КЭДО

Кадровый электронный
документооборот

Обрабатывать, хранить и отправлять кадровые документы гораздо удобнее с КЭДО. В этой статье мы расскажем, как работает сервис, опишем его функционал, приведем список преимуществ и дадим рекомендации по подключению.

КЭДО кратно ускорил ряд процессов в компаниях клиентов, что позволило высвободить время у сотрудников наших клиентов и специалистов, отвечающих за кадровое делопроизводство.

Практика ЦКР показывает, что скорость подписания кадровых документов сократилась в 10 раз по сравнению с бумажными аналогами и в среднем составляет теперь 1-2 минуты. Только за прошлый год сотрудники наших клиентов сэкономили почти 188 тысяч рабочих часов после перевода кадровых сервисов в цифровой вид.

Что такое КЭДО

КЭДО – это сервис кадрового электронного документооборота, основная задача которого состоит в том, чтобы исключить работу с документами на печатных носителях. Другими словами, с КЭДО любые документы сотрудника, будь то приказы, договоры или служебные записки выпускаются, отправляются и подписываются в цифровом формате. Подобный сервис активно применяется в бухгалтерии (ЭДО), а с ноября 2021 года на основании Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» он стал доступен и HR-менеджерам.

КЭДО – это облачный сервис, а значит работать с ним можно не только с компьютера, но и со смартфона. Таким образом, создать и подписать документ можно всего за пару минут. Это быстро и удобно.

Функции КЭДО

Возможности КЭДО обширны. Самое главное, сервис дает возможность выстроить работу отдела кадров на новом уровне. Приведем в качестве примера небольшой список его возможностей:

Создание документов в конструкторе

Большинство сервисов КЭДО обладают функционалом для «ручного» создания документов по готовым шаблонам. Эта функция будет особенно полезной типовых документов.
Обеспечение маршрутов согласования

Грамотная настройка сервиса позволяет создать цепочку обработки файлов между ответственными сотрудниками с разным уровнем прав.
Загрузка готовых файлов

Данная опция может пригодиться в любой момент, однако в переходный период от «бумаги» к «цифре» она станет буквально незаменимой.
Совершение массовых действий

Например, отправка, архивация, подписание. Сервисы КЭДО позволяют совершать действия с десятками документов одновременно.
Подписание

Подписанные документы через сервисы КЭДО имеют равную юридическую силу с классическими документами.

В сервисе кадрового электронного документооборота можно выпускать 3 вида подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Дополнительно предусмотрена возможность интеграции с приложением Госключ. Совокупно это даст возможность отправлять документы на подпись в Госключ напрямую из интерфейса КЭДО без дополнительных действий.

Какие документы можно создавать в КЭДО

Функционал сервиса предусматривает возможность работы практически с любым типом кадровых документов. Здесь мы приведем их общий список:

Любые документы штатных сотрудников, работающих в дистанционном формате;
Локальные нормативные акты, в том числе инструкции;
Приказы об отпусках и отгулах, заявления;
Документы о поощрении сотрудников или о взысканиях;
Командировочные документы.

Сейчас строго «на бумаге» должны оформляться только приказы об увольнении, журналы инструктажа по охране труда и акты о несчастных случаях на производстве, однако все говорит о том, что и они когда-нибудь тоже перейдут в «цифру».

Преимущества КЭДО

Преимущества сервисов кадрового ЭДО очевидны, однако все равно стоит сказать о них чуть более подробно:

Сокращение затрат

Здесь мы говорим не только о временных затратах, но и о финансовых расходах. Посудите сами: стоимость подписки на сервис в зависимости от тарифа колеблется в районе 10000 рублей, однако эта сумма несопоставима с практически полным исключением расходов на бумагу и печать. Более того высокая скорость создания и обработки цифровых файлов высвобождает время HR-специалистов. Работать с КЭДО действительно очень удобно и быстро.
Ничего не потеряется

Бумажные документы имеют свойство пропадать, мяться и портиться. В отдельных случаях их могут попросту украсть, однако в случае с электронными файлами это исключено. Важно и то, что к электронным документам, находящимся в облаке, можно обратиться в любой момент. Главное, чтобы был доступ в интернет – только из всего.
Нематериальная выгода

Бизнес, который использует современные технологии, всегда выглядит более привлекательно в глазах соискателей, клиентов и партнеров. Пока кадровое ЭДО не получило столь широкого распространения, как, скажем, электронный документооборот в бухгалтерии, но вот увидите – еще год-другой и это станет мейнстримом.

