Внедрение электронного документооборота
по первичным документам

Внедрение электронного документооборота

Металлургия

Сфера бизнеса

Более 50 тысяч сотрудников

Масштаб бизнеса

Внедрение электронного документооборота в периметре SAP

Модель взаимодействия

Неэффективное взаимодействие с контрагентами по первичным документам и оплатам, большой объем бумажных документов

Дополнительно ЦКР выявил следующие проблемы:

Несвоевременная оплата по причине отсутствия подписанных оригиналов документов;

Длительные сроки оформления документов на бумажном носителе;

Задержки в получении документов, их утеря при физической отправке;

Ошибки в передаваемых документах при ручном вводе;

1

2

3

4

Высокие затраты на расходные материалы и почтовые/курьерские отправки.

5

ЦКР инициировал перевод контрагентов в цифровой формат обмена первичным документами по товарно-материальным ценностям (ТМЦ):

I этап проекта — в течение первых 8 месяцев:

Разработка схемы взаимодействия;

Проведен анализ портфеля контрагентов и отбор по принципу Парето: 20% поставщиков с 80% созданных в системе заказов;

Собраны анкеты отобранных контрагентов, сформирован единый реестр с информацией. Определен список контрагентов, согласных на переход на электронный документооборот;

II этап проекта — в следующие 16 месяцев реализованы:

Массовое заключение Соглашений об электронном документообороте по первичным документам;

Проведение тестирований в системе по каждому предприятию и каждому поставщику на предмет корректности заполнения системных полей, отслеживание возникающих системных ошибок и проверка реквизитов;

Переход на ЭДО только по результатам успешного тестирования.

На старте проекта около 25% всех первичных документов проходило в цифровом формате, через полтора года более 50% всех первичных документов проходило по электронному документообороту. На сегодня уже порядка 80% всех первичных документов Клиента проходит по электронному документообороту;

Дополнительно внесено предложение о включении соглашения об электронном документообороте в типовую форму договора. Типовая форма договора доработана с участием сотрудников ЦКР;

940 контрагентов по поставке ТМЦ работают на электронном документообороте;

Внедрен контроль подписания документов учёта всеми участниками на программном уровне.

1

2

3

4

По оценке Клиента внедрение ЭДО привело к:

Повышению точности оплаты;

Снижению затрат на расходные материалы и почтовые/курьерские услуги;

Сокращению сроков оформления, получения и проверки документов до 1 -2 дней;

Уменьшению количества ошибок ручного ввода в передаваемых документах.

1

2

3

4

Заполните короткую форму, и мы свяжемся с вами!

Заинтересовались продуктом?

Нажимая кнопку, вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных

Другие кейсы

Цифровой HR

Переход на цифровой HR, исключение бумажного документооборота

Бухгалтерский, налоговый учет и отчетность

Централизация и унификация процессов учета для 8 Компаний бизнес-экосистемы

Казначейство

Высокоэффективные финансовые инструменты

Казначейство

Интеграция HOST-TO-HOST

Казначейство

Казначейский модуль

Сопровождение закупок

Роботизация конкурсных процедур по выбору поставщиков