Ведение кадрового
делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это процесс оформления, учёта и хранения документов, регулирующих трудовые отношения между работодателем работниками. Точность ведения кадровых документов влияет на соблюдение трудового законодательства.

Основные документы кадрового делопроизводства:

• Трудовой договор (приложения, дополнительные соглашения);
• Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуска, поощрения и дисциплинарные взыскания);
• Личные дела работников;
• Табели учёта рабочего времени;
• Графики отпусков;
• Штатное расписание;
• Должностные инструкции.

Учёт документов ведётся в журнале регистрации приказов, трудовых договорах, личных делах и в других кадровых документах. Все документы должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных»

Особое внимание стоит уделить оформлению и хранению персональных данных работников. Сбор, обработка и хранение персональных данных должны соответствовать ФЗ №152 «О персональных данных». Нарушение в этой сфере влечёт административную ответственность.

При оформлении трудовых отношений важно соблюдать сроки:

• заключить трудовой договор до начала работы;
• выпустить приказ о приёме не позднее первого дня работы;
• получить подпись работника по ознакомлению с приказом в течение трёх дней;
• внести запись в трудовую книжку.

Кадровое делопроизводство включает также ведение учёта отпусков, контроль за своевременным предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска, оформление заявлений, справок, характеристик и других документов, связанных с работой.

Если в штате нет специалиста по кадрам, ведение кадрового делопроизводства может быть передано на аутсорсинг. Это позволяет снизить кадровые риски, обеспечить соответствие документов требованиям законодательства и минимизировать административную нагрузку руководителя.

Ведение кадрового делопроизводства — обязательная часть управления персоналом. От его качества зависит юридическая безопасность организации, точность учёта, прозрачность процессов и соответствие требованиям трудового законодательства. Качественное ведение кадрового делопроизводства обеспечивает не только соблюдение требований ТК, но и защиту персональных данных, а также эффективность внутренних процессов в организации. Все кадровые документы должны соответствовать нормам Трудового кодекса РФ,Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных»и внутренним локальным нормативным актам организации.

Выбор в пользу услуги ведения кадрового делопроизводства — это стратегически важное решение для компании любого уровня. Комплексное кадровое сопровождение бизнеса позволит автоматизировать рутинные задачи, учитывая экспертизу провайдера аутсорсинговых услуг. Для кадровой аутсорсинговой компании рутинные процессы представляют собой основной бизнес. Эта услуга поможет оптимизировать кадровый учет и сосредоточиться на стратегии.

Мы ведем кадровое делопроизводство для компаний, расположенных на территории России. Берем на себя все рутинные процессы кадрового отдела, которые обычно выполняются HR-специалистами вручную и требуют значительного времени: ведение кадрового учета, подбор и оформление сотрудников, личный кабинет, подключение КЭДО, расчеты с персоналом, выдача справок и другие функции. Учет всех этих рутинных операций в кадровом делопроизводстве позволяет компании повысить эффективность и производительность работы. Таким образом, кадровый учет становится проще и доступнее для всех участников процесса.

Автоматизация HR-процессов подразумевает внедрение инструментов, которые оптимизируют трудовые ресурсы и сводят личное участие HR-специалиста в рутинных процессах к минимуму. При этом все непрофильные процессы передаются компании-аутсорсеру. Услуга подходит организациям, которые активно масштабируются. В процессе роста компании на HR-специалистов стремительно возрастает нагрузка, что вынуждает работников кадровой службы совершать большее количество повторяющихся действий.

Профессиональный HR-аутсорсинг включает следующие услуги:

• Взаимодействие с персоналом — подбор, увольнение, перевод сотрудников. Сюда включены подготовка и подписание договоров, ведение электронной трудовой книжки.
• Ведение табеля учета рабочего времени
• Цифровой портал, где сотрудники самостоятельно оформляют отпуск и больничный, а также получают консультации.
• Начисление зарплат, премий, бонусов.
• Отслеживание изменений в ТК, своевременное внесение изменений в документацию предприятия.
• Взаимодействие с государственными органами.
• Консультации экспертов по вопросам кадрового делопроизводства.

