Как правильно составлять штатное расписание. Практическое руководство от экспертов.

Штатное расписание — это обязательный документ для практически любой российской организации. Несмотря на кажущуюся простоту формы, его корректное составление часто вызывает сложности даже у опытных специалистов по кадрам. Многие остаются в неопределённости: в чём его практическая необходимость, как правильно его оформить и является ли его ведение строго обязательным.

Штатное расписание фиксирует структуру компании, определяет должности, количество работников и условия оплаты труда. Без него невозможно корректно вести кадровый и бухгалтерский учёт.

Штатное расписание — это внутренний документ, который:

• определяет организационную структуру предприятия;
• фиксирует перечень позиций и количество штатных единиц;
• устанавливает размер окладов и надбавок;
• служит основой для начисления заработной платы;
• является юридическим подтверждением расходов на фонд оплаты труда.

Если расписание оформлено неправильно или отсутствует, при проверке трудовая инспекция может наложить штраф. Кроме того, сотрудники могут оспорить свои должности или условия оплаты. Поэтому важно подходить к этому документу ответственно, даже для небольшой компании.

Штатное расписание особенно актуально в следующих случаях:

• при оформлении новых работников;
• при изменении структуры или реорганизации;
• при прохождении аудита или контрольных мероприятий;
• при расчёте фонда оплаты труда и налогов.

Штатное расписание — это внутренний документ, который отражает состав должностей и профессий в компании, а также условия оплаты труда для каждой из них. Он показывает, сколько сотрудников работает в каждом подразделении, какие у них оклады и есть ли надбавки.

Этот документ не является обязательным по закону в прямом смысле: Трудовой кодекс РФ не содержит прямого требования его вести. Однако на практике он нужен почти всем организациям. Почему?

Во-первых, штатное расписание — основание для приёма на работу. В трудовом договоре указывается должность, которая должна существовать расписанию. Если такой должности нет, договор может быть признан недействительным.

Во-вторых, без расписания невозможно корректно рассчитать зарплату и налоги. Бухгалтерия ориентируется на оклады и ставки, указанные в этом документе.

В-третьих, при проверке контролирующих органов — например, Роструда или налоговой — отсутствие расписания вызывает вопросы. Особенно если компания крупная или активно развивается.

Важно понимать: штатное расписание не отображает связи между сотрудниками или иерархию, это исключительно финансовый документ.

• Должность нечетко сформулирована. Использование вымышленных названий вместо тех, что указаны в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах. Например, «коуч по продуктивности» вместо «специалист по организационному развитию».
• Отсутствуют коды ОКПДТР. Важно для бюджетных учреждений, но рекомендовано и коммерческим организациям.
• Количество штатных единиц указано неверно. Например, 1,5 ставки оформляются как две отдельные позиции, что нарушает логику документа.
• Несогласованные изменения. Правки вносятся без издания приказа и без уведомления сотрудников.
• Отсутствует подпись уполномоченного лица. Без подписи документ не имеет юридической силы.

Особенно часто ошибки возникают при указании условий оплаты. Например, в расписании пишут «оклад — 80 000 руб.», а в договоре — «оклад + премия до 30%». Это несоответствие может вызвать споры при увольнении или жалобах в инспекцию.

Еще одна частая проблема — устаревшее расписание. Компания растёт, появляются новые подразделения, но документ не обновляется. В результате кадровик вынужден оформлять приказы «в обход» штатного расписания, что создаёт риски.

Более 40 тысяч сотрудников крупных компаний уже используют наши цифровые кадровые сервисы для ведения актуальной кадровой информации.

Штатное расписание — не статичный документ. Его нужно обновлять в следующих случаях:

• создается новое структурное подразделение;
• в штат вводится новая позиция;
• производится сокращение штата;
• меняются оклады или условия оплаты.

Процедура внесения изменений включает следующие действия:

1. Руководитель или HR служба предлагает изменения.
2. Подготавливается новая версия документа или дополнение к нему.
3. Издается приказ об утверждении изменений.
4. Сотрудники, которых касаются перемены, уведомляются в письменной форме.
5. Обновлённые данные вносятся в кадровую и бухгалтерскую программы.

Если изменения касаются сокращения, важно соблюдать сроки уведомления — минимум два месяца до даты увольнения. В случае индексации окладов — можно вносить правки единовременно для всей компании.

Некоторые компании обновляют расписание раз в год — например, с 1 января. Другие — по мере необходимости. Выбор зависит от темпов развития бизнеса.

Ведение штатного расписания требует не только знаний, но и времени. Особенно если компания масштабируется, открывает филиалы в нескольких регионах.
Многие компании предпочитают передать эту задачу партнерам.

Преимущества аутсорсинга кадрового учёта:

• Снижение риска ошибок — документы ведутся по актуальным нормам законодательства.
• Экономия времени кадровых специалистов: они могут сосредоточиться на развитии и удержании персонала, а не на оформлении форм.
• Бесшовная интеграция с бухгалтерией — зарплата и налоги рассчитываются на основе корректных данных.
• Доступ к цифровым сервисам — сотрудники получают расчётный лист, оформляют отпуск или заказывают справку онлайн.

Например, в ПАО «НЛМК» более 40 тысяч сотрудников ежемесячно используют цифровые кадровые сервисы, разработанные при участии ЦКР. Это позволяет автоматизировать рутинные процессы и повысить уровень эффективности компании-клиента.

Аналогичные решения внедрены в Первой Портовой Компании, где более 3 000 работников получают доступ к кадровым сервисам в один клик, без посещения офиса.

Аутсорсинг — это повышение эффективности. Вы остаётесь работодателем, но получаете поддержку от партнера, который ежедневно работает с кадровой документацией.

Штатное расписание помогает контролировать численность персонала, планировать расходы и обеспечивать соответствие трудовому законодательству.

Правильно составленное расписание экономит время, снижает риски и упрощает взаимодействие между HR, бухгалтерией и руководством. Даже если вы небольшая компания, стоит уделить этому документу внимание.

Если у вас нет ресурсов на самостоятельное ведение кадрового учёта — не обязательно нанимать штатного специалиста. Можно передать задачу профессионалам, которые уже доказали свою компетентность на практике.