Аутсорсинг
кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – неотъемлемая часть бизнес-процессов любой компании.

Однако в некоторых случаях выпуск, обработку, хранение и ряд других функций, связанных с документами сотрудников, можно передать на аутсорсинг. В этой статье мы расскажем, что представляет собой услуга, чем она выгодна для предприятия и в каких случаях она может стать буквально незаменимым решением.

В каких случаях требуется услуга?

Количество кадровой документации растет и Вы тратите много времени на рутинную работу с документами

Не успеваете вовремя отслеживать и внедрять изменения в трудовом законодательстве

Нет уверенности и экпертизы в правильности ведения кадрового учёта

Высокие затраты на содержание кадровых специалистов в штате

Что такое аутсорсинг кадрового делопроизводства?

Кадровый аутсорсинг – это практика передачи функций управления документами и процессами, связанными с учетом персонала, сторонним организациям или специализированным компаниям. Она включает в себя целый комплекс операций: ведение учета рабочего времени, оформление трудовых договоров, расчет зарплаты и многие другие.
Большинство компаний, которые уже пользуются услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства, отмечают сокращение финансовых издержек, повышение результативности работы смежных с кадрами отделов (например, юридического и бухгалтерского). Что не менее важно, аутсорсинг кадрового документооборота во многих случаях позволяет «привести в порядок» картотеку, если ранее в компании с ней были объективные проблемы.

На практике передача указанных функций сторонней организации и команде профессионалов обходится значительно дешевле, чем расходы на штатный HR-отдел. Невысокая стоимость услуги позволяет компании сосредоточиться на производстве, продажах, логистике, избежать дополнительных начислений, а также других не менее важных бизнес-процессах, обеспечивающих ежедневную работу компании.

Что может включать в себя услуга

Ведение кадрового учета

Компании предоставляют все данные о сотрудниках, включая трудовую историю, отпуска, болезни, штрафы и награды, а сторонний подрядчик отвечает за их обработку и актуализацию.
Оформление трудовых договоров

Технологии системы позволяет готовить и подписывать трудовые договора, контракты, дополнительные соглашения и другие необходимые документы.
Расчет заработной платы

Аутсорсинг традиционно включает в себя расчет заработной платы, с учетом всех премий, штрафов, расчетов в отношении, налоговых выплат, а также подготовку отчетов и взаимодействия с фискальными органами, в том числе ИФНС.
Управление кадровыми документами

Организация хранения и защиты кадровых документов, оформление приказов, ведение личных дел сотрудников и подготовка документов для отчетности.
Соблюдение законодательства

Специализированные компании следят за соблюдением актуальных требований трудового законодательства, что снижает риск юридических ошибок и штрафов, предоставляют актуальную информацию.
Консультации и поддержка

Предоставление консультационных услуг по HR-вопросам, включая вопросы трудового законодательства, рекомендации по оптимизации процессов и даже помощь в кризисных ситуациях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства может значительно повысить эффективность управления персоналом в самых разных организациях. Он позволяет специалистам компании сосредоточиться на своих ключевых бизнес-задачах, обслуживании потребностей клиентов, минимизируя риски и административные нагрузки. Таким образом, независимо от размеров и специфики бизнеса, аутсорсинг может стать ценным инструментом для оптимизации HR-процессов.

Преимущества аутсорсинга кадрового документооборота

Снижение затрат

Компании могут сэкономить на содержании собственного HR-отдела, нанимая внешних подрядчиков для выполнения специфических задач.
Повышение эффективности

Аутсорсинг позволяет сократить время, затрачиваемое на рутинные операции, и освободить внутренний персонал для более стратегических задач.
Доступ к экспертному опыту

Сторонние компании имеют опыт и специализированные знания, что улучшает качество управления кадровыми процессами.
Снижение рисков

Профессиональные провайдеры кадровых услуг минимизируют вероятность ошибок в документации и несоответствий с трудовым законодательством.
Гибкость

Аутсорсинг позволяет быстро адаптироваться к изменениям в бизнес-среде и масштабировать процессы в зависимости от потребностей компании.

Какие компании могут воспользоваться услугой аутсорсинга кадрового делопроизводства?

Малые и средние предприятия (МСП)

МСП часто сталкиваются с нехваткой финансовых и человеческих ресурсов, что делает содержание полного HR-отдела экономически невыгодным. Аутсорсинг позволяет им получить профессиональные услуги без необходимости нанимать штатных сотрудников. Также стоит подчеркнуть, что внешние компании могут предоставлять услуги по мере необходимости, что позволяет МСП адаптироваться к изменяющимся условиям бизнеса.
Стартапы

Стартапы часто сосредоточены на разработке продукта и выходе на рынок, поэтому им важно минимизировать отвлечение на административные задачи. Аутсорсинг кадровых функций позволяет им сосредоточиться на стратегических целях. Более того новые компании могут не иметь достаточного опыта в управлении персоналом, и в этой связи аутсорсинг позволяет избежать юридических и операционных рисков.
Крупные предприятия

Крупные компании могут иметь множество филиалов и дочерних структур, что делает управление кадровым делопроизводством сложным. Аутсорсинг может помочь стандартизировать процессы и улучшить их координацию. Крупные организации могут воспользоваться экономией на масштабах, инициируя аутсорсинг для управления большими объемами данных и документов.
Сезонный бизнес

Компании, работающие в сезонных отраслях (например, сельское хозяйство, туризм), могут использовать аутсорсинг для управления увеличением или уменьшением численности персонала без необходимости постоянного найма или увольнения сотрудников.
Организации с высокой текучестью кадров

В таких компаниях, как рестораны или магазины розничной торговли, высока текучесть кадров, что требует постоянного обновления документации. Аутсорсинг позволяет безболезненно управлять этим процессом.
Компании с международным присутствием

Аутсорсинг кадрового делопроизводства помогает компаниям соблюдать законодательство других стран и регионов, что крайне важно для международных бизнесов.
Социальные и некоммерческие организации

Некоммерческие организации часто работают с ограниченными бюджетами и могут сэкономить на операционных затратах за счет аутсорсинга HR-функций.

Как мы внедряем систему?

1

Предварительные консультации

2

Анализ текущей системы кадрового делопроизводства, составление плана работ

3

Настройка программного обеспечения под ваши потребности

4

Обучение ваших сотрудников работе с системой

5

Внедрение и переход на обслуживание

6

Стабилизация и поддержка 24/7

Основные этапы перехода на аутсорсинг

Проводим установочные встречи
Выделяем ресурсы, готовим команду
Формируем дорожную карту проекта

Предпроектная подготовка и обследование

1

Проводим аудит процессов кадрового учета
Проводим аудит IT-архитектуры
Формируем предложения по улучшению
Согласовываем договоры и приложения

Переход на обслуживание

В зависимости от выбора:

Пакета 1 - переносим данные клиента в учетную систему ЦКР
Пакета 2 - переносим данные клиента в частное облако
Пакета 3 - получаем доступ в учетные системы клиента

2

Стабилизация

Фиксируем ошибки и выполняем доработки
Оказываем поддержку пользователей
Фиксируем критерии успеха
Проводим опрос удовлетворенности

Обучаем сотрудников
Готовим инфраструктуру для клиента
Тестируем и устраняем замечания
Подтверждаем дату запуска

3

Нажимая кнопку, вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных

Остались вопросы?
Давайте обсудим

Часто задаваемые вопросы

Статьи по теме

Аутсорсинг и управление кадровыми процессами

Современные тренды в управлении персоналом

Вас может заинтересовать

Цифровой HR

Аутсорсинг кадрового делопроизводства