Стоимость услуги кадрового аутсорсинга во многом зависит от задач, которые вы планируете передать . Каждый проект обсуждается индивидуально, с учетом пожеланий клиента и специфики кадровой работы предприятия.

Современный кадровый учет в компании ведется с применением инновационных инструментов. Оформление и подписание кадровых договоров доступно в электронном виде с любого устройства круглосуточно. Кадровый документооборот осуществляется полностью безбумажно, а учет документации по каждому сотруднику хранится в электронном архиве. Кадровый учет позволяет значительно упростить процессы управления персоналом.

Часть рутинных операций в кадровом учете выполняется роботизировано, например, заполнение справок. С учетом применения современных технологий кадровая система работает более эффективно, что позволяет сократить сроки решения типовых задач и улучшить качество кадрового учета. Кадровые специалисты, работающие в такой системе, могут сосредоточиться на стратегических задачах, что значительно повышает общую эффективность работы компании. Каждая деталь в кадровом учете имеет значение, поэтому важно правильно организовать все процессы.

Автоматизация кадрового делопроизводства имеет следующие преимущества:

• Сокращение затрат на сотрудников. Автоматизация помогает оптимизировать трудовые ресурсы и сократить количество персонала. Расходы на сотрудников включают в себя не только заработную плату, но и затраты на помещение, ремонт, мебель, энергоресурсы и т. п. В рамках учета кадровых расходов становится особенно актуальным привлечение специалистов по оптимизации процессов
• Автоматизация помогает снижать дефектность до минимума. Например, в ЦКР дефектность составляет менее 0,01%, что позволяет специалистам сосредоточиться на повышении качества учета выполнения других задач. Эффективный учет позволяет отслеживать все этапы работы с документами и минимизировать вероятность ошибок.
• Значительно увеличивается скорость работы с документами. Скорость подписания увеличивается в 10 раз за счет электронных сервисов, что дает возможность специалистам более эффективно управлять временем и ресурсами. Учет всех этапов обработки документов значительно упрощает работу и делает процессы более прозрачными..
• Увеличивается лояльность сотрудников. Благодаря автоматизации кадрового учета специалисты могут быстрее реагировать на запросы сотрудников, что способствует созданию положительного имиджа компании. Улучшение учета трудовых ресурсов позволяет снизить уровень стресса среди работников, что также положительно сказывается на их лояльности.

Аутсорсинг кадрового учета позволит бизнесу сосредоточиться на своей основной деятельности, а HR-специалисты смогут уделять больше внимания удержанию и развитию других кадров. Кадровый учет — это неотъемлемая часть бизнеса. В случае ошибок при оформлении документов, на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Кадровый учет требует тщательной и постоянной проверки всех данных, чтобы избежать ошибок и штрафов, которые могут негативно сказаться на репутации компании. Специалисты, занимающиеся аутсорсингом, могут обеспечить необходимую точность и оперативность в обработке документов, что в свою очередь дает возможность сосредоточиться на стратегических задачах

Перед тем, как передать на аутсорсинг кадровое сопровождение, необходимо провести аудит текущих процессов предприятия, задача которого:

• выявить слабые места в системе;
• определить потенциальные риски в деятельности организации;
• ознакомиться со всей документацией, проверить ее на соответствие законодательству РФ;
• изучить кадровую политику;

Хороший аудит кадров позволит максимально эффективно скорректировать существующие процессы и подготовиться к переходу на аутсорсинг.
Важнейшими аспектами кадрового аудита являются внимание к трудовым документам и учет всех кадровых процедур. Специалисты, занимающиеся проверкой кадровых документов, должны акцентировать внимание на соблюдении норм труда и политик, связанных с управлением кадрами.

Кроме того, анализ профессиональных качеств специалистов поможет улучшить учет по всем кадровым направлениям, что, в свою очередь, повысит эффективность работы с кадровыми документами. В процессе проверки следует пристально следить за тем, чтобы все кадровые документы были правильно оформлены и соответствовали требованиям законодательства, поскольку ошибки в документации могут привести к значительным рискам для компании.

