Как принять сотрудника в 2026 году: чек-лист от ЦКР

Компания ЦКР, как и другие работодатели на российском рынке, регулярно сталкивается с приемом сотрудников. В этой статье мы поделимся рекомендациями по приему новых сотрудников, выбору формата сотрудничества. А также расскажем, какие документы запросить у кандидата и как избежать финансовых рисков для компании.

Мы рекомендуем три варианта оформления нового сотрудника, в зависимости от объема и характера предполагаемых задач:

1. Бессрочный трудовой договор. Если вы планируете нанимать сотрудника на длительное время, лучше использовать такой договор. Такой договор прекращает свое действие либо по инициативе работника, либо компании, либо по соглашению сторон.

2. Срочный договор. Используется для временных задач, сезонных работ, замены сотрудника, стажировки, а также для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг.

3. Договор ГПХ.  По договору гражданско-правового характера сотрудник (Исполнитель) и не получает соцгарантий, которые положены штатным сотрудникам. Исполнитель не принимается в штат компании и не занимает должность в штатном расписании.

При заключении бессрочного и срочного трудового договора требованию ст. 65 ТК РФ, кандидат обязательно должен предоставить следующий пакет документов при приеме на работу:

1. Паспорт РФ. Для лиц до 14 лет — свидетельство о рождении, для проживающих за границей — загранпаспорт.
2. СНИЛС в электронной или бумажной форме.
3. Документ об образовании: диплом, аттестат.
4. Документы воинского учета: военный билет, приписное.

Дополнительно по требованию должности:

1. Справка об отсутствии судимости (для образовательной деятельности, связанной с несовершеннолетними; транспортной безопасности; деятельности в охранных службах; финансовой сфере; государственной и муниципальной службе).
2. Документы о квалификации (например, диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о высшем образовании, удостоверение о повышении квалификации, диплом о профессиональной переподготовке).
3. Результаты медосмотра (для несовершеннолетних, а также для работников транспорта, сферы питания и торговли, образования и работы с детьми, здравоохранения, сферы услуг красоты, опасных условий труда, на водопроводных сооружениях и на работе вахтовым методом на Крайнем Севере).

При приеме иностранца без РВП или ВНЖ, мы рекомендуем проверять его статус через систему ЕГИССО и Реестр контролируемых лиц (РКЛ). Следует обязательно уведомить МВД о заключении трудового договора в течение 3 рабочих дней.

До начала работы сотрудник должен ознакомится с внутренними правилами под подпись.

Мы рекомендуем включить в комплект документов: положение о персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, положение об оплате труда.

Компании могут столкнуться со штрафами из-за неправильного оформления согласия на обработку персональных данных. Часто его включают в текст трудового договора, а это нарушение. Согласие должно быть отдельным письменным документом, чтобы сотрудник мог его отозвать.

Трудовой кодекс обязывает составлять договор в двух экземплярах: работодателю и сотруднику. Форма произвольная, но договор обязательно должен включать следующие условия: уровень заработной платы, должность, режим и место работы.
На основании договора издается приказ о приеме (форма № Т-1, № Т-1а или по произвольной форме работодателя). Затем сотрудник должен ознакомиться с приказом поставив подпись в течение трех дней с момента фактического начала работы.

Возможность использовать бумажную трудовую книжку в 2026 году предоставляется только в случае, если работник ранее сам решил сохранить бумажный формат. Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять бумажную трудовую книжку для него не нужно. Регистрация в СФР (Социальный фонд России) проводится через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1). Со сроком подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Ключевые поля формы ЕФС-1: дата приема, мероприятие «ПРИЕМ», код РКС/МКС, должность, код вида договора, код ОКЗ, режим работы, основание приема.

Важно! Внимательно следите за отчетностью в СФР, так как за ошибку или не сдачу полагается штраф 500 рублей за каждого сотрудника. Например, если вы часто принимаете новых сотрудников в большом количестве, сумма может быть ощутимым финансовым риском для бизнеса.

Личную карточку Т-2 следует вести опционально для внутреннего учета.

Какие сервисы помогают нам в ЦКР легко и безошибочно выстраивать процесс приема новых сотрудников? Мы используем Цифровые кадровые сервисы — широкий набор кадровых сервисов, которые полностью перевели взаимодействие с сотрудниками из бумажного в цифровой вид. Наша платформа кадрового электронного документооборота интегрирована с 1С, поддерживает выпуск всех видов электронных подписей, а также сервисы самообслуживания для сотрудников.

Автоматизация процесса найма помогает нам нивелировать ошибки, связанные с человеческим фактором.

Если для вас актуален вопрос приема на работу новых сотрудников, но вы сомневаетесь в соответствии процессов законодательству, обратитесь к нам. Мы поможем вам выстроить и оцифровать процессы кадрового учета.