наши юристы обеспечивают полное соответствие системы КЭДО требованиям законодательства:

Анализ соответствия требованиям Трудового кодекса РФ и Федерального закона "О персональных данных"
Подготовка необходимых документов для легитимного использования КЭДО
Разработка форм согласий на обработку персональных данных
Консультации по вопросам электронной подписи и юридической значимости документов
Мониторинг изменений законодательства и своевременное обновление документации

На фотографии изображена женщина, сидящая за рабочим столом и внимательно смотрящая на монитор компьютера, на котором отображаются графики и диаграммы.

Свяжитесь с нами для получения более детальной информации о тарифах и услугах КЭДО

Написать

Поможем с расчетом стоимости внедрения КЭДО для вашего бизнеса!

Успешные кейсы внедрения безопасного КЭДО

Кейс 1: Защита персональных данных в крупной производственной компании

Ситуация: Производственная компания с штатом более 1000 сотрудников столкнулась с проблемой защиты персональных данных при переходе на КЭДО. Предварительный аудит выявил уязвимости в системе безопасности, включая отсутствие шифрования данных и слабую систему распознавания.

Решение:

Была разработана и внедрена комплексная система защиты, включающая:

Многоуровневую систему шифрования данных
Двухфакторную систему распознавания для всех пользователей системы
Разграничение прав доступа на основе должностных обязанностей
Систему мониторинга действий пользователей и выявления аномальной активности
Обучение сотрудников правилам информационной безопасности

Результат:

Устранение всех выявленных уязвимостей
Соответствие требованиям законодательства о защите персональных данных
Успешное прохождение проверки Роскомнадзора
Отсутствие инцидентов безопасности в течение двух лет после внедрения системы
Повышение доверия сотрудников к электронному документообороту

Кейс 2: Обеспечение юридической значимости электронных кадровых документов в организации

Ситуация: Компания внедрила систему КЭДО, но столкнулась с проблемой обеспечения юридической значимости электронных документов. Существовали риски признания документов недействительными.

Решение:

Предложение комплексного подхода к решению проблемы:

Внедрение квалифицированной электронной подписи для всех кадровых документов
Разработка и внедрение регламента подписания электронных документов
Создание защищенного архива электронных документов с сохранением
Интеграция с удостоверяющим центром для проверки подлинности подписей
Обучение сотрудников правилам работы с электронной подписью

Результат:

Обеспечение юридической значимости всех электронных кадровых документов
Успешное прохождение аудита на соответствие требованиям законодательства
Сокращение времени на подписание документов на 70%
Исключение рисков признания документов недействительными
Повышение эффективности работы HR-отдела

Кейс 3: Защита КЭДО при удаленной работе сотрудников

Ситуация: IT-компания с распределенной командой столкнулась с проблемой обеспечения безопасности КЭДО при удаленной работе сотрудников. Существовали риски утечки информации при доступе к системе с личных устройств сотрудников и через незащищенные каналы.

Решение:

Разработка и внедрение системы безопасного удаленного доступа к КЭДО:

Создание отдельного защищенного канала для доступа к системе
Разделение корпоративных и личных данных на устройствах
Разработка политики безопасности для удаленной работы
Внедрение системы мониторинга доступа с учетом местоположения
Обучение сотрудников правилам безопасной удаленной работы

Результат:

Обеспечение безопасного доступа к КЭДО для всех удаленных сотрудников
Предотвращение утечек данных при работе через незащищенные сети
Возможность блокирования доступа в случае подозрительной активности
Соответствие требованиям безопасности при удаленной работе
Повышение мобильности сотрудников без ущерба для безопасности данных

На изображении показана стопка документов и папок на столе, что может указывать на: Рабочее место: Организованное рабочее пространство с документами, возможно, в офисе или домашнем кабинете.

Получить индивидуальное предложение по защите вашей системы КЭДО

Написать

Запишитесь на встречу с руководителем дирекции по маркетингу и продажам.

Заключение

Кадровый электронный документооборот открывает перед организациями новые возможности для оптимизации процессов, сокращения затрат и повышения эффективности работы HR службы. Однако переход на электронный формат работы с кадровыми документами требует особого внимания к вопросам безопасности.

Утечка кадровых документов может иметь серьезные последствия как для сотрудников, так и для организации. Поэтому обеспечение безопасности КЭДО должно быть приоритетной задачей при внедрении.

В нашей компании создана надежная система защиты, которая обеспечивает конфиденциальность персональных данных сотрудников, юридическую значимость документов и соответствует требованиям законодательства.

29 октября / 2025
Автор: Центр корпоративных решений