Аутсорсинг поддерживающих бизнес процессов от компании ЦКР

ПАО ПГК:
«Самый важный показатель — весь процесс работает стабильно и не требует нашего вовлечения, у нас есть отчеты, есть статистика, понимание, где мы можем сэкономить.»

Влада Закалюкина, начальник отдела управления делами ПАО ПГК

В конце 2021 года к нам обратилась Первая грузовая компания с запросом об автоматизации командировок. Компания столкнулась со сложным бумажным документооборотом и огромными временными затратами как на оформление командировок, так и на сбор закрывающих документов. В результате миграции ПГК на платформу «Командировки.Легко» были получены эффекты в разных плоскостях: сократили время сотрудников на оформление командировок, повысили их лояльность и сделали процесс оформления намного удобнее, расходы компании на командировки снизили за счет скидок на отели и билеты, сотрудников, которые обслуживали ранее этот процесс, смогли перевести на решение других задач. Начальник управления делами ПАО ПГК Влада Закалюкина поделилась, как проходило внедрение продукта и каких результатов удалось достичь.

О ПГК

Первая грузовая компания — это российский частный оператор на рынке грузовых железнодорожных перевозок и разработчик ПО в сфере оптимизации логистических цепочек. В управлении у ПГК находится более 100 тыс. вагонов. Является одним из лидеров среди российских железнодорожных операторов по объёму перевозок и грузообороту.

С какими сложностями и проблемами вы сталкивались до работы с ЦКР / Как обстояли дела в компании до перехода на платформу «Командировки. Легко»?

Изначально вопросами командировок для всех сотрудников занимались несколько человек. На следующем этапе мы решили работать через тревел-агентства, но это не помогло нам снизить количество проблем, так как приходилось обслуживать несколько контрактов одновременно. Вся проверка, аналитика и отчетность остались на том же уровне по эффективности. Зачастую возникали проблемы с синхронизацией процессов и сотрудников, потерей документов, сбоями маршрутизации и сдачей авансовых отчетов. Это приводило к ряду проблем: двойным выплатам, восстановлению утерянных документов, дублированию функций, разделению ответственности между разными департаментами и т. д. Это все приводило не только к прямые затратам по времени, но и потерям для бизнеса.

Как проходила миграция данных на нашу платформу? Сталкивалась ли компания с какими-то трудностями?

Весь процесс прошел без затруднений, а главное — теперь работает стабильно. Сервис работает без перебоев, не доставляя никаких неудобств. У нашей компании был нестандартный случай, так как у нас были пожелания по дополнительным доработкам и расширению функционала. ЦКР представил решение по реализации особого маршрута авторизации и созданию отдельного маршрута по подписанию приказов согласно политике ПГК.

Как процесс командирования работает в компании сейчас?

Теперь у нас есть автоматизированная система, интегрирующая в себя все необходимые для командировок сервисы. Сотрудники могут самостоятельно отслеживать свои поездки и документацию внутри сервиса, получая своевременные уведомления со всей необходимой информацией. Прозрачность процесса позволяет увидеть нам все статусы, документацию по поездке и отчетность в одном месте.
Также хотелось бы отметить клиентоориентированность сотрудников ЦКР: для нас расширяют географию проживания, открывая большее число районов и мест для «нестандартных» поездок с учетом наших потребностей. Коллеги всегда на связи, в том числе за рамками рабочего времени, всегда готовы во всем помочь и среагировать, дать информацию или решить ряд других вопросов по нашему запросу.

Что вам особенно понравилось в работе с ЦКР?

– Во-первых, хочется отметить стабильность сервиса. Это одна из самых важных вещей для нас — и в ЦКР все работает без нареканий и сбоев, позволяя контролировать все поездки в любой момент.
– Второй момент, который мы оценили — это прозрачность. Все детали поездок видны сотруднику, что позволяет избежать лишних действий и быстрее обрабатывать документацию.
– Мне как держателю процесса на стороне заказчика очень импонируют клиентоориентированность и поддержка. Компания всегда готова пойти на встречу, предложить альтернативные варианты и реализовать нестандартные запросы. Помимо постоянного нахождения на связи, работники ЦКР оказывают помощь со срочными запросами, которые периодически могут возникать. Команде деловых поездок ЦКР от меня точно есть обратная положительная связь в том, что они очень отзывчивы. Они заинтересованы в решении наших задач, и это чувствуется, и мы это ценим.

Группа НЛМК при поддержке ЦКР успешно реализовала цифровые инициативы Стратегии HR. Наиболее заметными сервисами, которые востребованы сотрудниками компании, и внесли вклад в достижение повышения производительности труда являются: расчетный лист; отпуск; hr-консультация по персональным вопросам; командировки; заказ и получение справок. Ежемесячно данные сервисы используют более 40 тыс. наших сотрудников. ЦКР показал себя надежным партнером и компетентным методологом процессов кадрового администрирования, помогая оптимизировать кросс-функциональное взаимодействие внутри компании между дивизионами.

Уровень сервиса постоянно растет, в 2022 году реализуется проект перехода на кадровый электронный документооборот, запущены сервисы управления персональными данными, табели учета рабочего времени. Уровень удовлетворенности сотрудников Группы НЛМК сервисами ЦКР по итогам 2021 года составил 81%. Большинство услуг ЦКР не требует личного посещения офиса — это удобно и экономит время.

Борисов С.С.

Руководитель направления цифровые решения в кадровых процессах