Переход на цифровой HR, исключение бумажного документооборота

Цели и задачи обозначенные с Клиентом:

1. Упрощение для сотрудника процесса оформления отпуска;

2. Снижение объема бумажного документооборота;

3. Максимальное снижение личных контактов среди персонала с целью снижения уровня заболеваемости в период пандемии.

Проблемы:

1. Сложный и долгий процесс оформления отпусков сотрудников;

2. Большой объем бумажного документооборота и количеством вовлеченных согласующих;

3. Большое количество личных контактов при оформлении отпуска в период пандемии.

Этапы реализации:

Формирование функциональных требований;

Реализация организационных изменений:

• Изменение подхода к планированию графика отпусков. Ранее отпуск планировался без конкретных дат, указывался только месяц предоставления отпуска;

• Изменение формы графика отпусков, отказ от подписи на бумаге;

• Укрупнение: один график на все предприятие;

• Оптимизация маршрутов согласования.

Реализация проекта:

• Разработка интерфейса сервиса;

• Роботизация ввода данных в систему;

• Тестирование на фокус-группе;

• Пилотный запуск;

• Тираж сервиса на все Компании бизнес-экосистемы.

Ресурсы:

Срок реализации проекта – 6 месяцев;

Проектная команда:

• Методологи;

• ИТ-специалисты;

• Эксперты транзакционного подразделения;

• Эксперты со стороны бизнеса;

• Эксперты со стороны информационной безопасности (соблюдение 152 ФЗ).

Сложности:

Сопротивление изменениям при внедрении организационных изменений:

• Презентация положительных эффектов от внедрения;

• Предоставляли примеры действующих практик с учётом проработки законодательных норм и сложившейся юридической практики.

Популяризация сервиса среди рабочего персонала без персональных компьютеров:

• Информационная поддержка сервиса;

• Уведомление Клиента о проблеме и совместная реализация дополнительных проектов, а именно: введение дополнительных льгот для сотрудников в виде обеспечения каждого корпоративной сотовой связью и обеспечение рабочих смартфонами.

1. По истечении 6 месяцев более 80% отпусков оформляются в электронном виде;

2. Сокращение человеческого ресурса на обслуживании процессов ЦКР составило 6 FTE;

3. Автоматизированы контроли в соответствии с требованиями законодательства;

4. Увеличилась скорость согласования и оформления отпусков для сотрудника (сокращено время, необходимое на написание бумажного заявления, очного согласования с руководителями, передача в кадры для издания приказа, очного подписания приказа). Отпуск оформляется автоматически на основании согласованной заявки на портале и сотрудник подписывает приказ онлайн, с помощью простой электронной подписи.