Ведение учета рабочего времени

Учет рабочего времени

Это неотъемлемая составляющая работы бухгалтера. Еще относительно недавно многие наши коллеги использовали для этого бумажные табели, сейчас же ситуация иная – в распоряжении бухгалтера есть много сервисов, которые позволяют автоматизировать процесс учета. Прежде чем расскажем об их преимуществах, предлагаем разобраться в терминологии.

Что такое «рабочее время»?

Понятие «рабочего времени» описано в статье 91 ТК РФ. Под ним понимается время, в течение которого работник, опираясь на правила внутреннего распорядка и условия трудового договора, должен исполнять свои обязанности. При этом формат, в котором работает специалист, значения не имеет – для штатных сотрудников и тех, кто работает в дистанционном формате, действуют одни и те же правила.
Непосредственно сам учет рабочего времени связан с точным подсчетом часов, которые затратил работник на выполнение должностных обязанностей. Если по каким-то причинам он отсутствовал на рабочем месте или же, например, пребывал в командировке, в учете это должно также отражаться. Собственно, эти и некоторые другие нюансы часто становятся причинами ошибок в расчете оплаты.

Варианты учета рабочего времени

Ведение учета рабочего времени является важным аспектом для управления трудовой деятельностью в любой организации. Это позволяет работодателям не только контролировать количество отработанных часов сотрудников, но и оптимизировать расходы на оплату труда. Учет рабочего времени включает в себя разные виды деятельности, и его правильная организация существенно влияет на эффективность работы компании.
Системы учета рабочего времени могут быть различными, и выбор конкретной программы зависит от потребностей конкретной компании. Здесь важно учитывать особенности бизнеса, количество сотрудников и другие условия труда. На сегодняшний день существует множество способов ведения учета.

Электронные системы. Программы, выполняющие автоматизированный учет рабочего времени, позволяют избежать ошибок и значительно упростить процесс.
Таблицы Excel. Многие компании все еще используют традиционные методы ведения учета с помощью простых таблиц, что может быть неудобно, но имеет место в малом бизнесе.
Биометрические системы. Использование отпечатков пальцев или распознавания лиц для учета рабочего времени предоставляет высокий уровень безопасности и точности.

Не менее важным аспектом является контроль за соблюдением рабочего графика. Он может варьироваться в зависимости от специфики труда и требований работодателя. Например, в случае гибкого графика работы, важно добиваться четкого понимания каждым сотрудником своих обязанностей и задач, что поможет избежать путаницы и недоразумений.

Из-за чего могут случаться ошибки
при учете рабочего времени?

Недосмотр

Это может привести к искажению данных о рабочем времени и, соответственно, к ошибкам в расчете заработной платы.
Использование бумажных табелей

Некоторые компании все еще используют бумажные формы или простые электронные таблицы для учета рабочего времени. Ручной ввод данных приводит к ошибкам.
Отсутствие системного подхода к учету

Если у компании нет четкой системы или политики учета рабочего времени, неизбежно возникнет путаница, которая отразится в виде несоответствия между фактическими часами работы и данными на «бумаге». В отдельных случаях это может привести к конфликтам с сотрудниками, в особенности если речь идет о сверхурочной работе.
Отсутствие контроля за переработками

Невозможность отслеживать переработки может привести к недовольству сотрудников и снижению их производительности. Отсутствие компенсаций за переработанное время может негативно сказаться на атмосфере в коллективе.
Неправильный учет отпусков и больничных

Часто трудности возникают при учете отпусков и больничных дней, что может привести к путанице и ошибкам в начислении заработной платы. Необходимы четкие правила и процедуры для учета этих периодов.
Сложности с учетом времени работы удаленных сотрудников

Несмотря на то, что для «удаленщиков» действуют те же правила, что и для штатных сотрудников в условиях дистанционной работы, контроль за рабочим временем может вызывать трудности. Несоблюдение режима рабочего времени может негативно влиять как на производительность, так и на атмосферу в коллективе.
Несоответствие законодательству

Часто компании могут сталкиваться с проблемами, связанными с несоответствием методов учета рабочего времени действующему законодательству. Очевидно, что это может привести к штрафам и правовым последствиям.

Что такое система автоматизации учета рабочего времени?

Автоматизированные сервисы упрощают весь цикл работы по расчету и фиксации рабочего времени сотрудников, а вместе с этим и устраняют потенциальные ошибки. Они собирают, обрабатывают и анализируют данные о времени, проведенном на работе, без необходимости ручного ввода данных или использования устаревших методик.

Данные системы становятся все более и более востребованным инструментом в современном бизнесе, особенно с ростом потребности в дистанционных сотрудниках и штатных специалистах, работающих в условиях гибкого графика. Документы можно подписывать дистанционно.

