Аутсорсинг
воинского учета

Воинский учет – обязательная процедура кадрового документооборота, направленная на ведение данных о сотрудниках призывного возраста и военнообязанных.

Ведение воинского учета обязательно для всех организаций с любой формы собственности, согласно требованиям пункту 7 статьи 8 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» 53-ФЗ от 28 марта 1998 года.

Более того воинский учет – важный аспект работы с военными и государственными структурами, который требует особого внимания к деталям и точности в процессе оформления и обработки информации. Каждый работодатель, независимо от размера своего подразделения, обязан правильно вести воинский учет своих граждан. Это включает в себя регулярные проверки, сверки и внесение сведений о трудовой деятельности и состоянии сотрудников в единую систему.

С 2023 года штрафы за нарушение воинского учета стали особенно «тяжелыми»: непредставление списков в военкомат или неоповещение сотрудника о вызове по повестке накладывает на должностное лицо обязанность необходимости выплаты от 40000 до 50000 рублей, а на саму организацию от 350000 до 400000 рублей (статьи 21.1 и 21.2 КоАП РФ соответственно).

Основные проблемы организаций
при ведении воинского учета

До вступления в силу требований Федерального закона от 31.07.2023 № 404-ФЗ, ужесточившего наказания за ненадлежащее ведение воинский учет, некоторые многие организации не достаточно строго следили за исполнением требований закона. В итоге многие компании попросту «не научились» направлять списки в военкомат и вести соответствующую картотеку.

Компании часто сталкиваются с такими проблемами:

Непонимание действующего законодательства

Многие кадровые специалисты не знают, как направлять списки, как оповещать призывников и еще не успели разобраться в нововведениях.
Сложность формулировок

Всем хорошо известно, что российские законы нередко пишутся двусмысленно. Без знания правоприменительной практики и более-менее серьезного юридического образования разобраться в них бывает непросто.
Высокая вероятность получить штраф

Если раньше штрафы выходили в пределах нескольких тысяч рублей и это было не так серьезно, сейчас же ошибки могут обойтись гораздо дороже.
Процесс выстроится не быстро

Если представить, что компания захочет «волевым усилием» исправить ситуацию с ведением воинского учета, на это может уйти слишком много времени, которое стоило бы потратить на другие задачи.

Аутсорсинг воинского учета помогает обеспечивать соответствие законодательным требованиям, включая получение и хранение обязательных документов. Одним из ключевых аспектов работы аутсорсинга является правильное оформление карточек, которые содержат информацию о каждом работнике: его возраст, должность, данные о здоровье, а также актуальные сведения о бронировании. Важно помнить, что эти данные могут потребоваться для предоставления налоговых уведомлений в местные органы власти.

Что может включать в себя услуга

Постановка воинского учета с нуля

Включает в себя оценку существующих процессов учета, выявление ее проблем и недостатков, а также разработку и внедрение системы учета военнообязанных, включающей ведение списков, регистрацию изменений, учет периодических призывов.
Разработка необходимой документации

Предполагает создание стандартных форм и реестров для учета военнообязанных, а также подготовку необходимых отчетов для представления в военкомат и другие контролирующие органы.
Взаимодействие с военкоматами

Если компания пользуется аутсорсингом воинского учета, взаимодействие с военными комиссариатами компания-провайдер берет на себя. Таким образом снижается нагрузка на сотрудников организации.
Ведение регулярной отчетности

Сюда входит создание системы регулярного мониторинга изменений в состоянии воинского учета и подготовку соответствующих отчетов. Дополнительно в этот список включены формирование отчетов о текущем состоянии военнообязанных, их призывной категории, отсрочках и т.д.

Аутсорсинг воинского учета позволяет снизить нагрузку на внутренние ресурсы компании, обеспечить высокую степень соблюдения законодательства и минимизировать риски, связанные с ошибками в ведении учета. Это важно, так как ошибки в воинском учете могут привести к юридическим последствиям и штрафам для компании. В этой связи аутсорсинг воинского учета – наиболее оптимальный выход из положения. Стоимость услуги доступная и несоразмерна с размером потенциальных штрафов.

