Оставьте заявку
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Оставьте заявку
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня
Расчет стоимости
Давайте обсудим вашу задачу?
Можем созвониться в zoom и обсудить ваш проект. Наша консультация бесплатна.
8 (800) 600-27-55
Пн-Пт 07:00-20:00
Сб-Вс 09:00-18:00
по всей России
Пн-Пт 07:00-20:00
Сб-Вс 09:00-18:00
по всей России
Обсудим вашу задачу?
Заполните простую форму, и мы свяжемся с вами для обсуждения
Обрабатывать, хранить и отправлять кадровые документы гораздо удобнее с КЭДО
Обрабатывать, хранить и отправлять кадровые документы гораздо удобнее с КЭДО
КЭДО кратно ускорил ряд процессов в компаниях клиентов, что позволило высвободить время у сотрудников наших клиентов и специалистов, отвечающих за кадровое делопроизводство.
Практика ЦКР показывает, что скорость подписания кадровых документов сократилась в 10 раз по сравнению с бумажными аналогами и в среднем составляет теперь 1−2 минуты. Только за прошлый год сотрудники наших клиентов сэкономили почти 188 тысяч рабочих часов после перевода кадровых сервисов в цифровой вид.
Практика ЦКР показывает, что скорость подписания кадровых документов сократилась в 10 раз по сравнению с бумажными аналогами и в среднем составляет теперь 1−2 минуты. Только за прошлый год сотрудники наших клиентов сэкономили почти 188 тысяч рабочих часов после перевода кадровых сервисов в цифровой вид.
Что такое КЭДО
КЭДО — это сервис кадрового электронного документооборота, основная задача которого состоит в том, чтобы исключить работу с документами на печатных носителях. Другими словами, с КЭДО любые документы сотрудника, будь то приказы, договоры или служебные записки выпускаются, отправляются и подписываются в цифровом формате.
КЭДО — это облачный сервис, работать с ним можно не только с компьютера, но и со смартфона. Таким образом, создать и подписать документ можно всего за пару минут. Это быстро и удобно.
Функции КЭДО
- Создание документов в конструктореСервис КЭДО обладает функционалом для «ручного» создания документов по готовым шаблонам. Эта функция будет особенно полезной типовых документов.
- Обеспечение маршрутов согласованияГрамотная настройка сервиса позволяет создать цепочку обработки файлов между ответственными сотрудниками с разным уровнем прав.
- Загрузка готовых файловДанная опция может пригодиться в любой момент, однако в переходный период от «бумаги» к «цифре» она станет буквально незаменимой.
- Совершение массовых действийОтправка, архивация, подписание. КЭДО позволяет совершать действия с десятками документов одновременно.
- ПодписаниеПодписанные документы через КЭДО имеют равную юридическую силу с классическими документами.
В КЭДО можно выпустить 3 вида подписей: ПЭП, НЭП и КЭП
Предусмотрена интеграция с приложением Госключ
Это дает возможность отправлять документы на подпись в Госключ напрямую из интерфейса КЭДО без дополнительных действий.
Предусмотрена интеграция с приложением Госключ
Это дает возможность отправлять документы на подпись в Госключ напрямую из интерфейса КЭДО без дополнительных действий.
Какие документы можно создавать в КЭДО
Функционал сервиса предусматривает возможность работы практически с любым типом кадровых документов:
- Любые документы штатных сотрудников, работающих в дистанционном формате;
- Локальные нормативные акты, в том числе инструкции;
- Приказы об отпусках и отгулах, заявления;
- Документы о поощрении сотрудников или о взысканиях;
- Командировочные документы.
Сейчас строго «на бумаге» должны оформляться только приказы об увольнении, журналы инструктажа по охране труда и акты о несчастных случаях на производстве, однако все говорит о том, что и они когда-нибудь тоже перейдут в «цифру».
Преимущества КЭДО
- Сокращение затрат
- Ничего не потеряется
- Цифровизация бизнеса
У всего есть свои плюсы и минусы, и в этом отношении КЭДО не исключение. Пожалуй, переходить с «бумаги» на «цифру» не стоит в тех случаях, когда в компании работает меньше 20−30 человек.
Как подключить КЭДО?
- Определитесь с потребностямиСколько и какие документы будет готовить компания, какой штат сотрудников, могут ли возникнуть неординарные задачи, большая ли в коллективе текучка кадров.
- Подготовьте подписиЭто можно сделать позже, после начала работы с сервисом, но чем раньше, тем лучше – сразу можно начать работать.
- Привлеките сотрудников компанииВсех специалистов отдела кадров, юристов и отдел маркетинга (при необходимости). Другими словами, всех, кто так или иначе работает с кадровыми документами. Это поможет учесть возможные нюансы и пожелания.
- Подготовьте документыДействующие сотрудники компании должны подписать согласие на использование КЭДО, получить уведомление о переходе, а новые специалисты – дать согласие на использование электронных кадровых документов.
- Известите персоналПрименение КЭДО – необязательно требование работы компании, а значит некоторые сотрудники могут отказаться от того, чтобы их документы переводились в «цифру». Постарайтесь донести преимущества этого решения до каждого и посчитайте, сколько людей готовы к инициативе.
