Медиа ЦКР

Аутсорсинг и автоматизация для управления бизнесом: как это работает

Рассказываем, как работают аутсорсинговые агентства, и в чем преимущества делегирования задач.

Сегодня многие предприниматели выбирают услуги аутсорсинга для оптимизации поддерживающих процессов, например, бухгалтерии или кадрового делопроизводства. Такое решение оптимизирует типовые задачи, освобождая время для масштабирования бизнеса.
Но вместе с этим у многих возникает опасение, что при передаче части обязанностей партнеру можно потерять контроль над работой компании. На самом деле не все так страшно. Рассказываем, как работают аутсорсинговые агентства, и в чем преимущества делегирования задач.

Как настроить автоматизацию

Сегодня почти все компании частично или полностью используют цифровые продукты. Автоматизация бизнес-процессов позволяет упростить и оптимизировать ежедневные задачи. Например, в кадровом делопроизводстве можно автоматизировать выдачу справок, внесение данных в личное дело и многое другое. Некоторые предприятия занимаются внедрением цифровизации самостоятельно, при этом привлекая значительные финансовые, временные и людские ресурсы.
Есть и другой вариант — передать часть задач для автоматизации на аутсорсинг, где уже есть готовые инструменты, а процессы давно выстроены.
Любые нововведения нуждаются в правильной подаче, иначе они просто не приживутся. Часто персонал внутренне сопротивляется изменениям. Чтобы избежать негативных моментов, аутсорсинговая компания работает комплексно, взаимодействуя с разными интересантами:
● Руководство, то есть заказчик услуги. Любая работа над оптимизацией начинается с консультации с руководством, где обе стороны обсуждают этапы внедрения.
● Техническая команда на стороне компании. Необходимо проговорить со всеми службами, ответственными лицами процессы взаимодействия. Через них решаются технические вопросы, фиксируется аналитика.
● Непосредственно сотрудники. Они ежедневно используют цифровые продукты для получения информации и справок.
В процессе аутсорсинга поддерживаются все эти 3 канала, что обеспечивает прозрачность коммуникации и высокую эффективность работы.

Преимущества аутсорсинга

Любой средний и крупный бизнес имеет значительный штат персонала. Кадровое взаимодействие с сотрудниками подразумевает постоянное выполнение рутинных задач, бумажный документооборот занимает много времени и сил у кадровиков, они вынуждены заниматься повторяющимися операциями.
Цель аутсорсинга — избавить компанию-заказчика от погружения в задачи, которые не являются стратегически важными. Через цифровые продукты можно оптимизировать большинство процессов, тем самым повысив эффективность работы предприятия.
Другие плюсы решения:
Распределение. С помощью перевода рутинных задач, например, учета рабочего времени, выдачи справок и отчетности на аутсорсинг, освобождается время кадровых сотрудников. Благодаря делегированию, HR-специалисты могут посвятить больше времени подбору высококвалифицированного персонала, переобучению сотрудников, формированию кадрового резерва, выяснению причин текучести кадров и улучшению бренда работодателя.
● Высокая эффективность работы. Аутсорсинговые компании постоянно занимаются вопросами оптимизации, разрабатывают собственные цифровые продукты, то есть глубоко погружаются в этом направлении. Вероятность ошибок у них редка, а любые дефектные операции быстро отслеживаются и решаются. Число претензий пользователей минимально.
● Внедрение цифровых продуктов собственной разработки. Компании-заказчику не нужно самому углубляться в операционные процессы, тратить финансовые ресурсы на новые цифровые программы, бюджетировать высокие IT-расходы. Клиент получает доступ в личный кабинет, где он отслеживает текущее взаимодействие с подрядчиком. В личном кабинете ведётся статистика по выполнению SLA, объёму работ, стоимости услуг, наличию инцидентов со статусом. Руководство всегда имеет доступ к аналитике для принятия управленческих решений: анализу текучести кадров, численности персонала и т.д.
На аутсорсинге компания автоматически получает постоянную обратную связь для решения технических и других задач. Клиент вправе вносить изменения в проект, разбирать текущие инциденты, анализировать достижения.
Блог экспертов