Перед тем, как передать на аутсорсинг кадровое сопровождение, необходимо провести аудит текущих процессов предприятия, задача которого:

• выявить слабые места в системе;
• определить потенциальные риски в деятельности организации;
• ознакомиться со всей документацией, проверить ее на соответствие законодательству РФ;
• изучить кадровую политику;

Хороший кадровый аудит позволит максимально эффективно скорректировать существующие процессы и подготовиться к переходу на аутсорсинг.
Важнейшими аспектами кадрового аудита являются внимание к трудовым документам и учет всех кадровых процедур. Специалисты, занимающиеся проверкой кадровых документов, должны акцентировать внимание на соблюдении норм труда и политик, связанных с управлением кадрами.

Кроме того, анализ профессиональных качеств специалистов поможет улучшить учет по всем кадровым направлениям, что, в свою очередь, повысит эффективность работы с другими кадровыми документами. В процессе проверки следует пристально следить за тем, чтобы все кадровые документы были правильно оформлены и соответствовали требованиям законодательства, поскольку ошибки в документации могут привести к значительным рискам для компании.

Мы предлагаем уникальные преимущества, которые помогут вам сосредоточиться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на рутинные задачи, связанные с бухгалтерским учетом и управлением кадрами.

Экспертиза: наша команда имеет высокую квалификацию в области бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства. Мы гарантируем качество работы, основанное на многолетнем опыте и постоянном развитии. Бухгалтерские отчеты, которые мы предоставляем, соответствуют самым высоким стандартам и требованиям налоговой инспекции. Мы знаем, как минимизировать постоянные проверки и риски штрафов, связанные с ошибками в документации и отчетности.

Качество работы: обращаясь к нам, вы можете быть уверены в высоком качестве наших услуг. Мы используем современные методы учета и продукты на базе 1С, что позволяет сократить время на обработку данных и улучшить взаимодействие с клиентами. Наша команда проводит регулярный анализ ситуации и предлагает решения по улучшению бизнес-процессов, связанных с бухгалтерскими задачами и управлением кадрами.

Скорость: благодаря нашему решению, вы не зависите от текучки кадров, отпусков и больничных штатных специалистов. Мы обеспечиваем бесперебойную работу наших сервисов. Вы не столкнетесь с задержками в обработке бухгалтерских данных или других кадровых документов, что позволяет избегать незапланированных затрат.

Работая с нами, мы гарантируем не только высокий уровень обслуживания, но и гибкость в подходе к вашим потребностям. Мы понимаем, что каждый бизнес уникален, и нацелены предоставить вам решение, соответствующее именно вашим требованиям.

Наши услуги включают бухгалтерские консультации, аудит кадров и комплексное управление ресурсами труда. Мы следим за соблюдением законодательства и налоговых требований, обеспечивая безперебойную работу бухгалтерских и кадровых процессов, в том числе оформление отпусков и договоров. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на основном направлении своей деятельности, а мы позаботимся о том, чтобы все связанные с этим процессы работали эффективно.

Мы занимаемся поддержкой бизнеса в формате аутсорсинга уже более 15 лет.

Возьмем на себя все непрофильные функции и ответим за результат. Мы поможем:

• Автоматизировать кадровый учет и расчеты с персоналом.
• Обеспечить формирование и предоставление всей необходимой отчетности в государственные органы.
• Внедрить кадровый ЭДО и цифровой портал самообслуживания.

Услуга аутсорсинга позволит отдать рутину ответственному провайдеру и сфокусироваться на главном (развитие, стратегия и т.д.). Благодаря цифровому документообороту можно экономить на бумаге, канцелярии, логистике и хранении, оптимизировать трудовые ресурсы. Все вопросы сотрудников будут решены в несколько кликов и без необходимости посещения офиса, действия с рабочей документацией осуществляются онлайн.

Передача полномочий по кадровому сопровождению производится по официальному договору. Все условия сотрудничества закреплены юридически. Права сторон защищены гарантийным соглашением.

Стоимость HR-аутсорсинга зависит от таких факторов:

• количество сотрудников;
• список услуг;
• сложность направления;
• количество филиалов, дочерних компаний и т. п.

Узнать цены, получить коммерческое предложение можно по телефону или на сайте. Также мы оказываем услуги по бухгалтерскому сопровождению.