Роботизация конкурсных процедур по выбору поставщиков

Большой объем рутинных операций, которые требуют типовых действий и не несут ценность для бизнеса. Необходимо снизить нагрузку на специалистов, задействованных в выполнении этих операций и переключить их на задачи, потенциально приносящие большую добавленную стоимость

RPA ЦКР предложили внедрение робота, который выполняет большой объём типовых операций со следующим функционалом:

• Сбор и фиксация потребностей в закупке товарно-материальных ценностей (для определенных групп материалов/отдельных списков ТМЦ)

• Создание конкурсов в SAP SRM;

• Рассылка напоминаний поставщикам о необходимости подачи коммерческого предложения;

• Расчет таргетированной цены (скидки) и отправка поставщикам;

• Формирование конкурентных листов и отправка категорийным менеджерам для принятия решения о дальнейших шагах конкурса;

• Рассылка напоминаний категорийным менеджерам о необходимости принятия решений по конкурсам;

• Запуск следующих итераций конкурсов по решению категорийного менеджера;

• Проведение редукциона по решению категорийного менеджер;

• Номинирование поставщиков на поставку через распределение объемов товарно-материальных ценностей (закрытие конкурсов).

Внедрение робота проходило в два этапа:

I этап: Проведение обследования процесса на предмет возможности его роботизации, создание и передача владельцам процесса прототипа робота.

Этап был реализован RPA ЦКР по следующему плану:

• Разработка и согласование дизайна роботизированного процесса;

• Настройка и внутреннее тестирование роботизированного процесса;

• Демонстрация функционала владельцам процесса;

• Перенос функционала в продуктивные системы;

• Опытная эксплуатация и стабилизация.

II этап: Расширение функционала робота, включение в контур роботизации большего количества категорий закупки и гибких сценариев обработки конкурсов, подготовка комплекта проектной и эксплуатационной документации..

1. С момента внедрения прототипа робота проведено 800+ конкурсных процедур. Целевой уровень роботизации – более 4,000 процедур в год, выполняемых роботом;
2. Компания получает дополнительную экономию в размере 3-5% от рыночных цен (показатель Cost avoidance) за счет проведения конкурсных процедур минимум в 2 этапа;
3. Высвобожденное время сотрудников направлено на реализацию стратегических мероприятий функции Снабжение, в том числе на проведение дополнительных переговоров с поставщиками для снижения затрат, а также инициацию оптимизационных и инновационных проектов;
4. Роботизированный алгоритм запускается на инфраструктуре и лицензиях ЦКР с полной функциональной поддержкой со стороны центра компетенций RPA ЦКР. Благодаря этому Клиенту не требуется приобретать лицензии, закупать оборудование, содержать штата для поддержки функционала;
5. Клиент получил роботизированный сервис под ключ.