Этапы внедрения КЭДО в ЦКР
2020
В 2020 году со вступлением в силу закона о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде мы стали реализовывать проект перевода всех сотрудников на электронные трудовые книжки.
2021
В 2021 году мы реализовали электронные сервисы с возможностью использования простой электронной подписи, постепенно формируя у сотрудников пользовательские навыки работы с цифровыми документами и процессами.
2022
С 2022 года мы начали применять усиленные квалифицированные подписи, и сегодня 100% сотрудников ЦКР и 82% кадровых документов переведены на КЭДО. Мы оформляем в электронном виде отпуска, командировки, прочие отсутствия, изменения условий трудового договора и персональных данных, а также ряд кадровых заявлений. КЭДО позволил перевести бумажный документооборот полностью в цифровой вид с хранением документов в электронном архиве.
Выводы
В КЭДО документы не потеряются и будут всегда под рукой, работать с сервисом можно как через компьютер, так и через смартфон. Относительно низкая стоимость подключения и беспрецедентно высокая скорость обработки цифровых документов – еще два мощных аргумента в пользу подключения КЭДО.
Основные этапы перехода на аутсорсинг
- Проводим установочные встречи
- Выделяем ресурсы, готовим команду
- Формируем дорожную карту проекта
1
- Проводим аудит процессов кадрового учета
- Проводим аудит IT-архитектуры
- Формируем предложения по улучшению
- Согласовываем договоры и приложения
Переход на обслуживание
В зависимости от выбора:
- Пакета 1 - переносим данные клиента в учетную систему ЦКР
- Пакета 2 - переносим данные клиента в частное облако
- Пакета 3 - получаем доступ в учетные системы клиента
2
Стабилизация
- Фиксируем ошибки и выполняем доработки
- Оказываем поддержку пользователей
- Фиксируем критерии успеха
- Проводим опрос удовлетворенности
- Обучаем сотрудников
- Готовим инфраструктуру для клиента
- Тестируем и устраняем замечания
- Подтверждаем дату запуска
3
Узнайте подробнее
о цифровых сервисах ЦКР
Часто задаваемые вопросы
Опасения, связанные с действиями регуляторов, — частое явление. Однако здесь все обстоит как раз наоборот: в результате перехода на КЭДО законодательно были утверждены унифицированные форматы электронных документов и правила проверки, в том числе за счет упорядочивания документов в единый электронный архив. Таким образом проверки становятся прозрачными как для работодателя, так и для регулятора. При этом немало важно, что и сотрудник в любое время 24/7 имеет доступ к своему архиву документов.
Кибербезопасность — еще одна частая причина опасений перехода на КЭДО. Однако и этот страх не подтверждается фактами даже в условиях возросшего числа кибератак: функционал электронных подписей реализуется в интеграции с Госуслугами, а все данные сотрудников хранятся на защищенных серверах и обрабатываются ИТ-системами со строгими протоколами безопасности.
ЦКР оперирует данными клиентов в строгом соответствии с международным стандартом информационной безопасности ISO/IEC 27 001 — наша дата-инфраструктура лицензирована по этому стандарту и следует лучшим мировым практикам в отрасли, ведь многие компании, которые обрабатывают только свои данные, не обладают подобным уровнем защищенности.
При выпуске УНЭП наш сотрудник проходит обязательную идентификацию через Госуслуги для подтверждения личности, что гарантирует достоверность данных. Подлинность подписи на документе можно легко проверить с помощью валидатора, что зачастую невозможно при применении бумажного документа и ручной подписи.
ЦКР оперирует данными клиентов в строгом соответствии с международным стандартом информационной безопасности ISO/IEC 27 001 — наша дата-инфраструктура лицензирована по этому стандарту и следует лучшим мировым практикам в отрасли, ведь многие компании, которые обрабатывают только свои данные, не обладают подобным уровнем защищенности.
При выпуске УНЭП наш сотрудник проходит обязательную идентификацию через Госуслуги для подтверждения личности, что гарантирует достоверность данных. Подлинность подписи на документе можно легко проверить с помощью валидатора, что зачастую невозможно при применении бумажного документа и ручной подписи.
На случай, если правовое регулирование в области документооборота поменяется и в систему нужно будет вносить правки (например, изменятся формы документов, ГОСТы, стандарты отчетности или требования к оформлению), ЦКР предоставляет услуги мониторинга и консалтинга: наши специалисты постоянно следят за изменениями правоприменительной практики, чтобы у клиентов не возникало проблем, консультируют по необходимости актуализации процессов и внедряют все требуемые изменения в системах. Например, в 2023 году мы доработали сервис КЭДО под новые требования законодательства в части применения машиночитаемых доверенностей (МЧД).
КЭДО входит в комплексное предложение по аутсорсингу кадрового учета и делопроизводства и является его важной составляющей.
Можно пойти двумя путями (и один не хуже другого):
1. Оставить заявку менеджеру сервиса, а далее следовать его инструкциям;
2. Попробовать все сделать самостоятельно – это не так сложно, как может показаться.
