Использование различных информационных систем в разных Компаниях, отсутствие синхронизации по срокам и формату подготовки данных для консолидированной отчетности, задача оптимизации бюджетов на поддержку и развитие информационных систем. Фокус внимания на качестве и сроках подготовки консолидированной отчетности по всем Компаниям бизнес-экосистемы.
Дополнительно ЦКР выявил следующие проблемы: отсутствие единой методологии учета во всех Компаниях бизнес-экосистемы, отсутствие достаточной регламентации финансовых процессов и базы нормативно-методических документов, многочисленные информационные учетные системы, различные сроки закрытия периода. В результате Компании сталкивались с несопоставимостью учетных данных, несли значительные трудозатраты на их перевод в отчетность МСФО и дополнительные расходы на обновление и содержание систем.
Решение
ЦКР предложил централизовать и унифицировать финансовые процессы для повышения прозрачности и качества информации, сокращения сроков подготовки отчетности.
На старте проекта мы разработали единую методологию и провели обследование действующих процессов Клиентов. Сформировали и утвердили целевую модель сквозного процесса «Учет, бухгалтерская и налоговая отчетность», сформировали реестр процессов, подготовили описание схем подпроцессов и рассчитали технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта. Также разработали проектные решения и функциональные требования для настройки информационных систем, график документооборота, установили критерии стабилизации процесса, согласовали уровни показателей эффективности процессов (SLA): своевременность отработки обращений, качество учета, качество финансовой и налоговой отчетности.
На следующем этапе провели пилотирование решения на две Компании бизнес-экосистемы. Для реализации пилота развернули инфраструктуру и настроили ее в соответствии с проектными решениями бизнес-систем (SAP, электронный архив Opentext, информационная система поддержки пользователей). Провели миграцию данных в систему SAP, обучили персонал, проработали схемы взаимодействия с Компаниями.
На этапе пилотирования в течение квартала мониторили достижение согласованных показателей стабилизации и эффективности, процесс был стабилизирован в плановые сроки.
После проведения пилота, решение тиражировали на оставшиеся 6 Компаний в течение 1 квартала.