У всего есть свои плюсы и минусы, и в этом отношении КЭДО не исключение. Пожалуй, переходить с «бумаги» на «цифру» не стоит в тех случаях, когда в компании работает меньше 20-30 человек. Это будет просто дороже распечатки. Однако если подумать о нематериальной выгоде…

Как подключить КЭДО?

Определитесь с потребностями

Сколько и какие документы будет готовить компания, какой штат сотрудников, могут ли возникнуть неординарные задачи, большая ли в коллективе текучка кадров. Ответы на эти вопросы в дальнейшем помогут подобрать наиболее оптимальный тариф.
Подготовьте подписи

Это можно сделать позже, после начала работы с сервисом, но чем раньше, тем лучше – сразу можно начать работать.
Привлеките сотрудников компании

Всех специалистов отдела кадров, юристов и отдел маркетинга (при необходимости). Другими словами, всех, кто так или иначе работает с кадровыми документами. Это поможет учесть возможные нюансы и пожелания.
Подготовьте документы

Действующие сотрудники компании должны подписать согласие на использование КЭДО, получить уведомление о переходе, а новые специалисты – дать согласие на использование электронных кадровых документов.
Известите персонал

Применение КЭДО – необязательно требование работы компании, а значит некоторые сотрудники могут отказаться от того, чтобы их документы переводились в «цифру». Постарайтесь донести преимущества этого решения до каждого и посчитайте, сколько людей готовы к инициативе.

Этапы внедрения КЭДО в ЦКР

С первых дней основания мы лидировали процессы цифровизации, в том числе кадрового документооборота, участвуя в эксперименте Минтруда по переводу документов в электронный формат.

1

2020

В 2020 году со вступлением в силу закона о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде мы стали реализовывать проект перевода всех сотрудников на электронные трудовые книжки.

2

2021

В 2021 году мы реализовали электронные сервисы с возможностью использования простой электронной подписи, постепенно формируя у сотрудников пользовательские навыки работы с цифровыми документами и процессами.

3

2022

С 2022 года мы начали применять усиленные квалифицированные подписи, и сегодня 100% сотрудников ЦКР и 82% кадровых документов переведены на КЭДО. Мы оформляем в электронном виде отпуска, командировки, прочие отсутствия, изменения условий трудового договора и персональных данных, а также ряд кадровых заявлений. КЭДО позволил перевести бумажный документооборот полностью в цифровой вид с хранением документов в электронном архиве.

Выводы

Как мы видим, КЭДО – это очень полезный сервис, который в скором времени будет становиться все более востребованным. Переход на кадровый документооборот несет компании несколько фундаментальных преимуществ: сокращение временных и материальных затрат, рост продуктивности HR-менеджеров.

Отдельно стоит подчеркнуть и повышение безопасности – в КЭДО документы не потеряются и будут всегда под рукой, ведь работать с сервисом можно как через компьютер, так и через смартфон. Относительно низкая стоимость тарифов и беспрецедентно высокая скорость обработки цифровых документов – еще два мощных аргумента в пользу подключения КЭДО.

Основные этапы перехода на аутсорсинг

Проводим установочные встречи
Выделяем ресурсы, готовим команду
Формируем дорожную карту проекта

Предпроектная подготовка и обследование

1

Проводим аудит процессов кадрового учета
Проводим аудит IT-архитектуры
Формируем предложения по улучшению
Согласовываем договоры и приложения

Переход на обслуживание

В зависимости от выбора:

Пакета 1 - переносим данные клиента в учетную систему ЦКР
Пакета 2 - переносим данные клиента в частное облако
Пакета 3 - получаем доступ в учетные системы клиента

2

Стабилизация

Фиксируем ошибки и выполняем доработки
Оказываем поддержку пользователей
Фиксируем критерии успеха
Проводим опрос удовлетворенности

Обучаем сотрудников
Готовим инфраструктуру для клиента
Тестируем и устраняем замечания
Подтверждаем дату запуска

3

Нажимая кнопку, вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных

Узнайте подробнее
о цифровых сервисах ЦКР

Часто задаваемые вопросы

Блог экспертов

ЦКР внедрил электронные больничные листы

Внутри ЦКР: как работает корпоративный портал и что стоит за его созданием?

Вас может заинтересовать

Цифровой HR

КЭДО Кадровый электронныйдокументооборот