Наши клиенты: выстраиваем процесс сопровождения закупок в новой отрасли

В начале этого года в практике Сервиса по сопровождению закупок (ССЗ) открылась еще одна глава — сопровождение закупок крупнейшего производителя детского питания в России АО «ПРОГРЕСС». Сегодня рассказываем, как команда справилась с погружением в новую специфику бизнеса и сжатыми сроками. Итог — бесшовная приемка и выстроенная система, которую клиент уже оценил.

С марта новый клиент доверил команде ССЗ работу по заключению договорных документов на поставку, планирование графиков поставок, размещение заказов, коммуникацию с контрагентами и контроль сроков поставок для бесперебойного обеспечения производства, включая работу с копакерами, которые производят готовую продукцию для клиента. Проект стал вызовом для команды: новая отрасль — производство детского питания — потребовала пересмотра подходов. Команда изучала новые системы, схемы заключения договорных документов, типовых форм, отработку планирования потребности производства в долгосрочном и краткосрочном горизонте, размещение заказов и ведение закупочной деятельности, которые существенно отличались от привычных операций.

Выстраиваем договорную работу с нуля в новой отрасли

В задачи команды Отдела управления контрактами входило не просто проверять документы, а выстраивать систему, которая минимизирует риски и ускоряет сделки. Специалисты нарабатывали экспертизу с нуля и первым делом подготовили инструкции и чек-листы по каждому виду документов. Это помогло не только систематизировать знания, но и быстро ввести в курс дела всех участников процесса. Сжатые сроки заключения договорных документов настроили команду на пересмотр текущих процессов в сторону их оптимизации. С марта по июль наши специалисты перевели на ЭДО 20% поставщиков несмотря на то, что клиент изначально указывал, что многие из них работают только на бумаге. Однако в процессе переговоров удалось убедить ряд контрагентов в преимуществах перехода, что позволило сократить сроки подписания документов.

Погружение в производство и настройка сопровождения поставок

Параллельно с договорной работой специалисты Отдела сопровождения поставок изучали процессы клиента изнутри на производстве, узнавали, как выстроена работа в SAP, с поставщиками и бухгалтерией, оцифровывали полученные данные и намечали этапы по сопровождению заказов для бесперебойного принятия и поддержки функционала.

Команда отдела начала работу с актуализации условий платежей в заказах и системах совместно с ИТ-специалистами клиента. С коллегами из ДБУ удалось синхронизировать отражение поставок и избежать расхождений между фактом и учетом. Чтобы унифицировать работу, вместе с клиентом сформировали единые инструкции по сопровождению закупок и нормативы по ключевым операциям. Теперь у коллег есть четкие ориентиры, как работать в каждом конкретном случае. А при обмене лучшими практиками в SAP и Excel и наши специалисты, и коллеги на стороне клиента нашли для себя полезные решения, которые теперь применяют в повседневной работе.

В начале августа прошел первый комитет по качеству, на котором руководители дирекции по закупкам клиента дали положительную обратную связь и наметили совместные проекты по развитию. Это лучший показатель того, что даже прием нового функционала со множеством вводных команда экспертов может превратить в стандартизированный и управляемый процесс.