Внедрение электронного документооборота по первичным документам

Неэффективное взаимодействие с контрагентами по первичным документам и оплатам, большой объем бумажных документов

Дополнительно ЦКР выявил следующие проблемы:

1. Несвоевременная оплата по причине отсутствия подписанных оригиналов документов;

2. Длительные сроки оформления документов на бумажном носителе;

3. Задержки в получении документов, их утеря при физической отправке;

4. Ошибки в передаваемых документах при ручном вводе;

5. Высокие затраты на расходные материалы и почтовые/курьерские отправки.

ЦКР инициировал перевод контрагентов в цифровой формат обмена первичным документами по товарно-материальным ценностям (ТМЦ):

I этап проекта - в течение первых 8 месяцев:

• Разработка схемы взаимодействия;

• Проведен анализ портфеля контрагентов и отбор по принципу Парето: 20% поставщиков с 80% созданных в системе заказов;
• Собраны анкеты отобранных контрагентов, сформирован единый реестр с информацией. Определен список контрагентов, согласных на переход на электронный документооборот;

IIэтап проекта - в следующие 16 месяцев реализованы:

• Массовое заключение Соглашений об электронном документообороте по первичным документам;
• Проведение тестирований в системе по каждому предприятию и каждому поставщику на предмет корректности заполнения системных полей, отслеживание возникающих системных ошибок и проверка реквизитов;
• Переход на ЭДО только по результатам успешного тестирования.

1. На старте проекта около 25% всех первичных документов проходило в цифровом формате, через полтора года более 50% всех первичных документов проходило по электронному документообороту. На сегодня уже порядка 80% всех первичных документов Клиента проходит по электронному документообороту;

2. Дополнительно внесено предложение о включении соглашения об электронном документообороте в типовую форму договора. Типовая форма договора доработана с участием сотрудников ЦКР;

3. 940 контрагентов по поставке ТМЦ работают на электронном документообороте;

4. Внедрен контроль подписания документов учёта всеми участниками на программном уровне.

По оценке Клиента внедрение ЭДО привело к:

1. Повышению точности оплаты;

2. Снижению затрат на расходные материалы и почтовые/курьерские услуги;

3. Сокращению сроков оформления, получения и проверки документов до 1 -2 дней;

4. Уменьшению количества ошибок ручного ввода в передаваемых документах.