Что дает автоматизированная
система учета рабочего времени?

1.Точный подсчет отработанных часов

При использовании системы данные об отработанных часах учитываются в автоматическом режиме с учетом отпусков, прогулов и других событий, которые имеют отношение к конкретному работнику в определенный период времени.
2.Контроль присутствия сотрудников в режиме реального времени

С помощью системы можно в каждую конкретную минуту дня знать с точностью, сколько человек находится на рабочем месте, сколько отсутствуют, и по какой причине.
3.Автоматическое формирование табелей Т-12 и Т-13

Система исключает воздействие человеческого фактора и вносит данные в электронные табели. При необходимости, их всегда можно распечатать. Дополнительное преимущество здесь – снижение вероятности споров с сотрудниками по вопросам количества отработанных часов.

Преимущества сервиса автоматизации
учета рабочего времени

Полное соответствие требованиям ТК РФ

Наш сервис в полной мере отвечает требованиям действующего законодательства и остается актуальным с учетом всех изменений.
Готовность к проверкам контролирующих органов

Вы всегда сможете предоставить достоверную информацию о времени работы сотрудников в ходе проверки.
Корректное оформление всей необходимой документации

По нашим оценкам, применение сервиса позволяет сократить время на ведение документации на 80%.
Минимизация ошибок в расчетах

Они практически исключены, т.к. роль человеческого фактора сведена к минимуму.
Оптимизация работы HR отдела и бухгалтерии

Нагрузка на оба отдела снижается пропорционально высвобождающемуся времени на ведение документооборота.

Тарифы и стоимость

Пакет 1
В системе ЦКР

Полная поддержка экспертов-методологов ЦКР

Все IT модули* ЦКР

Автоматизированная система ЦКР

Пакет 2
В частном облаке

Автоматизированная система ЦКР

Включены отдельные IT модули*

Полная поддержка экспертов- методологов ЦКР

В системе клиента

Поддержка экспертов-методологов на выбор клиента

Выбор нужных вам IT модулей*

Система клиента

Пакет 3

Входит в состав пакета

*Выбор сервисной платформы, а также системы электронного архива (ЦКР или клиента)

Добавление в пакет на усмотрение клиента

Как мы внедряем систему?

Предварительные консультации

Анализ текущей системы учета, составление плана работ

Настройка программного обеспечения под ваши потребности

Обучение ваших сотрудников работе с системой

Внедрение и переход на обслуживание

Стабилизация и поддержка 24/7

Учет дополнительных дней

Организация ведения учета рабочего времени также включает в себя учет дополнительных дней, таких как отпуска, больничные и другие случаи, когда сотрудник не может выполнять свои обязанности.

Все данные о времени работы и количеством отработанных часов должны быть аккуратно собраны и проанализированы для последующего расчета зарплаты и других компенсаций.
Каждый работодатель должен помнить, что правильная организация учета рабочего времени не только помогает избежать финансовых потерь, но и повышает уровень дисциплины среди сотрудников.

Это особенно актуально в условиях высокой конкуренции на рынке труда, где каждый час труда важен для достижения общих целей организации. Специалисты по управлению персоналом должны учитывать все вышеупомянутые факторы, чтобы обеспечить эффективное использование рабочего времени каждого сотрудника.

Основные этапы перехода на аутсорсинг

Проводим установочные встречи
Выделяем ресурсы, готовим команду
Формируем дорожную карту проекта

1

Предпроектная подготовка и обследование

Проводим аудит процессов кадрового учета
Проводим аудит IT-архитектуры
Формируем предложения по улучшению
Согласовываем договоры и приложения

Переход на обслуживание

2

В зависимости от выбора:

Пакета 1 - переносим данные клиента в учетную систему ЦКР
Пакета 2 - переносим данные клиента в частное облако
Пакета 3 - получаем доступ в учетные системы клиента

Стабилизация

Фиксируем ошибки и выполняем доработки
Оказываем поддержку пользователей
Фиксируем критерии успеха
Проводим опрос удовлетворенности

3

Обучаем сотрудников
Готовим инфраструктуру для клиента
Тестируем и устраняем замечания
Подтверждаем дату запуска

Остались вопросы?
Давайте обсудим

Часто задаваемые вопросы

Статьи по теме

Как можно эффективно вести учет рабочего времени IT сотрудников с помощью таймшитов? Делимся опытом ЦКР в статье

Авторская статья ЦКР о работе с цифровыми сотрудниками с помощью современных технологий.

Современные тренды в управлении персоналом

Вас может заинтересовать

Цифровой HR