Преимущества передачи
воинского учета на аутсорсинг

Профессиональное ведение документации в соответствии с актуальным законодательством

Отпадает необходимость следить за изменениями и разбираться в двусмысленных формулировках.
Экономия времени и ресурсов

Высвободившееся время на ведение воинского учета можно направить на улучшение не менее важных процессов, например, продаж, логистики и повышение качества услуг.
Минимизация рисков штрафов

Аутсорсинговая компания берет риски на себя. Если ошибка будет допущена по ее вине, она будет нести за нее ответственность. Согласно условиях договора.
Оперативное обновление документации

В случае, если действующие законодательные нормы будут внесены изменения, аутсорсинговая компания обновит документацию и приведет ее в соответствие с актуальными требованиями.

Аутсорсинг позволяет предприятиям сосредоточиться на своих основных бизнес-процессах, в то время как специализированные компании берут на себя административную нагрузку. Это особенно важно для малых и средних бизнесов, у которых может не быть в штате достаточно ресурсов или квалифицированных кадров для ведения необходимых операций по воинскому учету. Работая с аутсорсерами, организации могут не только снизить риски выполнения ошибок, но и оптимизировать затраты на обучение и содержание кадров в области военного учета.

Как выбрать надежного подрядчика для аутсорсинга

1

Репутация на рынке

Обеспечить качественное ведение документооборота в вопросах воинского учета может только та организация, которая хорошо осведомлена о юридической практике и обладает достаточным кадровым ресурсом.

2

Наличие лицензии

ЦКР соответствует требованиям ФЗ-152,
обладает международным сертификатом по информационной безопасности ISO/IEC 27001. Безопасность и конфиденциальность данных обеспечиваются архитектурой ИТ-систем, системой внутреннего контроля, системой управления доступами и ресурсами отдела информационной безопасности.

3

Опыт и портфолио

Ширина и комплексность услуг очень важна при выборе подрядчика. Опыт сотрудников напрямую влияет на экспертизу компании. Компания ЦКР была создана в 2019 году, но опыт наших экспертов насчитывает более 20 лет.

4

Стоимость услуг и наполнение тарифов

Выбор оптимального тарифа зависит от численности сотрудников, количества филиалов и юридических лиц.
В ЦКР существуют 3 вида пакетов аутсорсинга, среди которых вы выбираете наиболее удобный.

Также стоит помнить, что во время увольнения сотрудников, независимо от их статуса, необходимо организовать правильный порядок оформления актов. Обязанности работодателя включают в себя предоставление информации о всех штатных единицах, что позволит избежать проблем с законом и не привести к административной ответственности. Для этого важно заранее подготовить все необходимые материалы и провести информирование в установленный срок. Все это аутсорсинговая компания может взять на себя.

Первое, что должен сделать подрядчик – изучить действующую документацию, а далее подготовить недостающие документы. Впоследствии часть из них будет направлена в военные комиссариаты.
Заключение договора. На этом этапе выбирается тариф, проводится оплата услуг (если это предусмотрено договором) и начинается работа.
Передача дел аутсорсеру. С этого момента он начинает полностью вести воинский учет.

Передача воинского учета на аутсорсинг

Это «стратегический шаг», который может оптимизировать внутренние процессы компании, увеличить их эффективность и снизить риски, связанные с непониманием или игнорированием законодательства в данной области.

Сотрудничество с профессиональными партнерами в области аутсорсинга позволяет не только гарантировать успешное выполнение всех норм, но и значительно упростить процессы делопроизводства. Правильное управление учетом сотрудников для военкомата особенно критично в свете постоянно меняющихся требований правительства и обязательных условий, которые касаются мобилизации.

Вы можете заказать бесплатную консультацию, чтобы получить подробную информацию о том, каким образом аутсорсинг воинского учета может помочь вашему бизнесу и избежать лишних рисков. Обратитесь к нам, и мы поможем вам организовать все процессы так, чтобы ваша компания соответствовала всем установленным требованиям и всегда находилась в правовом поле.